Куда требуется копия трудовой книжки

Законодательство

Книжка является важным документом, поэтому ее хранение строго регулируется Трудовым законодательством. Согласно ему при оформлении человека на работу, он сдает свою книжку работодателю. И она должна храниться в течение всего времени трудоустройства у него. Выдается она в последний день работы сотрудника. При необходимости работнику подтверждения стажа или трудоустройства предоставляется заверенная копия книжки.

Единственным исключением из правил является необходимость предоставления ее в Соцстрах. В этом случае работодатель обязан выдать под роспись оригинал документа. Но сотрудник обязан вернуть его не позднее 3 дней после того момента, как ему вернут книжку из Соцстраха.

Все остальные организации, независимо от их государственного или коммерческого направления, не имеют права требовать предоставления оригинала книжки, если человек официально трудоустроен.

Однако для внесения записей в дубликат, потребуется подтверждение каждой записи.

Куда требуется копия трудовой книжки?

Трудовая книжка – это основной документ, подтверждающий факт трудоустройства гражданина. Она требуется не только для исчисления страхового стажа и последующего получения пенсии, но и для многих других операций, т.к. в ней содержится вся важная информация о деятельности:

  • Периоды работы в различных организациях.
  • Причины увольнения.
  • Должности, на которых работал владелец документа.

Стоит отметить, что сама по себе копия трудовой действительна лишь в том случае, если она заверена руководителем или сотрудником отдела кадров. Если же на ней нет необходимых подписей и печатей, то организации, в которые она может потребоваться, ее не примут.

Зачем нужна копия трудовой книжки:

  • Для оформления кредита или ипотеки. Если заемщик является держателем зарплатной карты банка, в котором оформляется заем, то копия может не понадобиться: все зависит от условий кредитной организации.
  • Для трудоустройства: владелец книжки может взять в отделе кадров копию, чтобы вместе с ней направиться на потенциальное новое место работы. Для руководителя это может послужить доказательством наличия требующегося опыта и отсутствия негативных причин увольнения: за пьянство, кражу и т.д.
  • Для пенсионного фонда: через него происходит расчет страхового стажа и пенсии.
  • Для получения загранпаспорта: одним из условий ФМС является предоставление копии трудовой.
  • Для восстановления оригинала трудовой, если он утерян. Если утрата книжки произошла по вине кадровика или руководителя, то восстановлением должны заниматься они. Если же сам владелец потерял данный документ, то все обязанности по решению проблемы возлагаются на него: ему придется посетить все организации, в которых он работал ранее, чтобы поставить отметки о предыдущих местах трудовой деятельности.

Перечень о том, для чего нужна заверенная копия трудовой книжки, достаточно обширен: при обращении в ту или иную организацию может потребоваться данный документ, и если он не будет предоставлен, то работники вправе отказать в услуге.

Важно! Если владелец трудовой книжки трудоустроен, то она должна храниться в отделе кадров, сотрудники которого не имеют права выдавать ее на руки до фактического увольнения: возможна только выдача заверенной копии.

Чаще всего требуют предоставить заверенную копию трудовой именно банки.

Ответственность за несвоевременную выдачу или отказ от выдачи копии документа

За задержку или отказ в выдаче предусмотрены меры ответственности. Данные меры регламентируются Кодексом об административных правонарушениях (ст. 5.27). За нарушение, совершенное в первый раз, предусмотрены штрафные санкции, представленные в таблице.

СубъектСумма (руб.)
должностное лицо1000-5000 (штраф может быть заменен на предупреждение)
предприниматель1000-5000
юридическое лицо30000-50000

За повторное нарушение, размер штрафных санкций увеличивается. Суммы представлены в таблице ниже.

СубъектСумма (руб.)
должностное лицо10000-20000 (может быть заменено на дисквалификацию на период от 1 года до 3 лет)
предприниматель10000-20000
юридическое лицо50000-70000

Законом данный пункт не ограничивается.

Куда нужна копия трудовой книжки?

Мы часто сталкиваемся с ситуациями, когда нам нужно подтвердить свою занятость в различных организациях. Например, в банках обычно не выдают даже небольшие кредиты, если человек не может предоставить документ, подтверждающий его занятость. Копия трудовой также может понадобиться для устройства на дополнительную работу, поскольку предоставить второму работодателю оригинал невозможно.

Копия обязательно должна быть качественной. Если на какой-либо ее странице будет плохо видно какое-то слово, печать или подпись, то лучше переделать заново.

Каждая страница должна быть помечена надписью «копия верна». Рядом ставится подпись, подтверждающая достоверность информации. Это не обязательно должна быть подпись руководителя предприятия. Вместо него может расписаться, например, начальник отдела кадров. Рядом с автографом должна быть написана расшифровка должности и фамилии.

Страницы копии желательно пронумеровать. Круглая печать предприятия подтверждает достоверность предоставляемой информации. Ее лучше всего поставить рядом с подписью (или прямо на ней).

Для получения копии трудовой книжки необходимо подать соответствующее письменное заявление в отдел кадров. Следует указать причину, по которой она вам понадобилась, но работодатель не имеет права отказать вам в предоставлении копии, даже если отсутствует уважительная причина, по которой был получен соответствующий запрос.

Этот документ является наглядным доказательством вашей занятости, в нем указана полная история всей вашей трудовой деятельности.

Написание заявления

Написание заявления для получения копии трудовой книжки практикуется не на всех предприятиях. Если штат в организации небольшой, то это совсем необязательно. Как делается копия трудовой книжки на большом предприятии? Только после написания заявления работником. Составляется оно на имя руководителя организации или начальника отдела кадров.

Постановление правительства РФ №225 от 16.04.2003 года обязывает ответственное должностное лицо оформить копию трудовой книжки работника в течение 3 дней после того, как он обратился с соответствующим письменным заявлением.

Если вопросы о том, как снять копию с трудовой книжки, разрешены, то остается невыясненным порядок ее заверения.

Интерес Федеральных служб

Но чиновники разных ведомств тоже стали её использовать для своих оценок по своим критериям. Недавно расформированная Федеральная миграционная служба почему- то требовала копию книжки для оформления заграничного паспорта. Службу ликвидировали, копия трудовой перестала быть необходимой, а загранпаспорта выдаются всем желающим. Следующее ведомство, которое запрашивает копию ТК, – Пенсионный фонд. Вроде логично. Книжка, деятельность на ниве созидания, стаж, начисление пенсии. «Но» заключается в том, что чиновники этого фонда имеют доступ к оригиналу трудовой книжки, который им предоставляет гражданин пред пенсионного возраста. Но просят и копию. Ещё одно место, где, бывает, и заинтересуются записями о труде, это Федеральная налоговая служба. При подаче заявлений на социальные отчисления запрашивают копию трудовой книжки. Не отстают в своём желании поинтересоваться трудовой деятельностью гражданина России и сотрудники консульских отделов Посольств некоторых стран, например, Японии. В пакете документов на сдачу для получения визы в их страну значится и ксерокопия трудовой. Обязательно заверенной.

Вообще, копии трудовой книжки хорошо иметь в достаточном количестве и раздавать, куда требуется. А в личных целях она нужна на случай утраты оригинала. Не обязательно книжка может быть утеряна самим владельцем. Порча и пропажа не исключена и в месте её хранения, то есть в канцелярии предприятия, на котором работает гражданин. Но эти книжки подлежат восстановлению. И при наличии копии процесс значительно ускорится.

Её заказать можно и для себя на всякий случай.

«Копия верна»

Копию можно выполнить на ксероксе, также разрешается отсканировать, а потом распечатать или просто напечатать на компьютере вручную, но в таком размере, в каком оригинал.

Трудовая книжка может копироваться полностью или частично (лишь затребованные листы). Но в том и в другом случае обязательно наличие копии титульной странички. А также обязательно нужно указывать, где хранится подлинник (название фирмы, номер дела, дату).

На всех скопированных листах ставится отметка «Копия верна». А на последней страничке работодатель делает запись о том, что сотрудник в настоящее время работает в данной организации.

Листы нумеруются, прошиваются, на месте прошивки ставиться печать, подпись ответственного лица, указывается количество страниц. Затем на каждой странице руководитель организации ставит свою подпись, ее расшифровку (имя, фамилию, отчество), пост, который он занимает в компании. Печать ставится так, чтобы она частично охватывала текст, но позволяла его прочитать.

В зависимости от места требования, дубликат трудовой может иметь разные периоды действия:

  • для визы — три месяца со дня выдачи;
  • ПФР, органы соцзащиты, банки – один месяц.

Однако ряд финансовых организаций ограничивают этот срок до 14, или до 3–5 дней.

Оформленный нотариально, документ не имеет ограничительного периода — если после ее выдачи в оригинале не появились новые записи о работе гражданина.

В любом случае, чтобы избежать излишних трат времени и финансов, необходимо уточнять в организации, требующей предоставления копии, каким образом она должна быть оформлена, и каков период ее действия.

Однако ряд финансовых организаций ограничивают этот срок до 14, или до 3 5 дней.

Необходимые реквизиты

Чтобы узнать, как заверить трудовую книжку для банка или иного места правильно, необходимо следовать ниже представленной инструкции.

Конечно, работник не обязан писать правдивую информацию. Например, ему может потребоваться документ для оформления на ином месте работы, а он не желает об этом распространяться. В этом случае он может отделаться общей фразой. Сути дела данный факт не меняет, он все равно имеет право взять скан у заверяющего сотрудника.

Заверение копии трудовой книжки потребует следующих реквизитов:

  1. Данных о заверителе, имеется в виду его ФИО и должность. Это может быть начальник отдела кадров или непосредственно генеральный директор. Иногда оформленная бумага заверяется главным бухгалтером, но только в том случае если фирма небольшая.
  2. Личная подпись оформившего бумагу. Ставиться исключительно шариковой ручкой синего или черного цвета. Использование факсимиле на таких бумагах недопустимо.
  3. На каждой странице проставляется печать предприятия.

Перед выяснением вопроса: как правильно заверять копию трудовой книги, следует определиться с тем, как оформить саму бумагу. По правилам книжку можно отксерокопировать, отсканировать и потом распечатать. А если документ заполнен неразборчиво, то можно даже набрать данные на компьютере в формате Word, а затем распечатать его. Все три варианта одинаково законны.

Использование факсимиле на таких бумагах недопустимо.

Загранпаспорт

Раньше при оформлении загранпаспорта требовалось предоставление заверенной копии трудовой книжки в миграционную службу. Сегодня, оформляя обычный загранник, вам нужно будет самостоятельно указать в заявлении места работы за последние 10 лет. Раньше для подтверждения этой информации в обязательном порядке требовалась копия трудовой книжки. С 2017 года процедуру упростили, а копию трудовой книжки могут потребовать лишь при оформлении биометрического загранпаспорта.

Здесь вопрос стоит более серьёзный. Стоит заметить, что не все посольства требуют от лиц оформляющих визу предоставления заверенной копии трудовой. Обычно это требуется для выезда в страны первого эшелона. Хотя в большинстве своём, подтверждением того что вы ведёте трудовую деятельность может служить справка с места работы. Таким образом, посольство хочет убедиться, что вы не будете вести незаконную предпринимательскую деятельность за рубежом и вернётесь на родину.

Пожалуй, это самая распространённая причина подачи заявления на выдачу копии трудовой книжки. Для получения пенсии по старости гражданин должен предоставить в Пенсионный фонд оригинал или заверенную копию трудовой книжки. Если вы ведёте трудовую деятельность, то оригинал книжки должен находиться у работодателя, и получить его на руки вы можете, лишь после увольнения.

Но на такой случай, как оформление пенсии, законом предусмотрена выдача оригинала под расписку и при подаче соответствующего заявления на имя руководителя организации. В своём заявлении стоит указать причину, и обозначить свои обязательства по возвращению документа.

От вас, как уже было упомянуто, могут потребовать расписку, в которой будет указана следующая информация:

  • Ваши ФИО и должность;
  • Отразить причину, по которой вам требуется оригинал трудовой книжки;
  • Сроки, в которые она требуется вам в пользование;
  • Дату, до которой вы обязуетесь вернуть трудовую книжку обратно в организацию;
  • Упомянуть, что ответственность за сохранность вы несёте самостоятельно, согласно срокам пользования документом;
  • Дата и место составления расписки.

Дата и место составления расписки.

Загранпаспорт

Раньше при оформлении загранпаспорта требовалось предоставление заверенной копии трудовой книжки в миграционную службу. Сегодня, оформляя обычный загранник, вам нужно будет самостоятельно указать в заявлении места работы за последние 10 лет. Раньше для подтверждения этой информации в обязательном порядке требовалась копия трудовой книжки. С 2017 года процедуру упростили, а копию трудовой книжки могут потребовать лишь при оформлении биометрического загранпаспорта.

Здесь вопрос стоит более серьёзный. Стоит заметить, что не все посольства требуют от лиц оформляющих визу предоставления заверенной копии трудовой. Обычно это требуется для выезда в страны первого эшелона. Хотя в большинстве своём, подтверждением того что вы ведёте трудовую деятельность может служить справка с места работы. Таким образом, посольство хочет убедиться, что вы не будете вести незаконную предпринимательскую деятельность за рубежом и вернётесь на родину.

Пожалуй, это самая распространённая причина подачи заявления на выдачу копии трудовой книжки. Для получения пенсии по старости гражданин должен предоставить в Пенсионный фонд оригинал или заверенную копию трудовой книжки. Если вы ведёте трудовую деятельность, то оригинал книжки должен находиться у работодателя, и получить его на руки вы можете, лишь после увольнения.

Но на такой случай, как оформление пенсии, законом предусмотрена выдача оригинала под расписку и при подаче соответствующего заявления на имя руководителя организации. В своём заявлении стоит указать причину, и обозначить свои обязательства по возвращению документа.

От вас, как уже было упомянуто, могут потребовать расписку, в которой будет указана следующая информация:

  • Ваши ФИО и должность;
  • Отразить причину, по которой вам требуется оригинал трудовой книжки;
  • Сроки, в которые она требуется вам в пользование;
  • Дату, до которой вы обязуетесь вернуть трудовую книжку обратно в организацию;
  • Упомянуть, что ответственность за сохранность вы несёте самостоятельно, согласно срокам пользования документом;
  • Дата и место составления расписки.

Просьба выдать вам заверенную копию трудовой книжки;.

Способы заверения копии

Существует несколько способов заверить документ. При использовании каждого из возможных способов потребуется соблюдать основные правила оформления.

Как правильно оформить заверение:

  • 1-й способ заключается в собственноручной сделанной надписи на каждом откопированном листе следующего содержания – «копия верна».
  • 2-й способ позволяет воспользоваться заранее изготовленным оттиском с фразой того же содержания.

В обоих случаях после фразы «копия верна» ставится должность заверяющего, его ФИО и личная подпись. И так на каждом листе без исключения. Если ксерокопия была двусторонней, то заверяют каждую сторону.

На последнем листе обязательно должна содержаться информация о том, что сотрудник работает по настоящее время. Печать ставится на каждую сделанную надпись. При этом оттиск печати должен частично захватывать сам текст надписи и роспись заверяющего.

Можно воспользоваться и еще одним вариантом для заверения ксерокопии. Все отсканированные листы сшиваются ниткой, а на последнем листе эта нитка проклеивается кусочком чистой белой бумаги. Бумага не только скрепляет нить, не давая возможности подменить листы, на ней также ставится запись о том, что ксерокопия верна, затем только проставляется подпись заверяющего и печать организации.

Неправильное проставление печати, когда оттиск сделан на пустом месте или не захватит подпись заверителя, сделает копию недействительной.

К сожалению, срок действия копии трудовой книжки довольно скоротечен.

Для Пенсионного фонда

Это несколько удивительно, однако иногда копия трудовой потребуется и для Пенсионного фонда. Этот документ – главное доказательство наличия стажа у гражданина РФ. При оформлении пенсии по старости ПФР может запросить у подающего документы копию трудовой.

Этот момент регламентируют такие нормативно-правовые документы:

  1. Ст. № 66 Трудового кодекса РФ.
  2. П. 6 Правил подсчета величины трудовой пенсии.
  3. Постановление правительства № 555 (24. 07. 02 г.)

В соответствии с этими НПД, работники Пенсионного фонда могут запросить у человека перечень документов, куда входит и копия трудовой книжки.

Перечень установило Постановление Министерства труда РФ № 16/19па от 27. 02. 02 г. Случается, что сотрудники ПФ просят у работника отдела кадров представить оригинал трудовой. Но важно знать, что данное требование незаконно, кадровик должен отказать. Хотя тот может и пойти навстречу и выдать под подписку сотруднику оригинал.

Но в соответствии с требованиями НПД касательно хранения документации такого типа при утере ответственность лежит как раз на работодателе. Он будет должен в самые быстрые сроки восстановить сам документ.

Перечень установило Постановление Министерства труда РФ 16 19па от 27.

Для чего может потребоваться копия трудовой книжки?

Ситуации, когда возникает необходимость сдать заверенную копию трудовой книжки:

  • Получение займа, вне зависимости от выбранного банковского учреждения и суммы;
  • Оформление резюме и предоставление его к изучению потенциальному работодателю;
  • Направление документов в Пенсионный фонд РФ;
  • Сбор документов для оформления загранпаспорта;
  • Желание выступить в качестве поручителя по займу третьего лица и т.д.

При потере (порче) сотрудником или руководством трудовой книжки потребуется её восстановление. Процесс займет немного времени, если у вас «на руках» есть заверенная копия документа.

Период действия копии.

Куда требуется копия трудовой книжки

Статья 62. Выдача копий документов, связанных с работой
По письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно.

Собственно. это все. Никаких причин и целей указывать не нужно. Тем более, работодатель не имеет права отказать предоставить копии документов.

Мазухина Анна Пишет:
——————————————————-
> может ли работник указать способ доставки – почтой
>
> может
> кто должен за эту пересылку платить?
> работник

а что по поводу безвозмездного предоставления копий? – ведь в таком случае выходит, что хотя и за копирование работодатель денег не берет, но и работник получает эти копии НЕбесплатно..

Я получила инвалидность 2 группы – т.е. с правом работы. Заверенную копию трудовой книжки – я предоставила.
кому? куда?

Но для оформления в ПФ и в соц отдел обязательно предоставление оригинала трудовой книжки.
неправда. даже для трудовой пенсии не обязательно, и по инвалидности – тоже.
“В соответствии с п. 13 Перечня документов, необходимых для установления трудовой пенсии и пенсии по государственному пенсионному обеспечению в соответствии с Федеральными законами “О трудовых пенсиях в РФ” и “О государственном пенсионном обеспечении в РФ”, утвержденным постановлением Минтруда России и Пенсионного фонда РФ от 27.02.2002 N 16/19па, в подтверждение права на трудовую пенсию принимаются подлинные документы о страховом стаже, за исключением трудовой книжки.
Роструд в письме от 18.03.2008 N 656-6-0 разъяснил, что в подтверждение стажа в территориальные органы Пенсионного фонда РФ может быть представлена копия трудовой книжки, заверенная нотариусом.
Сотрудники Пенсионного фонда, обосновывая необходимость нотариального заверения копии трудовой книжки, обычно ссылаются на п. 2 Указа Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 N 9779-Х “О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан”, согласно которому предприятия, учреждения и организации обязаны засвидетельствовать верность копий документов, необходимых для представления гражданами в эти предприятия, учреждения, организации, если законодательством не предусмотрено представление копий таких документов, засвидетельствованных в нотариальном порядке.
Отсюда Пенсионный фонд делает вывод, что копии документов, заверенные самой организацией, имеют юридическую силу для представления в эту же организацию, а для органов, осуществляющих пенсионное обеспечение, юридической силой обладают копии трудовых книжек, заверенные Пенсионным фондом РФ.
На наш взгляд, п. 2 указа имеет отношение только к тем ситуациям, когда законодательство предписывает предъявлять в ту или иную организацию подлинник документа. Тогда соответствующая организация сама заверяет необходимую ей копию. Если же нормативные правовые акты предусматривают возможность представления копии, то п. 2 указа не применяется.
Законодательство о пенсионном обеспечении не возлагает на граждан обязанности представить в Пенсионный фонд РФ оригинал трудовой книжки. Не говорится, что копия трудовой книжки должна быть удостоверена нотариусом. Следовательно, гражданин вправе предъявить копию трудовой книжки, заверенную работодателем.” (с)

Я опасаюсь, что это будет прямым или косвенным поводом для увольнения.
прямым – только если вам ваша нынешняя работа противопоказана, и нет вакансий, косвенным – может быть.

Проконсультируйте, пожалуйста, как я могу получить оригинал трудовой книжки без предоставления документов по инвалидности?
никак, но оригинал вам и не нужен.

Обязана ли я вообще, эту тему озвучивать ОК?
нет.

Тем более, работодатель не имеет права отказать предоставить копии документов.

Частые ошибки

Большая часть ошибок при заверении документов происходит из-за спешки или недостаточной компетенции должностного лица, которому доверено поставить печать и подпись. В худшем случае приходится посещать организацию несколько раз для исправления ошибок в копии. Чтобы этого не происходило, рекомендуется изучить требования самостоятельно и проверить правильность заверения на месте.

Самые распространённые ошибки:

  • отсутствие подписи лица, на которое оформлена трудовая книжка (если заверяется каждая страница, она должна присутствовать везде);
  • не везде есть слова «Копия верна» или «Верно»;
  • не везде проставлена печать;
  • оттиск печати не задевает краем изображение на копии;
  • отсутствие надписи о том, что работник продолжает трудиться в организации на текущий момент;
  • отсутствие указания о том, где хранится трудовая книжка;
  • заверяющий сотрудник не имеет соответствующих полномочий.

Если заверяется только одна страница, то копии всех страниц трудовой книжки должны быть правильно сшиты. Это делается так:

  • ставится надпись «Копия» на первом листе или на обороте последнего листа;
  • все листы сшиваются при помощи нитки и толстой иглы, пронумеровываются;;
  • концы нити выводятся на оборот последнего листа, после чего ставится пломба, на которой должно быть написано: «Верно. Прошито, пронумеровано, скреплено печатью N листов».

Снимать и повреждать пломбу недопустимо — придётся идти в отдел кадров за новой копией.

Образец заверенной копии трудовой книжки для 2020 года.

Читайте также:  Особенности заполнения бланка заявления на развод
Добавить комментарий