Как составить маршрутный лист

Кому нужен маршрутный лист

Составление данного документа необходимо водителям, сотрудникам курьерской службы, торговым представителям, бухгалтерам, юристам, менеджерам продаж и т.п. Именно эти категории работников наиболее часто ездят по городу со служебными целями. Кроме того, маршрутные листы используются теми командировочными, которые ездят в служебные поездки на своих автомобилях.

В некоторых случаях, помимо фискального значения, маршрутные листы бывают нужны руководству организаций для анализа маршрутов работников с целью поиска наиболее оптимальных, коротких путей, что в свою очередь может существенно снизить затраты предприятия на передвижение сотрудников по городу.

В некоторых случаях, помимо фискального значения, маршрутные листы бывают нужны руководству организаций для анализа маршрутов работников с целью поиска наиболее оптимальных, коротких путей, что в свою очередь может существенно снизить затраты предприятия на передвижение сотрудников по городу.

Правила заполнения

Маршрутный листок оформляется водителем по итогам разъездов по городу за день. Заполняется он следующим образом:

  • вверху документа по центру строки пишут наименование организации. Ниже указывают населенный пункт и дату оформления;
  • записывают Ф.И.О. и должность работника, на которого он составляется, вносится информация о марке автомобиля, формулируется цель поездки;
  • в таблице по порядку вносятся дата поездки, адрес, время прибытия и убытия, наименование и реквизиты документа, подтверждающего затраты на поездку, сумма затраченных средств;
  • маршрутный листок подписывает сотрудник, на которого он оформлен, и бухгалтер предприятия.

После того как маршрутный лист оформлен и заверен должным образом, он становится документом учета по налогам в бухгалтерии. В случае налоговых проверок на него иногда обращают внимание контролирующие структуры.

Расходы, заносимые в маршрутный лист, должны обосновываться и легко проверяться, внесение недостоверных сведений не позволит возместить расходы.

Особенности оформления маршрутного листа

Существующее законодательство не предусматривает унифицированную форму данного бланка. Поэтому на каждом предприятии его разрабатывают самостоятельно с учетом производственной специфики. Тем не менее, существуют рекомендации по заполнению бланка, выработанные на практике.

На бланке обязательно должны быть указаны:

  • название документа;
  • его номер;
  • наименование организации;
  • должность работника (водитель, курьер, другие должности);
  • сведения о транспортном средстве;
  • дата заполнения.

Далее информация может быть представлена в виде таблицы, в которой выделены отдельные графы для указания начальной и конечной точек движения. Отдельный столбец посвящается цели поездки. На некоторых предприятиях в документ вносятся данные о полученной оплате и ее отсрочке. В частности, указывается размер полученной суммы, а также способ оплаты. Иногда в таблице предусматривается столбец для указания срока отсрочки.

Для удобства планирования в бланке можно создать отдельную графу, в которой будет указываться частота посещения торговой точки. Этот показатель, в зависимости от производственных потребностей, можно подразделить на несколько категорий. Например, если товар поставляется по нескольким адресам, но с разной периодичностью, можно создать категории А, B и С, где «А» будет означать доставку раз в день, «B» — раз в три дня, «С» — раз в семь дней. Категории и их расшифровка могут варьироваться в зависимости от потребностей предприятия.

Стоит помнить, что документ в обязательном порядке должен быть заверен подписью водителя, уполномоченного лица и работника бухгалтерии.

Нередко работодатель требует отметки получателя груза о том, что передача состоялась.

дата заполнения.

Маршрутный лист — для чего нужен

Маршрутный лист необходим для возмещения различных расходов сотрудникам, а также подтверждения их поездки. Он необходим для:

  • оплаты различных проездных документов;
  • возмещения расходов на использование личного автотранспорта работников в служебных целях;
  • подтверждения места пребывания сотрудника, с разъездным характером работы, в рабочее время;
  • составления оптимального маршрута перемещения;
  • оптимизации расходов на транспорт.
Читайте также:  Что нужно сделать чтобы быстро продать квартиру

Маршрутный лист является для бухгалтерии основанием для возмещения расходов сотрудников.

Вместе с тем, этот документ является своего рода отчетом о поездках и для оплаты необходимо приложить к нему оригиналы чеков на оплату топлива, проездных билетов и иных подтверждающих документов.

Маршрутный лист часто используется в деятельности логистических и транспортных компаний, служб такси, курьерской доставки. Его можно оформлять не только для штатных водителей организации, но и для разовых поездок персонала, например, в случае, когда бухгалтеру необходимо отвезти в налоговую документы или юристу съездить в службу судебных приставов.

А работники служб сбыта могут использовать маршрутный лист не только для подтверждения затрат на поездки, но и для планирования оптимального маршрута при заключении договоров с несколькими клиентами.

Кроме того, маршрутный лист является документом первичного учета и может быть затребован налоговыми органами при проверке оснований для различных выплат.

Как правило, ее оформляют в виде таблицы.

Инструкция по заполнению маршрутного листа

Маршрутный лист составляется по обычным правилам составления документов, поэтому затруднений в его заполнении возникнуть не должно.

  • Вверху формуляра посередине строки записывается его наименование. Немного ниже отображается населенный пункт и дата составления: число, месяц (прописью), год.
  • Потом пишется полное ФИО отчитываемого служащего, заполняется его должность, модель автотранспорта, а также причина поездки.
  • Далее в отчете составляется таблица, в которую последовательно записывается дата поездки, конечный пункт маршрута, время приезда и уезда (с точностью до минуты), отчет, доказывающий издержки (его номер, дата), а также размер денег, потраченных на поездку.
  • Маршрутный листок подписывается служащим, составившим отчет и бухгалтером учреждения.

После того, как документ утвержден в должном порядке, он превращается в свидетельство отчетности по налогообложению в бухгалтерии. Налоговые службы при проверке учреждения, такие документы также могут проверить. При этом, кроме маршрутного листка, чиновники могут проверить и исходные материалы, в т. ч. проездные документы, подтверждение заправок транспорта, путевые листы и т.д.

В данном видео на Ю-Тубе можно ознакомится с примером заполнения маршрутного листа.

(Видео: “Маршрутный лист торгового представителя”)

Маршрутный формуляр создается в 2-х экземплярах, один из которых направляется в бухгалтерию учреждения, следующий сохраняется у служащего.

Маршрутный лист: для чего он нужен

Составление маршрутного листа может преследовать следующие цели:

  • подтверждать понесенные транспортные расходы сотрудника;
  • подтверждать прибытие работника в то или иное место;
  • служить основанием для выплаты транспортных расходов работнику;
  • служить для анализа и оптимизации маршрутов.

В зависимости от того, для каких целей составляется маршрутный лист, он может отправляться:

  • в бухгалтерию;
  • непосредственному руководителю сотрудника.

Обратите внимание! Не нужно путать путевку и маршрутный лист водителя, это два разных документа. Первый утвержден законодательством, а применение второго остается на усмотрение работодателя.

адреса, прибытия и убытия;.

Форма 3 спец

Эта форма специально разработана для тех случаев, когда водителя работают на легковых или грузовых автомобилях специального назначения, например:

  • смесители бетона;
  • актокраны;
  • снегоуборочные машины;
  • автомобили с компрессорными установками и т.п.
Читайте также:  О возможности покупки квартиры в ипотеку у родителей

Если требуется отследить перемещение и расход топлива на автобусе, предназначенном для городских или пригородных перевозок, используется форма 6.

Что включить в маршрутный лист для визы

Маршрутный лист – один из видов документа, разработанный на основании и в полном соответствии с законами РФ. Правила, регламентированные для шенгенской территории, гласят, что гражданин вправе перемещаться вне зависимости от страны.

Страны шенгенской визы не предъявляют строгих требований к заполнению листка, но документ должен быть заполнен корректно и чисто, без помарок.

Для оформления листка понадобится посетить консульство той страны, в которую намерен ехать россиянин, и предъявить ряд бумаг:

  • маршрут по стране, куда едет гражданин, с точным расписанием сроков нахождения и промежутков пребывания в каждом пункте;
  • предоставить сведения о гостинице, отеле, в котором россиянин будет останавливаться, здесь обязательно указывают данные брони, дату заселения и выезда;
  • если турист будет ночевать в автомобиле, тогда он указывает специальные места для стоянок;
  • при остановке гражданина в кемпинге пишут его наименование.

Кемпинг существенно затрудняет написание маршрутного листа, поскольку нужно указать даты выезда и прибытия к месту, срок, когда будет проводиться регистрация.

Рекомендуется применять табличную форму для заполнения.

Оригинал письма на русском языке

10 Германия Телефон 49 0 351 65 23 60 E-mail dresden hotelbb.

Маршрутный лист — для чего нужен

Маршрутный лист необходим для возмещения различных расходов сотрудникам, а также подтверждения их поездки. Он необходим для:

  • оплаты различных проездных документов;
  • возмещения расходов на использование личного автотранспорта работников в служебных целях;
  • подтверждения места пребывания сотрудника, с разъездным характером работы, в рабочее время;
  • составления оптимального маршрута перемещения;
  • оптимизации расходов на транспорт.

Вместе с тем, этот документ является своего рода отчетом о поездках и для оплаты необходимо приложить к нему оригиналы чеков на оплату топлива, проездных билетов и иных подтверждающих документов.

Маршрутный лист часто используется в деятельности логистических и транспортных компаний, служб такси, курьерской доставки. Его можно оформлять не только для штатных водителей организации, но и для разовых поездок персонала, например, в случае, когда бухгалтеру необходимо отвезти в налоговую документы или юристу съездить в службу судебных приставов.

А работники служб сбыта могут использовать маршрутный лист не только для подтверждения затрат на поездки, но и для планирования оптимального маршрута при заключении договоров с несколькими клиентами.

Кроме того, маршрутный лист является документом первичного учета и может быть затребован налоговыми органами при проверке оснований для различных выплат.

Кроме того, маршрутный лист является документом первичного учета и может быть затребован налоговыми органами при проверке оснований для различных выплат.

Кто использует

Ключевое назначение бумаги — подтвердить расходы сотрудника, который для исполнения своих трудовых обязанностей вынужден оплачивать транспортные расходы. Маршрутный лист 2020 может быть использован следующими категориями работников:

  1. Водители, эксплуатирующие служебный или личный транспорт.
  2. Курьеры, логисты и иные работники доставки (транспортных компаний).
  3. Специалисты, должности которых по должностным инструкциям имеют разъездной характер работы.
  4. Сотрудники, которые совершают служебные поездки в силу специфики своей должности. Например, бухгалтер сдает отчетность в контролирующие органы.
Читайте также:  Лицензия охранника: кому нужна и как получить

Стоит отметить, что данный список не является закрытым. Использовать такой вид первички могут и другие категории наемных специалистов.

Нельзя путать путевой лист и маршрутный. Это совершенно разные виды первичной документации. Даже несмотря на то, что, по сути, листы имеют одно назначение — подтверждение произведенных расходов. Только по путевке организация списывает ГСМ, то есть подтверждает расходы на оплату бензина, газа или дизельного топлива.

Это совершенно разные виды первичной документации.

Предоставление в бухгалтерию

После того как все поездки, намеченные в маршрутном листе, были совершены, один его экземпляр необходимо сдать в бухгалтерию для подтверждения всех действий.

В дополнение к маршрутному листу необходимо приложить следующие документы:

  • приказ руководителя, на основании которого разрешена служебная поездка, какие ее цели и согласование о возмещении расходов;
  • подтверждающие затраты, это могут быть чеки с автозаправочных станций;
  • проездные билеты, если таковые имеются.

После того как бухгалтер произведет расчет расходов, проверит правильность всех предоставленных ему документов и их подлинность, он передает их на ознакомление руководителю.

Как только руководитель подпишет все бланки и даст свое согласие, водитель может пройти в кассу предприятия и получить возмещения или же дождаться его вместе с заработной платой.

Все документы, по порядку, он аккуратно складывает в отдельную папку и убирает на свое место.

Образец маршрутного листа

На многих предприятиях существуют служебные поездки, которые могут быть постоянными и связанными напрямую с работой. В таких случаях обязательно оформляется маршрутный лист, в котором содержится вся информация, касательная разработанного для работника маршрута.

Чаще всего разъездная работа необходима с целью сбыта какого-либо товара, изучения состояния спроса или, наоборот, решения вопроса покупки.

Актуальный бланк маршрутного листа

Период действия.

Как составить маршрут для торгового представителя?

Ежедневно миллионы торговых агентов по всему миру перемещаются от точки к точке, оформляют крупные и мелкие заказы, составляют множество договоров и все эти процессы происходят даже в данный момент. Уже давно не секрет, что настолько большой объем работы требует определенной оптимизации для упрощения многих процессов и упрощения работы агентов. Для этого компания DDAPP создала уникальное программное обеспечения “Альт”, благодаря которому есть возможность по-другому посмотреть на автоматизацию работы с помощью воронки продаж.

Преимуществами данной программы являются:

  1. Возможно быстро просматривать всю документацию, которая находится в одном приложении;
  2. Существует оперативный поиск информации о клиенте (адрес, часы работы, условия поставок и их объемы и т.д.);
  3. Искусственный интеллект анализирует вводимые данные об объемах товара, который ранее покупался и его остатки, в результате чего самостоятельно рассчитывает оптимальное количество продукции, которое целесообразно поставлять определенному покупателю;
  4. Оперативное составление отчетов;
  5. Возможно получать задания в реальном времени;
  6. Автоматическое построение маршрутов.

Функции программы “Альт” можно перечислять еще длительное время, но сегодня мы поговорим более детально о том, как правильно составить маршрут для торгового представителя и какие параметры стоит учитывать при его формировании.

Планирование маршрута торгового представителя.

Добавить комментарий