ФНС ввела новые правила для подотчетников

Как теперь подтверждать подотчетные расходы

Подотчетные расходы есть почти у каждой организации. И они всегда попадают в круг особого внимания налоговиков. Знаете почему? Потому что к ним некоторым образом причастны лица за пределами бухгалтерии — ваши подотчетники, у которых нет такого трепетного отношения к документам, как у вас. А ваши возможности на них повлиять ограниченны. Ну принес подотчетник документы с огрехами, заменить или исправить их возможности нет. Разве вы не примете расходы? Примете, конечно. И хорошо, если таких расходов немного и они несущественны. А если наоборот? Организация работы с подотчетниками — вопрос извечный, рекомендаций можно дать много. Но сейчас сосредоточимся на околоиюльских изменениях.

На самом деле некоторые изменения в подотчете действуют уже сейчас. А с 1 июля к ним добавятся новые. Смотрите, о чем нужно предупредить работников и на что обращать внимание при приеме документов, подтверждающих расходы подотчетных лиц, чтобы не иметь проблем с подотчетными суммами сейчас и в будущем.

Разве вы не примете расходы.

Что изменил закон о применении ККТ

В связи с изменениями Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ стали возникать вопросы, связанные с интерпретацией термина «выдача». В ст. 1.1 Закона № 54-ФЗ расчеты определяются как прием (получение) и выплата денежных средств. И многие стали интересоваться, нужно ли применять ККТ при выдаче подотчетных сумм.

Пояснения по этому вопросу дает Письмо ФНС от 10.08 2018 № АС-4-20/15566@: если выплаты производятся по договору ГПХ и при выдаче подотчетных средств, то кассовый чек пробивать не нужно.

Это же письмо поставило точку в другом вопросе. Если компания выдала сотруднику деньги, не пробила чек, как сотрудник должен производить приобретение товарно-материальных ценностей в рамках расчетов с подотчетными лицами? Как он должен тратить деньги? Допустим, он пошел в магазин и приобрел по нашей просьбе картриджи для принтера. При этом он рассчитался наличными деньгами, которые были выданы ему под отчет.

В п. 2 Письма ФНС от 10.08 2018 № АС-4-20/15566@ говорится, что если сотрудник производит оплату наличными денежными средствами в пользу поставщика за материально-товарные ценности, продавец обязан выдать ему кассовый чек. И даже если сотрудник имеет доверенность (как представитель юрлица), то это ничего не меняет. Письмо УФНС по г. Москве от 14.06.2018 № 17-26/2/125945@, четко указывает на то, что встречный чек выпускать не нужно.

Таким образом, при осуществлении наличных расчетов в рамках расчетов с подотчетными лицами чек выставляет продавец-поставщик товарно-материальных ценностей или услуг. Встречный чек подотчетник не пробивает, поэтому фискальный чек в такой ситуации не формируется, информация в ФНС не передается.

Однако по-прежнему все расчеты по подотчетным лицам в случае их осуществления подкрепляются теми документами, которые фиксируют факт оплаты. Именно поэтому к авансовому отчету прикрепляются соответствующие документы.

Это же письмо поставило точку в другом вопросе.

Пример заявления работника на выдачу подотчетных

Так, при оформлении расходного кассового ордера 0310002 в электронной форме получатель денег вправе поставить электронную подпись.

Кассовые чеки

Кассовый чек, который выдают сотруднику при покупке, подтверждает, что тот оплатил покупку. Кроме того, из кассового чека проще всего понять, на что подотчетник потратил деньги компании. Минфин полагает необходимым прикладывать кассовые чеки к авансовому отчету (письмо от 31.05.2018 № 03-03-06/1/37141).

С 1 июля 2019 года чеки будут обязаны почти все продавцы. Так, допустим, онлайн-кассу обязаны будут использовать ИП на патенте, которые не нанимали сотрудников (Федеральный закон от 03.07.2018 № 192-ФЗ). Это означает, что если подотчетник что-то купил у него, то чек должен быть. Ранее чека могло не быть, поскольку его не был обязан выдавать ИП-продавец.

Если же продавец и после 1 июля 2019 года откажется выдавать чек, то нужно взять у него квитанцию об оплате, в которой должны быть обязательные реквизиты, в том числе подпись (п. 2.1, 3 ст. 2 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ).

Читайте также:  Основные системы оценки персонала при приеме на работу

Также обратите внимание, что с 1 июля 2018 года НА ВСЕХ чеках должен быть QR-код (Федеральный закон от 03.07.2018 № 192-ФЗ). “Старые” чеки уже, по сути, вне закона.

2 Федерального закона от 22.

Заявление от работника

Выдать подотчет 1000 рублей на срок до 10 дней

Директору ОАО «Регион-сервис»

Прошу выдать подотчет денежные средства в размере 1000 рублей на покупку канцелярских товаров.

20.03.2020ПлетневаПлетнева И.Г.

Главному бухгалтеру Максимовой Л.

Сроки отчета

Если срок возврата не установлен, сотрудник сдает отчет в тот же день, в который их получил. Указание на это имеется в письме ФНС от 24.01.2005 № 04-1-02/704.

А вот для командировочных расходов существуют особые условия авансового отчета. По п. 26 положения, утвержденного постановлением правительства РФ от 13.10.2008 № 749, сотрудник обязан отчитаться по ним в течение 3 рабочих дней со дня возвращения.

3 указаний 3210-У составляет 3 дня.

В России с 1 марта 2020 года изменятся правила подотчета

Москва, 16.07.2020, 13:40:23, редакция FTimes.ru, автор Татьяна Орлонская.

В России с 2020 года бухгалтеры должны выдавать работникам деньги в подотчет по новому порядку. Старый порядок больше использовать нельзя.

В августе 2017 года Центробанк РФ утвердил новый порядок выдачи в подотчет в 2020 году. Эти правила несколько облегчили жизнь бухгалтерам и подотчетным сотрудникам. В нашем материале о том, какие документы по подотчету изменились и в чем заключаются преимущества.

ru, автор Татьяна Орлонская.

Документальное оформление расчетов с подотчетными лицами в 2020 году

  • 3 основных документа по оформлению подотчетных сумм
  • Дополнительные подотчетные документы
  • Налоговые риски документальных ошибок подотчета
  • Способы снижения рисков
  • Подотчетный документооборот и новое Указание ЦБ РФ № 5348-У
  • Подводим итоги

Выдача денег под отчет и контроль за их расходованием сопровождается оформлением целого комплекта документов. Что в него включается? Какие риски возникают при неверном оформлении подотчетных бумаг и как их снизить? В нашем материале вы найдете образцы этих документов, а также узнаете, повлияло ли новое Указание ЦБ РФ № 5348-У на порядок документального оформления расчетов с подотчетными лицами.

Способы снижения рисков.

Как было раньше

До 02 мая 2014 года сообщать об открытии и закрытии счетов обязаны были не только банки, но и сами налогоплательщики: организации и ИП. За несвоевременное исполнение установленной обязанности и те, и другие могли быть привлечены к ответственности.

Такое дублирование норм в Налоговом кодексе РФ приводило не только к увеличению объемов документооборота, но и к установлению дополнительной обязанности налогоплательщика, а также к искусственному созданию ситуации совершения им налогового правонарушения при отсутствии причинения вреда охраняемым законом правоотношениям, так как информация об открытии или закрытии счетов в любом случае попадала в налоговый орган через банк, в котором был открыт или закрыт счёт.

Вступивший в силу Федеральный закон от 02 апреля 2014 № 52-ФЗ отменил нормы, устанавливающие обязанность налогоплательщиков сообщать в налоговый орган информацию об открытии и закрытии счетов в банке. Утратила силу и статья 118 Налогового кодекса РФ, в которой была прописана ответственность за их несоблюдение.

И начиная с указанной даты, к ответственности за несообщение сведений об открытии или о закрытии банковского счета могут быть привлечены только банки, на основании п. 2 ст. 132 Налогового кодекса РФ.

Счета для совершения операций с использованием расчетных дебетовых , кредитных карт.

ФНС ввела новые правила для подотчетников

Шестакова Е. В.,
к.ю.н., генеральный директор
ООО «Актуальный менеджмент»

бухгалтер или иное должностное лицо в том числе кассир , определенное в распорядительном документе, или должностное лицо организации, физическое лицо, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета;.

Для получения новой суммы сдавать предыдущий остаток необязательно

Ранее порядок ведения кассовых операций содержал обязательное требование: подотчетное лицо имело право получить новый аванс только при условии возврата ранее выданных средств (абз. 3 пп. 6.3 п.6 Указаний ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У). Теперь абзац с таким требованием полностью исключен из документа.

Читайте также:  Сколько зарабатывают пилоты

Компания может выдавать подотчетным лицам авансы, не дожидаясь полного погашения предыдущей задолженности.

Такой порядок удобен, если одному подотчетному лицу нужно выдать деньги на разные цели. Также может возникнуть ситуация, когда подотчетнику не хватает первоначально полученной суммы для осуществления покупки.

Например, 21.08.2017 завхозу компании выдали деньги для покупки инвентаря. Завхоз узнал стоимость и понял, что ему не хватает средств на приобретение инвентаря. На следующий день, 22.08.2017, кассир компании на законных основаниях может выдать завхозу недостающую сумму.

До 19.08.2017 в данной ситуации пришлось бы сначала вернуть полученные деньги, а затем получить нужную сумму. Также завхоз мог доплатить за инвентарь из своих личных средств, а после утверждения авансового отчета ему бы выдали перерасход.

2017 завхозу компании выдали деньги для покупки инвентаря.

Лиц, которые начнут применять ККТ с 1 июля 2019 года, проинформируют по инструкции ФНС России

ФНС России разъяснила действия сотрудников налоговых органов в рамках информационно-разъяснительной кампании по переходу на новый порядок применения ККТ плательщиками, которые ранее могли ее не использовать (письмо ФНС России от 22 марта 2019 г. № ЕД-4-20/5228).

  • организации и ИП на любом режиме налогообложения, выполняющие работы или оказывающие услуги населению;
  • ИП, применяющие ЕНВД и ПСН, работающие в сфере торговли или общепита без наемных работников;
  • ИП без наемных работников, торгующие через автоматы;
  • организации и ИП, реализующие в салоне транспортного средства проездные документы и талоны для проезда в общественном транспорте.

Соответственно, придется снова обновлять кассы.

Сотрудник получил наличку, а расплатился безналом

Иногда подотчетные лица рассчитываются по безналу с помощью личной карты, несмотря на то что изначально получили на расходы наличные деньги.

О совершении операции путем безналичного расчета свидетельствуют отчетные документы.

ФНС считает, что можно принять к учету расходы, оплаченные картой (письмо ФНС от 22.06.2011 № ЕД-4-3/9876).

Обратите внимание, что при перечислении денежных средств на личные банковские карты сотрудников для оплаты хозяйственных нужд (товаров, материалов) в приказе об учетной политике организации следует предусмотреть положения, определяющие порядок расчетов с подотчетными лицами посредством их личных банковских карт (письмо Минфина РФ от 25.08.2014 № 03-11-11/42288).

Обратите внимание, что принять к зачету НДС по счету-фактуре без верного наименования покупателя не получится.

Памятка Для Подотчетника В 2020 Году

Обоснование позиции:
По общему правилу факт оплаты товаров (работ, услуг) наличными денежными средствами и (или) с использованием платежных карт должен подтверждаться предоставляемыми подотчетными лицами чеками ККТ (п. 2 ст. 1.2, п. 2 ст. 5 Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ, далее — Закон N 54-ФЗ).
С 01.07.2020 состав реквизитов кассового чека или БСО, формируемого в случае осуществления расчетов между организациями и (или) ИП с использованием наличных денег либо с предъявлением электронных средств платежа, дополнен новыми реквизитами (п. 6.1 ст. 4.7 Закона N 54-ФЗ), в частности:
— наименование покупателя (клиента) (наименование организации или фамилия, имя, отчество (при наличии) ИП);
— ИНН покупателя (клиента).
Согласно разъяснениям Минфина России именно указание данных реквизитов в кассовом чеке позволит оформить расчет одним чеком с идентификацией обеих сторон в качестве организаций (письма Минфина России от 24.10.2020 N 03-01-15/76387, от 19.10.2020 N 03-01-15/75371, от 01.10.2020 N 03-01-15/70143, от 11.09.2020 N 03-01-15/65032 и N 03-01-15/65050 и пр.).
При этом, если продавцом достоверно не установлен статус лица как подотчетного (например, что могло быть достигнуто предъявлением подотчетным лицом доверенности), то ККТ продавцу следует применять в порядке, предусмотренном для расчета с покупателем — физическим лицом.
Вместе с тем, если подотчетное лицо представило в оправдание понесенных расходов кассовый чек без указания реквизитов, предусмотренных п. 6.1 ст. 4.7 Закона N 54-ФЗ, необходимо исходить из следующего.
Из положений п. 1 ст. 252 НК РФ в системной взаимосвязи с нормами ст. 313 НК РФ, а также ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» следует, что документами, подтверждающими произведенные на территории РФ расходы, являются, в частности, первичные учетные документы, которыми оформляются все факты хозяйственной жизни. При этом нормы главы 25 НК РФ не устанавливают конкретного перечня документов, подтверждающих те или иные расходы (письма Минфина России от 29.08.2020 N 03-03-06/1/55280, от 15.08.2020 N 03-07-08/52318). Из обосновывающих расходы надлежащим образом оформленных документов четко и определенно должно прослеживаться, какие расходы были произведены (письма Минфина России от 26.03.2020 N 03-03-06/2/20469, от 21.03.2020 N 03-03-07/19097) и присутствовать их связь с деятельностью, направленной на получение дохода (письмо Минфина России от 26.03.2020 N 03-03-07/20466).
Кассовый чек подтверждает факт расчетов, но не является документом, обосновывающим экономическую целесообразность факта хозяйственной деятельности (письма Минфина России от 30.04.2020 N 03-03-06/1/32212, от 18.02.2020 N 03-03-06/1/10344).
По нашему мнению, основанием для признания расходов на приобретение подотчетным лицом ТМЦ (оказанным ему услугам) будет являться утвержденный руководителем организации надлежащим образом оформленный авансовый отчет с приложенными к нему имеющимися у подотчетного лица документами, подтверждающими фактическое осуществление затрат (например, кассовый чек).
Представители ФНС России в ответ на вопрос налогоплательщика о возможности учесть расходы, если кассовый чек (БСО) подотчетному лицу организации (ИП) был выдан как физическому лицу, т.е. без указания реквизитов, предусмотренных п. 6.1 ст. 4.7 Законом N 54-ФЗ, разъяснили: «Да, можно. Кассовый чек, выданный физическому лицу, в том числе подотчетному, является первичным документом, на основании которого организация (ИП) может учесть расходы» (материал опубликован 19.07.2020 в разделе «Часто задаваемые вопросы» на официальном сайте ФНС России, размещен в Системе ГАРАНТ в соответствии с письмом ФНС России от 09.04.2013 N 12-3-06/0008).

В чеке ККМ за проживание и ТМЦ должны быть указаны ИНН и наименование организации.

Вы можете уменьшить налоги, если сделка состоялась

Даже если ваш поставщик был признан однодневкой, ФНС все равно признает ваши расходы, а еще позволит вам принять некоторые вычеты по сделкам с фиктивными компаниями. Налоговый кодекс позволяет уменьшить налог, если сделку исполнила сторона по договору либо кто-то, к кому перешло обязательство (ст. 54.1 НК РФ), и суды только потребуют реконструкции расходов по налогу на прибыль по реальным сделкам. Налоги ФНС будет определять расчетным путем.

Что будет, если поставщика признают однодневкой

1. Если факт сделки не докажут, расходы и вычеты снимут полностью.
2. Если сделку докажут, а ФНС выяснит, кто реальный поставщик, вычеты НДС снимут, а расходы определят расчетным путем при содействии компании.
3. Если сделку докажут, но ФНС не сможет узнать, кто реальный поставщик, она примет расходы и вычеты НДС в суммах, которые отразил реальный поставщик.

Читайте также:  Индексация материнского капитала будет заморожена

Если вы не знаете, как и с кем работает ваш контрагент, ФНС, скорее всего, посчитает ваши расходы по сделке неподтвержденными, и вам придется самостоятельно доказывать, сколько вы потратили. Не рассчитывайте, что налоговики правильно определят ваши расходы, лучше представьте собственный расчет, а также представьте данные экспертизы и доступную информацию о похожих сделках компании, в которых расходы подтверждены документами.

Не рассчитывайте, что налоговики правильно определят ваши расходы, лучше представьте собственный расчет, а также представьте данные экспертизы и доступную информацию о похожих сделках компании, в которых расходы подтверждены документами.

Добавить комментарий