Загранкомандировка: расходы

Как правильно пересчитать валютные расходы по итогам загранкомандировки

Письмо Министерства финансов РФ № 03-03-06/1/49809 от 05.07.2019

Заграничные командировки работников фирмы – отнюдь не редкость. Специалисты финансового ведомства рассказали, по какому курсу сделать пересчет валютных расходов в «прибыльных» целях, если работник перед отъездом за рубеж получил рублевый аванс.

Ориентир – на «валютную» справку

Согласно ст. 168 Трудового кодекса РФ компания обязана возместить командированному сотруднику:

  • расходы по проезду и найму жилого помещения;
  • дополнительные издержки, связанные с проживанием вне дома (суточные);
  • иные затраты, произведенные этим «физиком» с разрешения или ведома работодателя.

Если же специалиста отправляют в загранпоездку, то ему дополнительно компенсируют:

  • расходы на оформление загранпаспорта, визы и других выездных документов;
  • обязательные консульские и аэродромные сборы;
  • сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;
  • расходы на оформление обязательной медицинской страховки;
  • иные платежи и сборы, без которых не обойтись.

Так предписывает поступать п. 23 Положения об особенностях направления работников в командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749.

Какую же именно величину фактических расходов необходимо компенсировать сотруднику, отправленному в загранкомандировку? Возмещению подлежит сумма в российских рублях, которую он потратил для покупки инвалюты, израсходованной на территории иностранного государства.

Перейдем к нормам 25-й главы Налогового кодекса. Подпункт 12 пункта 1 статьи 264 данного НПА гласит – затраты на командировки учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией. Важно, что, в отличие от НДФЛ и страховых взносов, никаких лимитов тут не предусмотрено. Напомним, что налогом на доходы физлиц и взносами облагаются суточные, превышающие сумму в 2 500 рублей за каждый день нахождения работника в зарубежном «вояже» (п. 3 ст. 217, п. 2 ст. 422 НК РФ).

Предположим, что сотруднику, отбывающему в загранпоездку, компания выдает подотчетную сумму (аванс) в рублях. Необходимую же валюту этот работник приобретает самостоятельно, после чего тратит ее на оплату проезда, проживания, телефонных переговоров и иных расходов в интересах организации. А по возвращении специалист представляет в бухгалтерию авансовый отчет с приложенной к нему оправдательной первичкой. По какому курсу отражать в налоговом учете расходы, произведенные работником в данном «вояже»?

Этот курс надо взять из справки о покупке инвалюты командированным лицом. Если же такого документа нет, пересчет в рубли трат, оплаченных в валюте, производят по курсу Банка России на дату выдачи работнику подотчетных сумм (аванса). Именно так финансисты рекомендуют действовать в письме от 05.07.2019 № 03-03-06/1/49809. В основе данного вывода лежит анализ норм статьи 272 главного налогового документа.

Конвертация валюты производится от имени конкретного гражданина. Поэтому организация такие операции по покупке иностранной налички в учете не проводит.

Подтверждающие расходы документы, составленные на иностранном языке, нужно перевести на русский. Сделать это может как профессиональный переводчик, так и специалист самой организации (письмо Минфина России от 20.04.2012 № 03-03-06/1/202).

Отметим, что командировочные расходы в любом случае признают на дату утверждения авансового отчета (подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Перерасход – отдельная история

Высказанная минфиновцами позиция является устоявшейся (см. письма от 21.01.2016 № 03-03-06/1/2059 и от 03.09.2015 № 03-03-07/50836). Хотя раньше финансисты считали иначе. Они указывали – если документ по обмену валюты отсутствует, расходы по загранкомандировке фирме необходимо пересчитать по курсу на дату утверждения авансового отчета (письмо от 31.03.2011 № 03-03-06/1/193). Причем вторили коллегам и фискалы (см. письмо ФНС России от 21.03.2011 № КЕ-4-3/4408). Судя по всему, сейчас данная позиция уже неактуальна. Однако не лишним будет уточнить этот вопрос в своей налоговой инспекции.

Бывает и такое, что работнику в зарубежном «вояже» денег не хватило. Он докупил валюту за свои кровные и понес расходы на благо фирмы сверх полученного рублевого аванса. В данной ситуации правила пересчета будут иными. В части этих средств (т.е. возмещения по перерасходу) возьмите курс ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета сотрудника. Если, конечно, тот не предоставил справку о покупке валюты (письмо Минфина России от 06.06.2011 № 03-03-06/1/324).

Пример. Правила пересчета валютных расходов

Сотрудник перед выездом в загранкомандировку получил аванс в сумме 30 000 рублей.

В данной поездке работник потратил 520 евро. При этом специалист представил в бухгалтерию справку о покупке 400 евро по курсу 71 руб. На оставшуюся сумму в 120 евро (520 – 400) такого документа нет.

Курс евро на дату выдачи аванса – 70,55 руб., на дату утверждения авансового отчета – 71,25 руб.

Бухгалтер компании сначала пересчитал 400 евро по курсу из справки и получил 28 400 руб. (400 евро × 71 руб.). Остаток выданного сотруднику аванса равен 1 600 руб. (30 000 – 28 400). Он покрывает лишь 22,68 евро по курсу ЦБ РФ на дату выдачи подотчетной суммы (1 600 руб. / 70,55 руб/евро). Оставшаяся же потраченная «физиком» сумма в 97,32 евро (520 – 400 – 22,68) – его перерасход по служебной поездке. Ее бухгалтер фирмы пересчитал по курсу Банка России на дату утверждения авансового отчета и получил 6 934,05 руб. (97,32 евро × 71,25 руб.). Именно эту сумму необходимо возвратить работнику.

Итоговая величина расходов по заграничной командировке – 36 934,05 руб. (28 400 + 1 600 + 6 934,05). Ее бухгалтер отразил в налоговом учете на момент утверждения авансового отчета сотрудника.

А если рублевый аванс был перечислен на банковскую карту сотрудника или ему выдали корпоративную карту в рублях? То есть, деньги на карте лежат в рублях, а платеж с нее в загранпоездке будет проводиться в инвалюте. В такой ситуации для пересчета валютных расходов работника компании возьмите обменный курс, установленный банком на дату списания средств. Данный курс может быть подтвержден справкой о движении денег на счете, заверенной кредитной организацией (письма Минфина России от 22.01.2016 № 03-03-06/1/2318 и от 10.07.2015 № 03-03-06/39749).

Подтверждающие расходы документы, составленные на иностранном языке, нужно перевести на русский.

Порядок признания командировочных расходов по загранкомандировкам (выбор даты определения курса валюты)

В зарубежной командировке сотрудник расплачивается за услуги проживания в гостинице и иные услуги принадлежащей ему валютной банковской картой, по возвращении из командировки он предоставляет авансовый отчет с подтверждающими документами:
-чеки и квитанции на расходы
-банковскую выписку на дату списания платежа из онлайн банка,
какой курс необходимо использовать при отражении расходов в учете по авансовому отчету:
– курс ЦБ на дату утверждения авансового отчета?
-курс банка сотрудника на дату списания средств с банковской карты, каким документов необходимо подтвердить курс?
-курс ЦБ на дату списания средств с банковской карты сотрудника?
-или иной курс?

В соответствии со статьей 167 ТК РФ при направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой.

Статьей 168 ТК РФ установлено, что в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:

– расходы по проезду;

– расходы по найму жилого помещения;

– дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

– иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, работникам определяются коллективным договором или локальным нормативным актом, если иное не установлено ТК РФ, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ.

Согласно пункту 2 статьи 166 ТК РФ особенности направления работников в служебные командировки устанавливаются в порядке, определяемом Правительством РФ.

Так, в силу пункта 11 Постановления № 749 [1] работникам возмещаются расходы по проезду и найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства (суточные), а также иные расходы, произведенные работником с разрешения руководителя организации.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных с командировками, определяются в соответствии с положениями статьи 168 ТК РФ.

Пунктом 23 Постановления № 749 установлено, что работнику при направлении его в командировку на территорию иностранного государства дополнительно возмещаются:

а) расходы на оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов;

б) обязательные консульские и аэродромные сборы;

в) сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;

г) расходы на оформление обязательной медицинской страховки;

д) иные обязательные платежи и сборы.

Возмещение иных расходов, связанных с командировками, осуществляется при представлении документов, подтверждающих эти расходы, в порядке и размерах, которые предусмотрены абзацем вторым пункта 11 настоящего Положения (пункт 24 Постановления № 749).

Из пункта 26 Постановления № 749 следует, что работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах. К авансовому отчету прилагаются документы, подтверждающие расходы, связанные с командировкой.

Таким образом, при направлении сотрудника в командировку работодатель обязан возместить сотруднику расходы, связанные с командировкой. В этом случае сотрудник должен представить работодателю авансовый отчет и документы, подтверждающие сумму фактически понесенных им расходов, связанных с командировкой.

В силу подпункта 12 пункта 1 статьи 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на командировки, в частности на:

– проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;

Читайте также:  Подача искового заявления в суд ГПК РФ

– наем жилого помещения. По этой статье расходов подлежат возмещению также расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами);

– суточные или полевое довольствие;

– оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;

– консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы.

На основании подпункта 5 пункта 7 статьи 272 НК РФ датой осуществления расходов на командировки признается дата утверждения авансового отчета.

Таким образом, командировочные расходы учитываются в целях исчисления налога на прибыль на дату утверждения авансового отчета.

При этом в отношении командировочных расходов, выраженных в иностранной валюте, нормами НК РФ прямо не предусмотрен порядок их пересчета в рубли.

Между тем, фискальными органами из анализа совокупных норм, касающихся порядка возмещения расходов и порядка признания расходов для целей налогового учета, сделаны следующие выводы:

– если в прилагаемых к авансому отчету документах прямо содержится информация о том, по какому курсу на какую дату были осуществлены расходы в иностранной валюте, то такие расходы подлежат пересчету в рубли для целей налогового учета по курсу, действующему на дату осуществления операции. Документами, подтверждающими курс свершения операции, являются справка банка, выписка банка, отчет о движении средств на счетах банка ( Письма Минфина РФ от 17.07.15 № 03-03-06/41128, от 21.01.16 № 03-03-06/1/2059 );

– если в прилагаемых к авансовому отчету документах не содержится информация о курсе иностранной валюты, действующему на дату совершения операции в иностранной валюте, то для целей налогового учета пересчет расходов, осуществленных в иностранной валюте, в рубли осуществляется по курсу, действующему на дату утверждения авансового отчета ( Письмо Минфина РФ от 06.06.11 № 03-03-06/1/324, ФНС РФ от 21.03.11 № КЕ-4-3/4408 ).

Письма Минфина РФ от 21.01.16 № 03-03-06/1/2059, от 03.09.15 № 03-03-07/50836:

« Расходы организации на командировочные расходы в этом случае следует определять исходя из истраченной суммы согласно первичным документам на приобретение валюты . Курс обмена определяется по справке о покупке командированным лицом иностранной валюты. При этом в силу подпункта 5 пункта 7 статьи 272 НК РФ датой осуществления командировочных расходов признается дата утверждения авансового отчета ».

Письмо Минфина РФ от 06.06.11 № 03-03-06/1/324:

« Если работник произвел расходы в иностранной валюте, то их стоимость пересчитывается в рубли по курсу Банка России на дату утверждения авансового отчета ».

Письмо ФНС РФ от 21.03.11 № КЕ-4-3/4408:

« В случае, если командированный работник не может подтвердить курс конвертации рублей в иностранную валюту в связи с отсутствием первичного документа по обмену, то сумма подлежащих возмещению работодателем расходов работника, связанная с командировкой, будет определяться суммой в иностранной валюте по первичным документам об осуществлении расходов. Тогда согласно подпункту 5 пункта 7 статьи 272 НК РФ сумма расходов в рублях, признаваемая в уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль, определяется организацией путем пересчета суммы в иностранной валюте на дату признания расходов, то есть на дату утверждения авансового отчета ».

Как следует из дополнительных пояснений, в рассматриваемом нами случае сотрудник осуществил расходование средств на командировочные расходы с валютной карты. В подтверждение суммы произведенных расходов представлена выписка банка, из которой можно определить дату списания средств с карточного счета сотрудника и сумму списанных средств в иностранной валюте. Курс банка отсутствует. Конвертация рублевой суммы в валютную не проводилась.

В этом случае, считаем, что выписка банка не подтверждает курс валюты, по которому Организации следует осуществить перевод суммы командировочных расходов, осуществленных в иностранной валюте, в рубли.

Отметим, что действующим законодательством не установлена обязанность для работодателя, установить курс банка, действующий на дату осуществления командировочных расходов сотрудником в том случае, если такой курс не был подтвержден самим сотрудником.

Таким образом, по нашему мнению, в этом случае Организации следует осуществить перевод командировочных расходов в рубли по курсу, действующему на дату утверждения авансового отчета.

В том случае, если сотрудник представит выписку банка, из которой будет следовать, что, например, с рублевой карты были списаны средства в иностранной валюте, будет отражена информация о сумме списания в иностранной валюте и сумме списания в рублях, то курс банка на дату списания средств может быть определен расчетным путем.

В этом случае Организации следует применить курс банка, установленный на основании такой выписки. Этот курс будет соответствовать курсу, действующему на дату списания денежных средств с расчетного счета сотрудника.

Коллегия Налоговых Консультантов, 21 марта 2019 года

[1] Постановление Правительства РФ «Об особенностях направления работников в служебные командировки» от 13.10.08 № 749.

Если работник произвел расходы в иностранной валюте, то их стоимость пересчитывается в рубли по курсу Банка России на дату утверждения авансового отчета.

На какую дату пересчитываются в рубли валютные расходы.

В этот же день деньги были выданы работнику под отчет.

Положение об особенностях направления работников в служебные командировки

Согласно этому документу работники направляются в командировки на основании решения работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (п. 3). При этом срок командировки устанавливается работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения (п. 4).

В силу п. 11 Положения командированным работникам возмещаются:

  • расходы по проезду и найму жилого помещения;
  • дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства (суточные);
  • иные расходы, произведенные работником с разрешения руководителя организации.

При направлении сотрудника в командировку на территорию иностранного государства дополнительно возмещаются (п. 23 Положения):

  1. расходы на оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов;
  2. обязательные консульские и аэродромные сборы;
  3. сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;
  4. расходы на оформление обязательной медицинской стра­ховки;
  5. иные обязательные платежи и сборы.

Все перечисленные расходы учитываются при расчете облагаемой базы по налогу на прибыль на основании пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных с командировками, для коммерческих организаций определяются коллективным договором или локальным нормативным актом (в соответствии с положениями ст. 168 ТК РФ).

Обратите внимание

Фактический срок пребывания работника в месте командирования определяется по проездным документам, представляемым этим работником по возвращении из служебной командировки.

В случае проезда сотрудника к месту командирования и (или) обратно к месту работы на личном транспорте (легковом автомобиле, мотоцикле) фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке, которая представляется этим сотрудником по возвращении из служебной командировки работодателю одновременно с оправдательными документами, подтверждающими использование данного транспорта для проезда к месту командирования и обратно (путевой лист, счета, квитанции, кассовые чеки и др.) (п. 7 Положения).

Отметим, что до 08.01.2015 (с этой даты действуют изменения, внесенные в Положение [2] ) в случаях командирования работников в государства – участники СНГ, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы, необходимо было оформлять командировочное удостоверение. С 08.01.2015 это требование отменено.

Добавим: направление работника в командировку в страны, не относящиеся к указанным государствам, и до этой даты производилось по распоряжению работодателя без оформления командировочного удостоверения.

В соответствии со ст. 26 Положения работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение трех рабочих дней авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы. К авансовому отчету прилагаются документы о найме жилого помещения, фактических затратах по проезду (включая оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой. До 08.01.2015 эта норма предусматривала еще и необходимость составления отчета о выполненной работе в командировке.

Сначала он должен был посетить Австрию, потом Венгрию и возвратиться в Москву.

Определение размера суточных

Размер суточных, выплачиваемых при командировках за границу, определяется:

  • локальными нормативными актами предприятий и небюджетных организаций;
  • постановлениями Правительства РФ — для бюджетных организаций.

Естественно, что размер суточных варьируется в зависимости от направления командировки, и лимитов по размеру не установлено.

Процедура расчета суточных и определение валюты, в которой командированный работник получит суточные, регламентированы Постановлением № 749 Правительства РФ от 13 августа 2008 года.

  • определение валюты суточных остается на усмотрение работодателя. Командированный работник может получить суточные или непосредственно в валюте страны, в которую направляется, или в одной из валют, имеющих международное хождение, или в рублях в сумме, эквивалентной общей сумме суточных в валюте на весь период нахождения в командировке;
  • время пересечения государственной границы РФ при убытии в командировку включается в расчет как день нахождения за границей;
  • время пересечения границы РФ по прибытию из командировки включается в расчет как день командировки на территории России.

Указанное Постановление Правительства РФ не исключает возможности самостоятельного определения субъектами предпринимательской деятельность порядка выплаты суточных.

определение валюты суточных остается на усмотрение работодателя.

Учет расходов по загранкомандировкам

Командировка за границу оформляется так же, как и по России, только имеет некоторые особенности:

  • Добавляются дополнительные траты на оформление визы, заграничного паспорта, консульские и другие сборы, необходимые для выезда за границу (подп. 12 ст. 264 НК).
  • Лимит суточных, необлагаемых НДФЛ и взносами при командировке в другую страну, равен 2 500 руб.
  • При поездке за границу время для расчета суточных определяется по проездным документам, а в случае их отсутствия по проездным документам или по подтверждающим документам принимающей стороны (п.7 положения о командировках №749).
  • Первичные документы, оформленные на иностранном языке, должны быть переведены на русский (п. 9 Положения по бухучету, утвержденного приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н).
Читайте также:  Передача квартиры покупателю

Если работник самостоятельно покупал валюту, то при составлении отчета ему необходимо приложить справки о ее покупке. Если такой справки не будет, то расходы будут пересчитаны по курсу Центробанка на момент получения подотчетных денег (пп. 5, 6, 7 ПБУ 3/2006).

После утверждения отчета:

  • остаток аванса, возвращенный в валюте, приходуется в кассу с пересчетом в рубли по официальному курсу на дату поступления денег;
  • перерасход, произведенный в валюте, выдается сотруднику в рублях с пересчетом по курсу на день утверждения авансового отчета.

По суточным в валюте та их часть, которая облагается НДФЛ, должна быть пересчитана в рубли по курсу на последний день месяца, в котором был утвержден авансовый отчет (письмо Минфина от 01.11.2016 № 03-04-06/64006).

Как учитывать расходы в иностранной валюте по загранкомандировке, разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе и бесплатно переходите в Готовое решение.

ВАЖНО! Если в локальном нормативном акте компании указать размер суточных в иностранной валюте, а выплатить сотруднику в рублях, то перерасчет делать не нужно (письмо Минфина от 22.04.2016 № 03-04-06/23252).

Работник получает аванс в кассе организации или безналичным перечислением на карту и до окончания 3 дней после возвращения на постоянное место работы отчитывается в бухгалтерии за полученные деньги.

Пример расчета суточных при командировке в Казахстан в 2020 году

Работник выехал в командировку в Казахстан 18 мая 2020 года, а вернулся обратно 22 мая 2020 года. Продолжительность служебной поездки составила 5 дней. Сотруднику начислили суточные из расчета 3 000 руб. в день. Размер суточных составил 15 000 руб.(3 000 руб. х 5 дн.).

Из проездных документов следует, что 18 мая работник выехал на поезде из Москвы в 19 часов 20 минут. На границу с Казахстаном (станция «Петухово») поезд прибыл 20 мая в 09 часов 00 минут. Значит, даты 18 мая и 19 мая считаются днями, проведенными на территории России. А дата 20 мая — день пересечения границы — считается днем, проведенным в Казахстане.

Обратно работник вернулся 22 мая на самолете. Вылет из Алма-Аты состоялся в 15 часов 00 минут, а прилет в Москву — в 22 часа 00 минут. Значит, дата 22 мая считается днем, проведенным в России.

Получается, что дни, проведенные в России — это 18 мая, 19 мая и 22 мая (итого 3 дня), а дни, проведенные на территории Казахстана — это 20 мая и 21 мая (итого 2 дня).

От налога на доходы освобождается сумма: за 3 дня в России — 2 100 руб.(700 руб. х 3 дн.); за 2 дня в Казахстане — 5 000 руб.(2 500 руб. х 2 дн.).

Бухгалтер включил в налоговые базы по НДФЛ и по взносам суточные в сумме 7 900 руб.(15 000 руб. – 2 100 руб. – 5 000 руб.).

Бесплатно заполнить и сдать 6‑НДФЛ и 2‑НДФЛ через оператора ЭДО

В Минфине России считают, что все зависит от наличия подтверждающих документов.

Учет загранкомандировок в 2020 году

  • Расходы при загранкомандировках
  • Выдача под отчет
  • Расходы, учитываемые для целей налогообложения
  • Пересчет расходов в рубли

Правила по направлению работников в командировки как по РФ, так и за ее пределы представлены в «Положении об особенностях направления работников в служебные командировки». То, в каком порядке и размере подлежат возмещению расходы в поездке должны определяться либо коллективным договором, либо другим нормативным актом работодателя. В статье подробно рассмотрим, как бухгалтер должен вести учет загранкомандировок в 2020 году.

То, в каком порядке и размере подлежат возмещению расходы в поездке должны определяться либо коллективным договором, либо другим нормативным актом работодателя.

Пример расчета обложения НДФЛ суточных.

Вводные данные: работник был направлен в длительную командировку сроком на 92 дня с 26.10.2015 по 25.01.2016. Ему были выплачены суточные из расчета 100 долларов в сутки. За 92 дня сумма суточных составляла 9.200 долларов США. На день выплаты суточных курс доллара к рублю составлял 61,92 рублей, соответственно сумма выплаченных суточных составляла при пересчете на рубли (9.200 х 61,92) = 569.664 руб. Авансовый отчет работник представил сразу по прибытии, то есть 25.01.2016. На день утверждения авансового отчета работника по возвращении из командировки курс доллара составил 80,57 рублей.

Расчет: На день выплаты суточных курс доллара к рублю составлял 61,92 рублей, соответственно сумма выплаченных суточных составляла при пересчете на рубли 569.664 руб.

На день утверждения авансового отчета общая сумма суточных составила уже (9.200 х 80,57) = 741.244 руб. Не облагаемая НДФЛ сумма составила 2500 руб. х 92 дн. = 230.000 руб. Соответственно НДФЛ необходимо исчислить с суммы 741.244 — 230.000 = 511.244 руб. Применяя ставку 13%, НДФЛ составит 511.244 : 100 х 13 = 66.461,72 руб.

Таким образом, работник, вернувшись из длительной загранкомандировки, должен будет уплатить НДФЛ (удерживается из заработной платы) 66.461,72 руб.

К сожалению, такой парадокс стал возможен из-за кризиса 2014-2016 годов в связи с резким падением курса рубля по отношению к доллару и евро.

Вывод: НДФЛ с суммы суточных, превышающих предельные размеры, установленные ст. 217 НК РФ, рассчитывается на дату утверждения авансового отчета работника. С учетом нестабильности курса рубля при длительных загранкомандировках НДФЛ может составить немаленькие суммы.

Большинство вопросов, связанных с загранкомандировками, вызывают расчеты с работником.

Пример расчета суточных работнику

Условие. Работник был в командировке 10 дней: с 1 июня по 10 июня. Суточные:

  • за 9 дней — 40 евро за каждый день;
  • за 1 день возвращения в Россию — 700 руб.

30 мая выдан под отчет аванс в размере 360 евро и 700 руб.

Курс (условно) евро:

  • на дату выдачи аванса (30 мая) — 70 руб. за 1 евро;
  • на дату утверждения авансового отчета (14 июня) — 68 руб. за 1 евро.

Решение. В расходы по налогу на прибыль суточные будут включены в сумме:

  • 40 евро х 70 руб. х 9 дней = 25 200 руб.
  • Суточные по России = 700 руб.
  • Итого: 25 200 руб. + 700 руб. = 25 900 руб.

х 9 дней 25 200 руб.

Постановление Правительства РФ от 18 апреля 2020 г. N 553 “О порядке и размерах выплат на командировочные расходы, связанные со служебными командировками на территории Российской Федерации, военнослужащим, сотрудникам некоторых федеральных органов исполнительной власти, лицам, проходящим службу в войсках национальной гвардии Российской Федерации и имеющим специальные звания полиции, внесении изменения в пункт 1 постановления Правительства Российской Федерации от 20 апреля 2000 г. N 354 и признании утратившими силу некоторых актов и отдельных положений некоторых актов Правительства Российской Федерации”

Постановление Правительства РФ от 18 апреля 2020 г. N 553
“О порядке и размерах выплат на командировочные расходы, связанные со служебными командировками на территории Российской Федерации, военнослужащим, сотрудникам некоторых федеральных органов исполнительной власти, лицам, проходящим службу в войсках национальной гвардии Российской Федерации и имеющим специальные звания полиции, внесении изменения в пункт 1 постановления Правительства Российской Федерации от 20 апреля 2000 г. N 354 и признании утратившими силу некоторых актов и отдельных положений некоторых актов Правительства Российской Федерации”

Правительство Российской Федерации постановляет:

1. Утвердить прилагаемое Положение о порядке и размерах выплат на командировочные расходы, связанные со служебными командировками на территории Российской Федерации, военнослужащим, сотрудникам некоторых федеральных органов исполнительной власти, лицам, проходящим службу в войсках национальной гвардии Российской Федерации и имеющим специальные звания полиции.

2. В абзаце втором пункта 1 постановления Правительства Российской Федерации от 20 апреля 2000 г. N 354 “О порядке возмещения расходов, связанных с перевозкой военнослужащих, граждан, уволенных с военной службы, и членов их семей, а также их личного имущества” (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 17, ст. 1883; 2004, N 51, ст. 5189; 2008, N 49, ст. 5842; 2011, N 21, ст. 2975; 2012, N 17, ст. 1966; 2015, N 1, ст. 262; 2016, N 38, ст. 5566; 2017, N 2, ст. 368; 2019, N 46, ст. 6488) слова “в служебные командировки” заменить словами “к месту служебной командировки и обратно к месту прохождения военной службы, включая оплату услуг по оформлению проездных документов, а также на проезд из одного населенного пункта в другой в случае, если военнослужащий направлен в несколько пунктов командировки, расположенных в разных населенных пунктах”.

3. Финансовое обеспечение расходов, связанных с реализацией настоящего постановления, осуществляется в пределах бюджетных ассигнований, предусмотренных в федеральном бюджете заинтересованным федеральным органам исполнительной власти и федеральным государственным органам на руководство и управление в сфере установленных функций.

Читайте также:  Нужен ли кассовый аппарат ИП на УСН?

4. Признать утратившими силу акты и отдельные положения актов Правительства Российской Федерации по перечню согласно приложению.

Председатель Правительства
Российской Федерации

УТВЕРЖДЕНО
постановлением Правительства
Российской Федерации
от 18 апреля 2020 г. N 553

Положение
о порядке и размерах выплат на командировочные расходы, связанные со служебными командировками на территории Российской Федерации, военнослужащим, сотрудникам некоторых федеральных органов исполнительной власти, лицам, проходящим службу в войсках национальной гвардии Российской Федерации и имеющим специальные звания полиции

1. При направлении военнослужащих, сотрудников органов внутренних дел Российской Федерации, уголовно-исполнительной системы Российской Федерации, органов принудительного исполнения Российской Федерации, федеральной противопожарной службы Государственной противопожарной службы, таможенных органов Российской Федерации, лиц начальствующего состава органов федеральной фельдъегерской связи, лиц, проходящих службу в войсках национальной гвардии Российской Федерации и имеющих специальные звания полиции (далее – военнослужащие и сотрудники), в служебные командировки на территории Российской Федерации им возмещаются:

а) расходы по проезду в порядке, определенном Правительством Российской Федерации;

б) расходы по бронированию и найму жилого помещения (кроме случая, когда направленному в служебную командировку военнослужащему или сотруднику предоставляется бесплатное жилое помещение), которые возмещаются в размере фактических затрат, подтвержденных соответствующими документами, по следующим нормам:

военнослужащим и сотрудникам, имеющим соответственно воинские звания высших офицеров или специальные звания высшего начальствующего состава, или занимающим должности, подлежащие замещению высшими офицерами (высшим начальствующим составом), а также полковникам (капитанам 1 ранга), занимающим командные (руководящие) должности, перечни которых утверждаются руководителями федеральных органов исполнительной власти и федеральных государственных органов, в которых проходят военную службу (службу) военнослужащие и сотрудники, – не более стоимости 2-комнатного номера;

остальным военнослужащим и сотрудникам – не более стоимости 1-комнатного (1-местного) номера.

В случае вынужденной остановки в пути командированным военнослужащим и сотрудникам возмещаются расходы по найму жилого помещения, подтвержденные соответствующими документами, в размерах, установленных настоящим Положением.

В случае вызванной условиями выполнения служебного задания необходимости проживания военнослужащих и сотрудников не в гостинице руководители федеральных органов исполнительной власти и федеральных государственных органов, в которых проходят военную службу (службу) военнослужащие и сотрудники, вправе определять виды документов, подтверждающих размер фактических затрат, исходя из которого возмещаются расходы по бронированию и найму жилых помещений.

Расходы, превышающие нормы, установленные настоящим подпунктом, возмещаются военнослужащим и сотрудникам при условии, что они произведены с разрешения или ведома должностного лица, имеющего право направлять военнослужащих и сотрудников в служебные командировки;

в) дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные).

Порядок и размеры возмещения дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные), военнослужащим и сотрудникам в пределах, не превышающих 300 рублей за каждый день нахождения в служебной командировке, определяют руководители федеральных органов исполнительной власти и федеральных государственных органов, в которых проходят военную службу (службу) военнослужащие и сотрудники;

г) иные расходы, связанные со служебными командировками.

Возмещение военнослужащим и сотрудникам иных расходов, связанных со служебными командировками, осуществляется при условии, что они произведены с разрешения или ведома должностного лица, имеющего право направлять военнослужащих и сотрудников в служебные командировки, и при наличии документов, подтверждающих размер фактических затрат.

Руководители федеральных органов исполнительной власти и федеральных государственных органов, в которых проходят военную службу (службу) военнослужащие и сотрудники, утверждают перечни иных расходов, связанных со служебными командировками, а также вправе определять виды документов, подтверждающих размер фактических затрат на иные расходы, связанные со служебными командировками.

2. При направлении в служебную командировку военнослужащим и сотрудникам выдается денежный аванс на оплату расходов по проезду, бронированию и найму жилого помещения, дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные), и иных расходов, связанных со служебной командировкой.

3. По возвращении из служебной командировки военнослужащие и сотрудники обязаны в течение 3 служебных дней представить авансовый отчет (отчет) об израсходованных в связи со служебной командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданным им перед отъездом в служебную командировку денежным авансам на командировочные расходы. К авансовому отчету (отчету) прилагаются документы о бронировании и найме жилого помещения, фактических расходах по проезду (включая оплату услуг по оформлению проездных документов) и иных расходах, связанных со служебной командировкой.

Утверждены единые правила возмещения военнослужащим и сотрудникам силовых ведомств затрат на командировки по России. Правила возмещения суточных расходов и правила возмещения расходов по бронированию и найму жилья при этом утрачивают силу.

Также предусмотрена компенсация иных расходов. В частности, это может быть курортный сбор.

Постановление Правительства РФ от 18 апреля 2020 г. N 553 “О порядке и размерах выплат на командировочные расходы, связанные со служебными командировками на территории Российской Федерации, военнослужащим, сотрудникам некоторых федеральных органов исполнительной власти, лицам, проходящим службу в войсках национальной гвардии Российской Федерации и имеющим специальные звания полиции, внесении изменения в пункт 1 постановления Правительства Российской Федерации от 20 апреля 2000 г. N 354 и признании утратившими силу некоторых актов и отдельных положений некоторых актов Правительства Российской Федерации”

5842; 2011, N 21, ст.

5. Бронирование жилья и билетов

В различных организациях это происходит по разным схемам. Где-то билеты и гостиницу бронируют сами командированные, а где-то — уполномоченные сотрудники компании (например, сотрудники отдела кадров).

Многим организациям удобнее заключить договор с определенным сервисом и покупать билеты с корпоративного счета. На Туту.ру можно оплатить билет личной банковской картой, а можно завести бизнес-аккаунт и оформлять билеты всем сотрудникам с корпоративного депозита. Подробнее о бизнес-аккаунте

Некоторые компании разрешают ехать не общественным транспортом, а на собственном или служебном автомобиле. В этом случае вместо билетов сотруднику оформляют путевой лист. Каждая компания разрабатывает форму путевого листа самостоятельно.

Отчитываться за то, на что ушли суточные, закон не требует.

Учет расходов на зарубежную командировку

Согласно Трудовому Кодексу РФ ст. 168 сотруднику, который направляется в заграничную командировку, должны быть возмещены следующие расходы:

  • Затраты на проезд в обе стороны;
  • Стоимость найма жилого помещения за границей;
  • Дополнительные затраты на проживание (суточные расходы);
  • Иные траты, осуществлённые сотрудником по инициативе организации работодателя.

Размер и порядок возмещения командировочных расходов оговариваются в коллективном договоре или локальном нормативном акте предприятия.

Сотруднику, направляемому в командировку за границу дополнительно могут быть возмещены :

  • Затраты понесённые при оформлении загранпаспорта или визы;
  • Расходы по провозу багажа;
  • Расходы, связанные с оформлением страховки.

Возмещение дополнительных расходов производится только после предоставления оправдательных документов.

Сотруднику, направляемому в командировку за границу дополнительно могут быть возмещены.

Учет и оплата суточных расходов

Суточные расходы, понесённые в пути к месту назначения и обратно, оплачиваются согласно нормам, оговоренным в локальных актах предприятия следующим образом:

  • В случаи проездки внутри РФ — согласно размерам, установленным для местных командировок (подробности здесь);
  • При осуществлении проезда по внутренней территории зарубежного государства – в тех размерах, которые установлены для командировок в конкретном иностранном государстве (максимальная и минимальная величина суточных при заграничной командировке законодательством РФ не ограничивается, однако в пределах 3500 руб. не облагается налогом).

Выдача аванса на заграничную командировку в рублях.

Суточные за границей

Начисление суточных при загранкомандировках имеет ряд особенностей. Со дня пересечения государственной границы при выезде из России суточные выплачиваются по норме, установленной для выплаты в стране, в которую он направляется, а со дня пересечения государственной границы при въезде в Российскую Федерацию – по норме, установленной при командировках в пределах Российской Федерации.

Если работник в период командировки находился в нескольких зарубежных странах, то со дня выбытия из одной страны в другую (определяется по отметке в паспорте) суточные выплачиваются по норме, установленной для выплаты в стране, в которую он направляется. Если работник находится в командировке за границей более 60 дней, то начиная с 61 дня размер суточных меняется.

При переездах внутри стран Шенгенской зоны отметки в паспорте о пересечении границ не ставятся, так как получаемая «шенгенская» виза действительна для путешествия по всем странам Шенгенского соглашения. Поэтому единственным документом, подтверждающим переезд из одной страны в другую, будет авиа- или железнодорожный билет. Этой отметкой можно воспользоваться для расчета суточных. Сложнее будет в ситуации, когда переезд совершается на автомобиле. В этом случае стоит получить от иностранных партнеров документы, подтверждающие дату окончания работ в одной стране и дату начала работ в другой стране. Специальной формы таких документов не существует. Но можно воспользоваться типовой формой командировочного удостоверения или подписать акт приемки-сдачи работ с указанием сроков начала и окончания работ.

К иным расходам, возмещаемым предприятием командированному работнику, могут относиться:

  • расходы на телефонные переговоры;
  • расходы на оформление медицинской страховки, без которой в ряд стран иностранцы не допускаются;
  • расходы по оформлению визы, заграничного паспорта;
  • расходы по провозу багажа весом до 30 кг;
  • расходы, связанные с обменом чека в банке на наличную валюту.

Задолженность может быть погашена сотрудником в кассу предприятия в иностранной валюте, аналогичной полученной под отчет, в иностранной валюте, отличной от полученной под отчет, или в рублях по курсу, установленному Банком России на дату погашения задолженности.

Добавить комментарий