Командировка за границу

Оформление авансового отчета по командировке за границу

Приложенные к авансовому отчету (форма N АО-1) подтверждающие документы, которые составлены на иностранном языке, следует перевести на русский язык.

Сделать это может работник организации (Письмо Минфина от 20.04.2012 N 03-03-06/1/202).

Сумму расходов, оплаченных работником в иностранной валюте, надо отразить на оборотной стороне формы N АО-1 (Указания по заполнению формы N АО-1):

в графах 6 и 8 – в той валюте, в которой оплачены расходы;

в графах 5 и 7 – в рублях по курсу пересчета.

Кроме того, если аванс для загранкомандировки выдан работнику в иностранной валюте, то сумму этого аванса надо вписать в авансовом отчете (Указания по заполнению формы N АО-1):

в строке 1а – в валюте. В этой же строке укажите вид валюты;

в строке 1 – в рублях по курсу пересчета.

Других особенностей при оформлении авансового отчета при загранкомандировке нет.

2014 N 03-03-07 16777 ;.

Оформляем загранкомандировку

Процесс оформления загранкомандировки многоэтапный — администрации компании требуется предусмотреть важные аспекты предстоящей служебной поездки сотрудника, подкрепив каждый этап набором документов.

Этап 1: предварительный

На этом этапе оформляются бумаги, обязательные по нормам ТК РФ.

Первое, на что следует обратить внимание администрации компании при отправке сотрудника в загранкомандировку, — это законодательные ограничения. Нужно проверить, не входит ли потенциальный командировочный сотрудник в список лиц:

  • которых запрещено отправлять в служебные поездки (например, по ст. 259 ТК РФ предусмотрен запрет на такие действия в отношении беременных женщин);
  • отправка которых в служебные поездки возможна только с их письменного согласия (к примеру, по ст. 259 ТК РФ к таким лицам относятся женщины, имеющие детей в возрасте до 3 лет).

Если сотрудник попал в запретный список, придется искать другую кандидатуру для служебной поездки. Если же потенциальный командировочный входит в группу лиц из ограничительного списка, необходимо:

  • ознакомить его (под расписку) с существующим у него правом отказа от командировки;
  • получить письменное согласие или отказ.

Этап 2: основной

На этом этапе издается главный документ — приказ на командировку с указанием в нем информации о цели служебной поездки, месте и сроках.

Образец унифицированной формы приказа см. по ссылке.

Если внутренними правилами компании предусмотрено оформление иных командировочных бумаг (задания на командировку, командировочного удостоверения и т. д.), необходимо заполнить их перед отправкой сотрудника в служебную поездку.

Кроме приказа (если в компании он оформляется по унифицированной форме) и иных внутрифирменных документов рекомендуем оформить дополнительное распоряжение, в котором следует прописать нюансы подготовки к командировке, а именно:

  • обязать командируемого работника заблаговременно оформить загранпаспорт (если он у него отсутствует или просрочен) и иные необходимые для выезда из страны документы (визу, медицинскую страховку и др.);
  • указать финансистам на необходимость составления предварительной сметы расходов по загранкомандировке для определения размера аванса, выдаваемого сотруднику до начала поездки;
  • поручить сотрудникам кадровой службы или иным ответственным лицам компании провести прочие необходимые процедуры (по приобретению проездных билетов, бронированию гостиницы и т. д.).

Когда нужна медстраховка для загранкомандировки, читайте здесь.

Этап 3: контрольный

В распоряжении (о котором было рассказано выше) необходимо также прописать такой важный аспект, как необходимость проверки у командируемого сотрудника:

  • отсутствия задолженности, отраженной в информационной базе службы судебных приставов;
  • прививок (если для въезда в определенную страну их наличие обязательно).

Подробнее об этом расскажем далее.

Если внутренними правилами компании предусмотрено оформление иных командировочных бумаг задания на командировку, командировочного удостоверения и т.

Предварительный расчет

Если нормативным актом компании предусмотрена подготовка предварительного расчета или сметы на загранкомандировку, необходимо его оформить.

В расчете или смете определяют сумму, которая должна быть заранее выдана сотруднику с учетом его предполагаемых расходов – суточные, приблизительные расходы на проезд и проживание.

Аванс на командировку выдают на основании подготовленного расчета и подписанного приказа.

Как правильно оформить расчет при командировке за границу, вы можете узнать из нашей статьи «Как рассчитать суточные при командировке за границу».

Какие именно документы должны быть оформлены перед началом командировки и после возвращения из нее, должно быть прописано в локальном акте компании.

Документальное сопровождение командировки в 2020 году

В каждой компании в дополнение к трудовому законодательству может быть составлен локальный акт, регулирующий процесс командирования сотрудников. В нем указывают:

  • что может быть целью рабочей поездки;
  • кого могут отправлять в командировку;
  • каков размер суточных для командировочных по России и за границей;
  • какие виды расходов покрывает фирма, в том числе дополнительные (например, расходы на деловые ужины, трансфер, такси).

Перед рабочей поездкой важно ознакомиться с положением о командировках в компании, чтобы точно знать, какие расходы возместят, а какие нет.

Читайте также:  Обжалование определения о принятии искового заявления

Процесс оформления деловой поездки в каждой компании имеет свои нюансы. Но есть и общие моменты, которые характерны для большинства организаций.

Согласно статье 167 ТК РФ, на время командировки за работником сохраняется место его нельзя уволить и средний заработок.

Корпоративные карты

Сейчас все больше компаний отказываются от наличных средств и переходят на использование корпоративных карт, которые удобны в обращении и экономят время, а также облегчают учет. Корпоративные карты используют в том числе и для командировочных расходов. По функционалу карты ничем не отличаются от обычных, ими можно расплачиваться, в том числе за рубежом, а также пользоваться привилегиями, например, скидками или бонусами. Порядок использования карт должен быть закреплен в локально-нормативном акте организации. В данном документе устанавливаются должности сотрудников, имеющих право использовать корпоративные карты, лимиты, порядок получения и возврата и прочие нюансы (ч. 1 ст. 8 ТК РФ).

Корпоративные карты могут быть как именными, так и обезличенными. В любом случае карту сотруднику компании следует выдавать под расписку. Если сотрудники пользуются обезличенной корпоративной картой, то необходимо организовать учет таким образом, чтобы было всегда известно, у кого карта находится в данный момент. Такие карты обычно выдаются сотрудникам на определенный срок и конкретные цели, затем они должны быть возвращены в компанию. Хранить их рекомендуется в сейфе.

Передавать именную карту от одного сотрудника другому противозаконно, что следует из ряда норм Положения ЦБ РФ от 24 декабря 2004 года № 266-П «Об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт». На практике встречаются такие случаи, когда руководитель компании передает именную корпоративную карту, например, своему помощнику. Рекомендую в таких случаях прикладывать к авансовому отчету служебную записку о том, что расходы были оплачены с карты руководителя.

Важно помнить, что, оплачивая услуги или товары корпоративной картой, чеки и прочие оправдательные документы собирать все же нужно, так как выписка со счета карты будет подтверждать факт оплаты, но расходы компании должны быть подтверждены первичными учетными документами.

Важно помнить, что, оплачивая услуги или товары корпоративной картой, чеки и прочие оправдательные документы собирать все же нужно, так как выписка со счета карты будет подтверждать факт оплаты, но расходы компании должны быть подтверждены первичными учетными документами.

Положение об особенностях направления работников в служебные командировки

Согласно этому документу работники направляются в командировки на основании решения работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (п. 3). При этом срок командировки устанавливается работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения (п. 4).

В силу п. 11 Положения командированным работникам возмещаются:

  • расходы по проезду и найму жилого помещения;
  • дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства (суточные);
  • иные расходы, произведенные работником с разрешения руководителя организации.

При направлении сотрудника в командировку на территорию иностранного государства дополнительно возмещаются (п. 23 Положения):

  1. расходы на оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов;
  2. обязательные консульские и аэродромные сборы;
  3. сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;
  4. расходы на оформление обязательной медицинской стра­ховки;
  5. иные обязательные платежи и сборы.

Все перечисленные расходы учитываются при расчете облагаемой базы по налогу на прибыль на основании пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных с командировками, для коммерческих организаций определяются коллективным договором или локальным нормативным актом (в соответствии с положениями ст. 168 ТК РФ).

Обратите внимание

Фактический срок пребывания работника в месте командирования определяется по проездным документам, представляемым этим работником по возвращении из служебной командировки.

В случае проезда сотрудника к месту командирования и (или) обратно к месту работы на личном транспорте (легковом автомобиле, мотоцикле) фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке, которая представляется этим сотрудником по возвращении из служебной командировки работодателю одновременно с оправдательными документами, подтверждающими использование данного транспорта для проезда к месту командирования и обратно (путевой лист, счета, квитанции, кассовые чеки и др.) (п. 7 Положения).

Отметим, что до 08.01.2015 (с этой даты действуют изменения, внесенные в Положение [2] ) в случаях командирования работников в государства – участники СНГ, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы, необходимо было оформлять командировочное удостоверение. С 08.01.2015 это требование отменено.

Читайте также:  Можно ли оформить дарственную на ипотечную квартиру

Добавим: направление работника в командировку в страны, не относящиеся к указанным государствам, и до этой даты производилось по распоряжению работодателя без оформления командировочного удостоверения.

В соответствии со ст. 26 Положения работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение трех рабочих дней авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы. К авансовому отчету прилагаются документы о найме жилого помещения, фактических затратах по проезду (включая оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой. До 08.01.2015 эта норма предусматривала еще и необходимость составления отчета о выполненной работе в командировке.

В случае вынужденной задержки в пути суточные за время задержки выплачиваются по решению руководителя организации при представлении документов, подтверждающих факт такой задержки п.

Суточные при однодневной командировке

По закону минимальный срок командировки не установлен. Поездка по заданию работодателя может быть и однодневной. Оформляем такую поездку как многоднедвную командировку (выпускаем приказ, ставим соответствующую отметку в табеле учета рабочего времени: «К» или «06»).

После сотрудник отчитывается за поездку. Работодатель возмещает ему расходы, например на проезд, а также другие согласованные суммы. А суточные положены? По закону суточные за «мини-поездки» по России не выплачиваются. Оставить сотрудника совсем без денег даже в однодневной командировке — не лучшая идея, даже если это и по закону. Как можно выйти из ситуации?

Оставить сотрудника совсем без денег даже в однодневной командировке не лучшая идея, даже если это и по закону.

Размер суточных

Размер суточных рассчитывается с учетом числа дней проезда по территории России и количества дней, проведенных за границей. Размер суточных определяется на основании статьи 217 НК РФ. В частности, это 700 рублей в сутки для командировки по территории России и 2 500 рублей для заграничных поездок.

ВАЖНО! Работодатель имеет право увеличить размер суточных по собственному желанию. Надбавка устанавливается локальными актами компании. С разницы удерживается НДФЛ.

Отражение всех сумм в авансовом отчете.

Оформление

Оформление командировки регламентирует Трудовой кодекс, а также ПП № 749. Согласно этим двум нормативным актам все решения по командировке принимает исключительно работодатель. Цель поездки, сроки и многое другое зависит только от него. Свое решение работодатель обязан оформить документально. Какой это будет вид документа, нормативные акты не содержат. Но на практике начальник выдает приказ о направлении работника в командировку.

Для этого оформляется специальная форма приказа – Т-9 или Т-9а, если направляется несколько лиц. Закон также не запрещает использовать бланки приказов, разработанные работодателем для организации собственноручно. Главное, чтобы ни были утверждены соответствующими внутренними документами.

Этот этап оформления командировки за границу осуществляется очень просто. Кадровому сотруднику потребуется только приказ и служебное задание, наличие которого не является обязательным. Далее работодателю необходимо возместить расходы, которые сотрудник понесет в поездке. То есть, оформить суточные.

После поездки сотрудник обязан отчитаться работодателю и получить возмещение.

Суточные в командировке за рубеж

До начала поездки командированный должен получить средства на командировочные расходы. Размер аванса определяет работодатель на основе длительности поездки, стоимости билетов, потенциальных затрат на жильё и другие нужды, а также суммы суточных, выбранной внутри компании. Особенно важно учесть это при длительных заграничных командировках. Но помните, что, по закону, для заграничных командировок с суточных больше 2500 рублей удерживается налог на доходы для физических лиц. Подробнее про суточные мы рассказываем в отдельной статье.

Суточные для зарубежных поездок выплачиваются в валюте той страны, куда направляется сотрудник. Если работник уезжает в командировку, пересекает границу РФ и возвращается в тот же день, то ему выплачивается 50% суточных в иностранной валюте. Не забывайте про учет выходных и нерабочих дней в командировке.

Обратите внимание, как считаются суточные для дней, когда сотрудник пересекает границу России. День выезда из страны относится к пребыванию за рубежом — суточные выплачиваются в иностранной валюте. Время, затраченное на переезд через границу на обратном пути, оплачивается уже в рублях.

Проверьте условия въезда в страну.

Суточные при однодневных командировках

Если командировка длится всего один день, то суточные работнику не полагаются. Об этом прямо сказано в пункте 11 Положения о командировках. Но многие организации и предприниматели все же выплачивают суточные даже при однодневных служебных поездках. Нужно ли платить с них НДФЛ и взносы?

Читайте также:  Понятие и виды жилищных правоотношений

В Минфине России считают, что все зависит от наличия подтверждающих документов. Если работник их представил, то выплату при однодневной командировке хоть и нельзя признать суточными, зато можно отнести к другой категории командировочных расходов. А именно, к иным издержкам, согласованным с работодателем. Тогда выплата в полном объеме освобождается от налога на доходы и взносов (письмо от 17.05.18 № 03-15-06/33309; см. « НДФЛ с «суточных» при однодневной командировке: Минфин изменил свою позицию »).

16 03-03-06 1 2318; см.

Расходы на оформление загранпаспорта

Если у работника, направляемого в зарубежную командировку, нет загранпаспорта, то его необходимо оформить. Расходы на оформление загранпаспорта также могут быть списаны в качестве командировочных.

Как правило, оформлением загранпаспорта занимается сам работник. Для этого организация может выдать ему под отчет определенную сумму либо возместить понесенные расходы позже.

Расходы, связанные с оформлением загранпаспорта – это оплата госпошлины, а также различного рода консультационных и прочих услуг.

Документами, на основании которых можно списать эти расходы, выступают документы, подтверждающие оплату, а также сам факт наличия загранпаспорта, для чего делается его ксерокопия.

Помимо стандартных расходов на оформление визы, существуют дополнительные услуги за доставку готовой визы в организацию с помощью курьера.

Командировочные за границу: оформление документов, ведение учета затрат

Командировочные за границу, цель поездки, выполнение определенной деятельности за пределами страны, их длительность — утверждается в приказном порядке руководителем предприятия. Вне зависимости, на какой территории проводится работа, государство гарантирует защиту гражданина в соответствии с положениями Трудового Кодекса РФ.

Командировочные за границу сопровождаются сложной процедурой в определении затрат, документального оформления, правильного и четкого, чтобы отправленный специалист в другую страну разрешал производственные вопросы без проблем.

Что за работа

Моя должность — внутренний аудитор в международной компании. Если коротко, мы ездим по предприятиям холдинга, изучаем процессы на самых эффективных из них, внедряем в практику на остальных заводах и контролируем исполнение. У аудиторов в команде есть своя специализация — каждый изучает отдельное направление. Внутренние аудиторы в основном из стран Восточной Европы: тут дешевая рабочая сила при высоком уровне образования.

В составе холдинга 45 производственных площадок и сотни обслуживающих компаний. Все это раскидано по 27 странам мира.

Важное преимущество работы — постоянное расширение кругозора и общение с иностранным менеджментом. Каждый менеджер, которого мы проверяем, обычно занимает свою позицию не менее 10 лет и очень недоволен, когда его приходят проверять «студенты». И такое давление со стороны опытных и образованных — постоянный стимул развиваться. Забыл термин по-английски — провал. Представил анализ с ошибкой — провал. Составил заключение, основываясь на ошибочном анализе, — выговор или увольнение.

А еще в выходные во время проекта можно посетить новые места и посмотреть страну. За год работы я побывал во многих столицах: Вене, Варшаве, Будапеште, Анкаре, Риге, Берлине, Лондоне и Бухаресте. А также посетил другие красивые города: Питтсбург, Банска-Штьявница, Констанца, Лланголлен, Пустков и Краков.

Отпуск тоже можно брать прямо за границей. Это помогает экономить: я из Уфы, а лететь куда-то из Уфы всегда дороже. По Европе и США можно летать за 25—30 $, но обычно цены на уровне 50 $. Например, я летал из Кракова в Валетту за 41 $ ( 2700 Р ); из Берлина в Манчестер за 60 $ ( 4500 Р ); из Питтсбурга в Лос-Анджелес за 50 $ ( 3300 Р ).

Улочка в словацкой глубинке, куда я никогда бы не поехал за свой счет Прямо рядом с гостиницей на северо-востоке Уэльса находится акведук Понткисиллте — самый длинный и высокий акведук в Великобритании

Но начальство прислушивается к просьбам сократить поездки или дать паузу, если командировок очень много.

Действующие в 2018 году положения

Суточные за границу определяются статьей 168 Трудового кодекса России, часть 1. В абзаце 3 прописано, что работодатель обязан выплачивать довольствие на питание персоналу, выполняющему служебные обязанности вне района проживания. Официально установлен верхний лимит не облагаемой налогом суммы:

  • 700 руб. для поездок по территории России;
  • 2,5 тыс. руб., если выплачиваются суточные за границу;

Верхний предел денежной компенсации на питание не ограничен законодательными актами, но с ростом суммы добавляются НДФЛ и страховые взносы. Поэтому работодатели не спешат устанавливать психологически непреодолимые уровни компенсаций. Часто работнику проводят доплаты по дополнительным статьям, в случаях, когда нет возможности оплатить питание законными методами.

На 10 апреля 2018 года курс по отношению к рублю составил 58,67.

Добавить комментарий