Уменьшены сроки хранения документов по личном составу

Сроки хранения документов по личному составу

Документы по личному составу предприятия созданные после 2003 года должны хранится 50 лет.

К документам по личному составу относятся трудовые договоры и служебные контракты, трудовые соглашения, гражданско-правовые договоры, личные карточки, невостребованные подлинные личные документы (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, свидетельства, удостоверения).

Согласно Федерального закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ “Об архивном деле в Российской Федерации” документы содержащие персональные данные сотрудников должны хранится 75 лет.

В марте 2016 года внесены изменения в сроки хранения кадровых документов по личному составу. Федеральный закон от 2 марта 2016 г. № 43-ФЗ уточняет, что 75-лет нужно хранить документы, которые были созданы до 2003 года. Для документов, созданных после 2003 года, срок хранения документов по личному составу составляет 50 лет.

Для документов, созданных после 2003 года, срок хранения документов по личному составу составляет 50 лет.

Новые сроки хранения учетных документов компании: таблица

Законом об архивном деле в РФ предусмотрена обязанность организаций обеспечивать сохранность документов в течение сроков их хранения. С 18 февраля в силу вступил новый регламент таких сроков, разработанный Росархивом взамен аналогичного, утвержденного Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558.

Вместо прежних тысяч с лишним строк в новом списке меньше семисот позиций.

Изменения требований, предъявляемых к хранению учетных и кадровых документов, представляем в удобной для ознакомления форме.

ТАБЛИЦА: «Изменение сроков хранения учетных документов компании»

№ нового перечня

№ старого перечня

Вид документа

Было

Стало

Ценообразование

Прейскуранты (прайс-листы), ценники на товары, работы и услуги по месту утверждения

10 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

Документы (справки, обоснования, заключения, нормативные индикаторы, калькуляции) о разработке, применении цен, тарифов и их корректировке по месту разработки

5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

Соглашения (контракты, договоры) о повышении, снижении или поддержании цен (тарифов), протоколы согласования цен на товары, работы и услуги, переписка по вопросам ценообразования

5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

Финансирование, кредитование деятельности

Документы (справки, акты, обязательства, переписка) о дебиторской и кредиторской задолженности (при условии погашения дебиторской и кредиторской задолженности). Документы (отчеты, счета, справки, переписка) по вопросам благотворительной деятельности

5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

Бухгалтерский учет и отчетность

Аналитические документы (таблицы, доклады) к годовой бухгалтерской (бюджетной) отчетности

5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

Отчеты (аналитические таблицы) о выполнении планов финансово-хозяйственной деятельности организации:

а) сводные годовые, годовые;

б) 5 лет (при отсутствии годовых – постоянно);

Консолидированная финансовая отчетность (финансовая отчетность не создающих группу организаций, составленная по международным стандартам финансовой отчетности):

Постоянно (на усмотрение архива)

а) до ликвидации организации;

Первичные учетные документы и связанные с ними оправдательные документы (кассовые документы и книги, банковские документы, корешки денежных чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные и авансовые отчеты, переписка)

5 лет при условии проведения проверки. Уточнено, что при возникновении споров, разногласий сохраняются до принятия решения по делу

Образцы подписей материально ответственных лиц

До минования надобности, но не менее 5 лет

5 лет после смены материально ответственного лица

Планы, стратегии, программы и документы к ним (акты, справки, сведения, обоснования, переписка, расчеты, таблицы, ведомости), полученные и (или) составленные в ходе оказания аудиторских услуг

5 лет при условии проведения внешней проверки качества работы

Договоры (контракты, соглашения) оказания аудиторских услуг:

а) у аудируемого лица;

б) у аудиторской организации, индивидуального аудитора (при условии проведения внешней проверки качества работы)

5 лет после истечения срока действия договора. Уточнено:

— срок исчисляется также с момента прекращения обязательств по договору;

— для «б» — при возникновении споров, разногласий сохраняются до принятия решения по делу

Документы (справки, акты, переписка) о недостачах, присвоениях, растратах

5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

10 лет после возмещения ущерба; в случае возбуждения уголовных дел хранятся до принятия решения по делу

Журналы, базы данных учета:

б) расчетов с организациями, кассовых документов (счетов, платежных поручений), доверенностей

а) постоянно (на усмотрение архива);

б) 5 лет при условии проведения проверки (ревизии)

а) до ликвидации организации;

Журналы, карточки, базы данных учета основных средств (зданий, сооружений), обязательств

5 лет после ликвидации основных средств

До ликвидации организации

Книги, журналы, карточки учета поступления валюты

5 лет при условии

Учет оплаты труда

Документы (сводные расчетные (расчетно-платежные) платежные ведомости и документы к ним, расчетные листы на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат) о получении заработной платы и других выплат

При отсутствии лицевых счетов – 75 лет

При отсутствии лицевых счетов *50/75 лет

Лицевые счета работников, карточки-справки по заработной плате (с возможностью частичного отбора для постоянного хранения)

Договоры гражданско-правового характера о выполнении работ, оказании услуг физическими лицами, акты сдачи-приемки выполненных работ, оказанных услуг

75 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

Налогообложение

Документы о начисленных и перечисленных суммах налогов в бюджеты всех уровней, задолженности по ним (после снятия задолженности), документы об освобождении от уплаты налогов, предоставлении льгот, отсрочек уплаты или отказе в ней по налогам, сборам

5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

Справка об исполнении обязанности по уплате налогов, сборов, страховых взносов, пени и налоговых санкций, справка о состоянии расчетов с бюджетом

Расчеты по страховым взносам

Годовые для ФСС – постоянно, квартальные для ФСС и любые РСВ – 5 лет.

При отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы – 75 лет

Карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат и иных вознаграждений и сумм начисленных страховых взносов

75 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

При отсутствии лицевых счетов *50/75 лет

Налоговые декларации ИП

Декларации ИП по 2002 год включительно – 75 лет. Остальные 5 лет

Налоговые декларации (расчеты) юридических лиц, индивидуальных предпринимателей по всем видам налогов

5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

Реестры сведений о доходах физических лиц, представляемых налоговыми агентами

Документы (переписка, уведомления, требования, акты, решения, постановления, возражения, жалобы, заявления) о разногласиях по вопросам налогообложения, взимания налогов и сборов в бюджеты всех уровней

5 лет, исключена возможность частичного отбора для постоянного хранения

Документы (справки, заявления, переписка) о реструктуризации задолженности по страховым взносам и налоговой задолженности

5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

Книги, журналы, карточки учета поступления валюты.

Уменьшены сроки хранения документов по личном составу

Но документы по личному составу уволенных работников, созданные до 2002 года включительно и подлежащие долговременному свыше 10 лет хранению, при современной текучести кадров уже давно должны были быть внесены в описи дел по личному составу и переданы в архив ведь обычно они оформляются и передаются туда в течение одного-трех лет после увольнения.

Уничтожение документов в связи с истечением срока их хранения

Акты о выделении дел к уничтожению оформляются после составления архивных описей дел постоянного и временного сроков хранения. Описи дел и акты должны рассматриваться экспертной комиссией в едином комплексе и утверждаться руководителем учреждения (п. 3.7.24 Основных правил работы архивов организаций).

После утверждения описей учреждения разрешается уничтожение дел с временными сроками хранения за период времени, соответствующий утвержденным описям.

Уничтожение дел оформляется актом о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, утверждаемым руководителем учреждения. Форма акта приведена в приложении 4 к Основным правилам работы архивов организаций.

Отобранные к уничтожению и включенные в акты дела передаются на уничтожение в установленном порядке. Использование этих документов для хозяйственных нужд запрещено.

Согласно п. 2.4.7 Основных правил работы архивов организаций дела, подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию). Передача оформляется приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры. Погрузка и вывоз на утилизацию должны осуществляться под контролем сотрудника, ответственного за обеспечение сохранности документов архива.

Названные документы принимаются от учреждений государственным и муниципальным архивами, организацией Российской академии наук в соответствии с планом-графиком, который утверждается руководством архива по согласованию с учреждением п.

Сроки хранения документов по личному составу (Иритикова В.)

Дата размещения статьи: 23.09.2016

В середине марта вступили в силу изменения, согласно которым срок хранения кадровой документации был сокращен. Как теперь определить срок хранения документов по личному составу в связи с изменениями в законодательстве об архивном деле?

Федеральным законом от 02.03.2016 N 43-ФЗ “О внесении изменений в Федеральный закон “Об архивном деле в Российской Федерации” (далее – Закон об архивном деле) с 13.03.2016 изменены сроки хранения документов по личному составу.
Из действующей ст. 22 “Сроки временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации до их передачи на постоянное хранение”, в п. 4 которой устанавливается 75-летний срок хранения документов в организациях-авторах до их поступления в государственные и муниципальные архивы, исключены слова “документов по личному составу”.
Взамен введена новая статья с номером 22.1, устанавливающая новый критерий – 2003 г. как условную границу при определении сроков хранения документов по личному составу. Очевидно, граница свидетельствует о том, что с этого года гарантируются достоверность, полнота и сохранность данных персонифицированного учета, которые обеспечивает в своих информационных ресурсах Пенсионный фонд РФ.

Фрагмент документа. Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ “Об архивном деле в Российской Федерации”
Статья 22.1 “Сроки временного хранения документов по личному составу”

Если документы по личному составу созданы до 2003 г. (т.е. крайняя дата дела должна соответствовать 2002 г. или ранее), то они подлежат хранению:
– в течение 75 лет со дня создания с проведением экспертизы ценности после истечения указанного срока хранения (т.е. для части дел срок хранения в этот момент может быть увеличен вплоть до постоянного) в государственных органах и органах местного самоуправления, если они являются источниками комплектования государственных и муниципальных архивов (п. 1 ч. 1 ст. 22.1 Закона об архивном деле; а в современной практике такой же срок сейчас устанавливается для хранения документов на предприятиях с долями государственной или муниципальной собственности в уставном капитале);
– не менее 75 лет со дня создания – в иных организациях (п. 3 ч. 1 ст. 22.1 Закона об архивном деле; это означает обязательность такого срока хранения для всех остальных коммерческих и некоммерческих организаций независимо от их организационно-правовой формы);
– с даты поступления в архивное учреждение и до истечения 75 лет со дня создания с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения – в государственных и муниципальных архивах, в которые поступают документы по личному составу ликвидированных государственных органов, органов местного самоуправления, государственных, муниципальных и негосударственных организаций (п. 2 ч. 1 ст. 22.1 Закона об архивном деле).
Если документы по личному составу созданы начиная с 2003 г., то в этих же категориях организаций (ч. 2 ст. 22.1 Закона об архивном деле) срок их хранения сокращается до 50 лет со дня создания.
Однако установлен срок хранения в течение 75 лет для документов по личному составу тех граждан, которые проходят государственную службу, не являющуюся государственной гражданской службой (прокуратура, таможенные органы, служба судебных приставов и т.п.; ч. 3 ст. 22.1 Закона об архивном деле).

Закон и подзаконный акт

Обратите внимание: в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденном Приказом Министерства культуры от 25.08.2010 N 558 (далее – ПТУД), есть разные сроки хранения у документов по личному составу:
– для наиболее ценных они составляют 75 лет, для некоторых даже постоянно;
– для менее ценных они значительно меньше, например 5 лет, 3 года, до замены новыми.
А новая ст. 22.1 Закона об архивном деле фактически поделила все документы по личному составу только на 2 группы :
– созданные начиная с 2003 г. (им установила срок хранения 75 лет) и
– созданные ранее (хранить 50 лет).
——————————–
Отдельно стоят лишь документы о госслужбе, не являющейся гражданской, упомянутые в ч. 3 ст. 22.1 Закона об архивном деле.

Читайте также:  Где можно пополнить карту тинькофф без процентов

Других вариантов сроков хранения для документов по личному составу в Законе просто нет. Закон имеет большую силу, чем подзаконные акты, в т.ч. ПТУД. В случае расхождений подзаконная нормативная база приводится в соответствие новому принятому Закону.
Возникает вопрос: неужели теперь нельзя хранить часть кадровых документов постоянно или наоборот менее 50/75 лет (как это было раньше по ПТУД: 5 лет, 3 года и т.д.)?
Наше мнение следующее.
1. С внесением изменений в Закон об архивном деле постоянные сроки хранения по ПТУД трансформировались в:
– 75 лет ЭПК – для документов, созданных до 2003 г., и
– 50 лет ЭПК – для документов, созданных начиная с 2003 г.
То есть по истечении указанных лет проводится экспертиза ценности документов и часть из них может быть отобрана на постоянное хранение.
2. Только для кадровых документов, созданных начиная с 2003 г., срок хранения в 75 лет (как было раньше по ПТУД) Законом обрезали до 50 лет ЭК.
3. А вот для кадровых документов с меньшим сроком хранения по ПТУД, чем в обновленном Законе, не нужно повышать его до планки в 75 лет (ч. 1 и 3 ст. 22.1 Закона об архивном деле) или 50 лет (по ч. 2 ст. 22.1). Например, приказ о краткосрочной командировке можно продолжать хранить всего 5 лет по ст. 19 ПТУД. Иначе затраты на хранение кадровых документов существенно возрастут, а нововведения были призваны их сократить.
К этим рекомендациям вам стоит отнестись как к мнению опытного специалиста. Но далее всем нам нужно ждать разъяснений Росархива! А пока не будем подрывать сложившиеся основы архивного дела.

Сроки хранения: как считать

Еще обращаем ваше внимание на неудачные формулировки Закона при установлении сроков: “в течение 75 лет”, “не менее 50 лет”, но “со дня создания”. Неизвестно, как просмотрели архивисты эту формулировку в процессе согласования законопроекта. Со дня создания сроки хранения документов никогда не устанавливались ни в отечественной, ни в зарубежной архивной практике. Документы формируются в дела, поэтому необходимо учитывать понятие “крайние даты” документов дела, т.е. даты начала и окончания дела – это дата составления/регистрации/получения самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.
В теории и практике архивного дела давно сложилось и соблюдается проверенное профессиональное правило исчисления сроков хранения документов: с 1 января календарного года, следующего за годом исполнения документа/завершения дела в делопроизводстве/окончания личного дела , которое определяется датой приказа об увольнении.
——————————–
Пункт 4.28 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 N 526.

Это может привести, например, к следующим сложностям с личными делами сотрудников. Датой создания личного дела обычно является дата приказа о приеме на работу:
– если она 2003 г. и позже, то срок хранения дела теперь составляет 50 лет со следующего за годом увольнения;
– если же она 2002 г. и ранее – то 75 лет.
Получается, что для личных дел нужно отслеживать срок создания, а группируются они при сдаче в архив организации по описям по году увольнения сотрудников из этой организации. На практике это может вызвать определенные сложности, которые поможет решить автоматизация.
И в заключение еще раз подчеркнем: нормы законодательных актов всегда применяются, поэтому разъяснений и методических рекомендаций по установлению временных сроков хранения документов по личному составу следует в ближайшее время ожидать от Росархива.

Фрагмент документа.

Как определить срок хранения документов по личному составу в связи с последними мартовскими изменениями в законе об архивном деле?

Федеральным законом от 02.03.2016 № 43-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон “Об архивном деле в Российской Федерации”» с 13.03.2016 изменены сроки хранения документов по личному составу.

См. новость «Сократили срок хранения кадровой документации!», где в т.ч. приводится текст новой ст. 22.1 закона об архивном деле.

Из действующей статьи 22 «Сроки временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации до их передачи на постоянное хранение», в пункте 4 которой устанавливается 75-летний срок хранения документов в организациях-авторах до их поступления в государственные и муниципальные архивы, исключены слова «документов по личному составу». Взамен введена новая статья с номером 22.1, устанавливающая новый критерий – 2003 год как условную границу при определении сроков хранения документов по личному составу. Очевидно, граница свидетельствует о том, что с этого года гарантируется достоверность, полнота и сохранность данных персонифицированного учета, которые обеспечивает в своих информационных ресурсах Пенсионный фонд РФ.

Если документы по личному составу созданы до 2003 года (т.е. крайняя дата дела должна соответствовать 2002 году или ранее), то они подлежат хранению:

  • в течение 75 лет со дня создания с проведением экспертизы ценности после истечения указанного срока хранения (т.е. для части дел срок хранения в этот момент может быть увеличен вплоть до постоянного) в государственных органах и органах местного самоуправления, если они являются источниками комплектования государственных и муниципальных архивов (подпункт 1 пункта 1 статьи 22.1 закона об архивном деле; а в современной практике такой же срок сейчас устанавливается для хранения документов на предприятиях с долями государственной или муниципальной собственности в уставном капитале);
  • не менее 75 лет со дня создания – в иных организациях (подпункт 3 пункта 1 статьи 22.1 закона об архивном деле; это означает обязательность такого срока хранения для всех остальных коммерческих и некоммерческих организаций независимо от их организационно-правовой формы);
  • с даты поступления в архивное учреждение и до истечения 75 лет со дня создания с проведением экпертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения – в государственных и муниципальных архивах, в которые поступают документы по личному составу ликвидированных государственных органов, органов местного самоуправления, государственных, муниципальных и негосударственных организаций (подпункт 2 пункта 1 статьи 22.1 закона об архивном деле).

Если документы по личному составу созданы начиная с 2003 года, то в этих же категориях организаций (пункт 2 статьи 22.1 закона об ­архивном деле) срок их хранения сокращается до 50 лет со дня ­создания.

Однако установлен срок хранения в течение 75 лет для документов по личному составу тех граждан, которые проходят государственную службу, не являющуюся государственной гражданской службой (прокуратура, таможенные органы, служба судебных приставов и т.п.; пункт 3 статьи 22.1 закона об архивном деле).

Обратите внимание: в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Министерства культуры от 25.08.2010 № 558 (далее – ПТУД) есть разные сроки хранения у документов по личному составу:

  • для наиболее ценных они составляют 75 лет, для некоторых даже ­постоянно;
  • для менее ценных они значительно меньше, например, 5 лет, 3 года, до замены новыми.

А новая статья 22.1 закона об архивном деле фактически поделила все документы по личному составу только на 2 группы 1 :

  • созданные начиная с 2003 года (им установила срок хранения 75 лет) и
  • созданные ранее (хранить 50 лет).

Других вариантов сроков хранения для документов по личному составу в законе просто нет! Закон имеет большую силу, чем подзаконные акты, в т.ч. ПТУД. В случае расхождений подзаконная нормативная база ­приводится в соответствие новому принятому закону.

Возникает вопрос: неужели теперь нельзя хранить часть кадровых документов постоянно или наоборот менее 50 / 75 лет (как это было раньше по ПТУД: 5 лет, 3 года и т.д.)?

Наше мнение следующее:

1. С внесением изменений в закон об архивном деле постоянные сроки хранения по ПТУД трансформировались в:

  • 75 лет ЭПК – для документов, созданных до 2003 года и
  • 50 лет ЭПК – для документов, созданных начиная с 2003 года.

Т.е. по истечении указанных лет проводится экспертиза ценности ­документов и часть из них может быть отобрана на постоянное хранение.

2. Только для кадровых документов, созданных начиная с 2003 года, срок хранения в 75 лет (как было раньше по ПТУД) законом обрезали до 50 лет ЭК.

3. А вот для кадровых документов с меньшим сроком хранения по ПТУД, чем в обновленном законе, не нужно повышать его до планки в 75 лет (по пунктам 1 и 3 статьи 22.1 закона) или 50 лет (по пункту 2 статьи 22.1). Например, приказ о краткосрочной командировке можно продолжать хранить всего 5 лет по статье 19 ПТУД. Иначе затраты на хранение кадровых документов существенно возрастут, а нововведения были призваны их сократить!

К этим рекомендациям вам стоит отнестись как к мнению опытного специалиста. Но далее всем нам нужно ждать разъяснений Росархива! А пока не будем подрывать сложившиеся основы архивного дела.

Еще обращаем ваше внимание на неудачные формулировки закона при установлении сроков: «в течение 75 лет», «не менее 50 лет», но «со дня создания». Неизвестно, как просмотрели архивисты эту формулировку в процессе согласования законопроекта. Со дня создания сроки хранения документов никогда не устанавливались ни в отечественной, ни в зарубежной архивной практике. Документы формируются в дела, поэтому необходимо учитывать понятие «крайние даты» документов дела, т.е. даты начала и окончания дела – это дата составления / регистрации / получения самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.

В теории и практике архивного дела давно сложилось и соблюдается проверенное профессиональное правило исчисления сроков хранения документов: с 1 января календарного года, следующего за годом исполнения документа / завершения дела в делопроизводстве / окончания личного дела 2 , которое определяется датой приказа об увольнении.

Это может привести, например, к следующим сложностям с личными делами сотрудников. Датой создания личного дела обычно является дата приказа о приеме на работу:

  • если она 2003 года и позже, то срок хранения дела теперь составляет 50 лет со следующего за годом увольнения;
  • если же она 2002 года и ранее – то 75 лет.

Получается, что для личных дел нужно отслеживать срок создания, а группируются они при сдаче в архив организации по описям по году увольнения сотрудников из этой организации. На практике это может вызвать определенные сложности, которые поможет решить автоматизация.

И в заключение еще раз подчеркнем: нормы законодательных актов всегда применяются, поэтому разъяснений и методических рекомендаций по установлению временных сроков хранения документов по ­личному составу следует в ближайшее время ожидать от Росархива.

2016 изменены сроки хранения документов по личному составу.

Сроки хранения документов

СЗВ-М за июнь 2020 года сроки сдачи, штрафы, есть ли новая форма, образец заполнения.

1.1.2. Когда документы негосударственных организаций включаются в состав Архивного фонда РФ:

Включение документов, находящихся в частной собственности, в состав Архивного фонда Российской Федерации осуществляется на основании экспертизы ценности документов и оформляется договором между собственником или владельцем архивных документов и государственным или муниципальным архивом. В данном договоре указываются обязанности собственника или владельца архивных документов по хранению, учету и использованию документов Архивного фонда Российской Федерации (гл. 2, ст.6, п.7).

Закон вводит термин «Архивный фонд Российской Федерации» – исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации, относящихся к информационным ресурсам и подлежащих постоянному хранению (гл.1, ст.3, п.8.).

558, зарегистрирован в Минюсте РФ 08.

Сроки хранения кадровых и сопутствующих документов

Сроки хранения кадровых и сопутствующих им документов, которыми обычно занимается кадровая служба, Вы найдете в “Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения”, утвержденном Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236.

Читайте также:  Командировка за границу

Приведем выдержку из этого документа.

Зарегистрировано в Минюсте России 6 февраля 2020 г. N 57449

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АРХИВНОЕ АГЕНТСТВО

от 20 декабря 2019 г. N 236

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПЕРЕЧНЯ ТИПОВЫХ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ,
ОБРАЗУЮЩИХСЯ В ПРОЦЕССЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ГОСУДАРСТВЕННЫХ ОРГАНОВ,
ОРГАНОВ МЕСТНОГО САМОУПРАВЛЕНИЯ И ОРГАНИЗАЦИЙ,
С УКАЗАНИЕМ СРОКОВ ИХ ХРАНЕНИЯ

В соответствии с частью 3 статьи 6 Федерального закона от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ “Об архивном деле в Российской Федерации” (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169; 2018, N 1, ст. 19), подпунктом 6 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденном Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 г. N 293 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, N 26, ст. 4034; 2018, N 52, ст. 8239), приказываю:

Утвердить прилагаемый Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения.

Федерального архивного агентства

от 20.12.2019 г. N 236

ПЕРЕЧЕНЬ ТИПОВЫХ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ,
ОБРАЗУЮЩИХСЯ В ПРОЦЕССЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ГОСУДАРСТВЕННЫХ ОРГАНОВ,
ОРГАНОВ МЕСТНОГО САМОУПРАВЛЕНИЯ И ОРГАНИЗАЦИЙ,
С УКАЗАНИЕМ СРОКОВ ИХ ХРАНЕНИЯ

I. Общие положения

1.1. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (далее – Перечень) подготовлен в соответствии с частью 3 статьи 6 Федерального закона от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ “Об архивном деле в Российской Федерации” (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169, 2018, N 1, ст. 19), с подпунктом 6 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденном Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 г. N 293 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, N 26, ст. 4034; 2018, N 52, ст. 8239) с учетом положений федеральных законов, иных нормативных правовых актов Российской Федерации, устанавливающих правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, состав и сроки хранения архивных документов.

1.2. Перечень включает типовые управленческие архивные документы (далее – документы), образующиеся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций (далее – организаций) при осуществлении однотипных (общих для всех или большинства) управленческих функций, независимо от их организационно-правовых форм и от формы собственности, с указанием сроков хранения.

1.3. Для удобства пользования Перечнем к нему составлен указатель, в котором в алфавитном порядке перечислены виды документов и вопросы их содержания со ссылками на номера соответствующих статей Перечня.

II. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения

1 Срок хранения “Постоянно” означает, что указанные документы, образовавшиеся в деятельности источников комплектования государственных или муниципальных архивов, подлежат передаче на постоянное хранение в эти архивы после истечения сроков их временного хранения в организациях. Срок хранения указанных документов в организациях, не являющиеся источниками комплектования государственных или муниципальных архивов, не может быть менее десяти лет.

Срок хранения “До ликвидации организации” означает, что указанные документы хранятся в организации до ее ликвидации, независимо от того, является или не является эта организация источником комплектования государственного или муниципального архива. При ликвидации организации эти документы подлежат экспертизе ценности и возможному включению в состав Архивного фонда Российской Федерации.

Срок хранения “До минования надобности” не может быть менее одного года.

Срок хранения с отметкой “ЭПК” означает, что указанные документы после истечения установленного срока их хранения могут быть отобраны на постоянное хранение.

2 ЭПК – Экспертно-проверочная комиссия.

3 Здесь и далее срок хранения 50/75 лет означает, что указанные документы, законченные делопроизводством до 1 января 2003 года, хранятся 75 лет; законченные делопроизводством после 1 января 2003 года, хранятся 50 лет. Указанные документы, образовавшиеся в процессе деятельности источников комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами, подлежат экспертизе ценности по истечении установленных сроков хранения. Документы по личному составу, образовавшиеся в связи с прохождением гражданами государственной службы, не являющейся государственной гражданской службой, хранятся в государственных органах, в которых граждане проходили государственную службу, не являющуюся государственной гражданской службой, в течение 75 лет после прекращения государственной службы с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения (статья 22.1 Федерального закона N 125-ФЗ от 22 октября 2004 г. “Об архивном деле в Российской Федерации”).

8239 , приказываю.

Два важных изменения

1. Изменения, внесенные Федеральным законом № 43-ФЗ, в Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее – Федеральный закон № 125-ФЗ), касаются ст. 22 «Сроки временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации до их передачи на постоянное хранение»: подп. «б» п. 4 этой статьи больше не регламентирует сроки хранения документов по личному составу.

2. Федеральный закон № 125-ФЗ дополнен ст. 22.1 «Сроки временного хранения документов по личному составу», где определен новый срок хранения документов по личному составу – 50 лет. Он касается документов, созданных начиная с 2003 г., за исключением документов по личному составу государственных служащих (не гражданских и не муниципальных).

Теперь документы по личному составу условно делятся на три категории.

  • созданные до 2003 г.

Срок хранения – 75 лет; не изменился;

  • созданные начиная с 2003 г.

Срок хранения — 50 лет; изменился;

  • образовавшиеся в связи с прохождением гражданами государственной службы, не являющейся государственной гражданской службой, начиная с 2003 г.

Срок хранения — 75 лет; не изменился.

Наша справка

Ранее срок временного хранения таких документов в архивах составлял 75 лет с даты закрытия дела (создания документа) для всех организаций.

Документы по личному составу, созданные до 2003 г. и начиная с 2003 г.[1], хранятся (части 1, 2 ст. 22.1 Федерального закона № 125-ФЗ):

  • в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, выступающих источниками комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами;
  • в государственных и муниципальных архивах, в которые поступают документы по личному составу ликвидированных государственных органов, органов местного самоуправления, государственных, муниципальных и негосударственных организаций;
  • в иных организациях (АО, ООО и др.).

Вопрос в тему

Кто относится к категории государственных служащих, не являющихся гражданскими служащими?

К этой категории относятся граждане, находящиеся на:

военной службе. Им присваиваются воинские звания (например, сотрудник Министерства обороны РФ, ФСБ России, ФСО России);

правоохранительной службе. Гражданам, находящимся на правоохранительной службе (органы внутренних дел, Федеральная служба РФ по контролю за оборотом наркотиков) присваиваются специальные звания и классные чины (например, лейтенант полиции, капитан внутренней службы, майор юстиции);

федеральной государственной службе. Это, например, сотрудники прокуратуры (прокуроры, заместители и помощники прокуроров), Следственного комитета РФ (руководители следственных органов, заместители и следователи) и др.

1988; далее Перечень 1988 , срок хранения на основные категории документов составлял 75 лет ЭПК минус возраст.

Сроки хранения

Сроки хранения документов по личному составу самые длительные по сравнению с другими деловыми бумагами. К документам с длительными сроками хранения относятся:

  1. Все распорядительные бумаги – распоряжения, приказы, постановления.
  2. Списки работников.
  3. Карточки учета работников.
  4. Личные дела.
  5. Лицевые счета сотрудников.
  6. Наряды и табели.
  7. Трудовые договоры и соглашения.
  8. Протоколы заседаний.
  9. Списки людей, которые уходят на льготную пенсию.
  10. Книги учета приема и увольнения сотрудников.

Мы привели далеко не весь перечень тех бумаг, которые хранятся в течение 75 лет. Исключениями являются следующие документы:

  1. Акты о производственных несчастных случаях – 45 лет.
  2. Тарификационная ведомость – 25 лет.
  3. Протоколы заседаний комиссии по выплате надбавок за выслугу лет – 15 лет.

В течение установленного времени предприятие должно обеспечить сохранность бумаг в установленном законом порядке.

Протоколы заседаний комиссии по выплате надбавок за выслугу лет 15 лет.

Уменьшены сроки хранения документов по личном составу

Библиографическая ссылка на статью:
Шелудченко А.Ю. Архивное хранение документов по личному составу // Гуманитарные научные исследования. 2016. № 10 [Электронный ресурс]. URL: http://human.snauka.ru/2016/10/16869 (дата обращения: 26.03.2019).

В нашей жизни документы играют немаловажную роль. Они сопровождают нас от рождения до самой смерти. Кроме того, документы сами по себе полифункциональны, выполняют такие функции, как социальная, правовая, культурная, управленческая, коммуникативная и, конечно же, информационная. Особое место среди всего множества занимают документы, характеризующие отношения между работодателем и работником. Документы данного вида и являются документами по личному составу [1].

После проведения специальной экспертизы ценности документация, являющаяся федеральной собственностью, документация отправляется на обязательное хранение в государственный архив РФ. Для хранения кадровой документации по личному составу, ее учета, использования, прохождения экспертизы ценности, после этого уже передачи на постоянное хранение в государственный архив обычно предприятие формирует свой собственный архив временного хранения документов.

Организация передачи документации во временный архив предприятия состоит из работы кадровых и архивных специалистов, которые отвечают за ход документооборота на предприятии, проведение точной экспертизы ценностей, составление личных дел, составление их описей, оформление актов о подготовке к уничтожению документации с временным сроком хранения.

Стоит отметить, что благодаря Федеральному закону №43-ФЗ от 2 марта 2016 года изменился срок хранения документации по личному составу. Теперь кадровая документация, созданная до 2003 года, будет храниться в государственных архивных учреждениях 75 лет со дня поступления и проведения экспертизы ценности. Документы же, изданные после 2003 года, должны храниться в архивах лишь 50 лет со дня поступления [2]. Однако, важно почеркнуть, что каждая организация вправе увеличить срок хранения, но не уменьшить срок менее, чем на 50 лет.

Правила передачи появившейся в результате деятельности предприятия документации в архив прописаны и в региональном законодательстве. К примеру, в Республике Башкортостан сказано, что государственные органы, предприятия, организации Башкортостана обязаны обеспечивать сохранность архивных документов (в их числе и кадровая документация) в течение срока их хранения, установленного законодательными органами Российской Федерации [3].

После истечения рабочего года проводится экспертиза ценности документов, по итогам которой документация предприятия переходит на архивное хранение. Оформление дела – подготовка передачи документации по одной теме на хранение. В составление дела входит работа по описанию дела на титульном листе, нумерация листов, подшив и заполнение заверительной надписи после выполнения всех вышеперечисленных работ. Составлением и оформлением дел занимаются кадровые работники, которые несут ответственность за ход делопроизводства в организации. Работники отдела кадров должны завести, составить и сформировать дело под контролем инспектора отдела кадров.

Полное и частичное оформление дел зависит от того, к какому сроку хранения принадлежит документ – постоянному или временному. Поэтому документация по личному составу и дела постоянного и временного хранения со сроком свыше 10 лет. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. В полное составление дела входит: заведение дела; оформление реквизитов обложки дела; составление нумерации листов; заполнение заверительной надписи; проведение внутренней описи документации дела; подшивка дела; перепроверка и внесение некоторых коррективов на титульный лист.

Титульный лист дела временного или же постоянного хранения оформляется по ГОСТу. Писать на титульных листах необходимо разборчиво, не сокращая слова, каллиграфическим почерком, черными чернилами.

На титульном листе должны быть проставлены следующие реквизиты: наименование предприятия; наименование структурного подразделения; индекс; заголовок; дата заведения; количество листов; срок хранения; архивный шифр.

Данные реквизиты должны быть оформлены таким образом:

  • наименование предприятия должно указываться полностью, без аббревиатур и расшифровок, падеж – именительный, уже ниже, после полного наименования, в скобках, идет общепринятое сокращение названия (аббревиатура);
  • наименование структурного подразделения прописывается на основе утвержденной структуры предприятия;
  • индекс дела ставится по номенклатуре дел предприятия;
  • заголовок дела переписывается из номенклатуры дел предприятия по согласию с экспертной комиссией;
  • количество пронумерованных документационных листов записывается в заверительный лист;
  • срок хранения дела переписывается на титульный лист по номенклтуре дел предприятия, предварительно сверив сроки хранения по перечню типовых документов;
  • комментарий «Хранить постоянно» ставится на делах постоянного хранения;
  • архивный шифр на титульном листе обложках дел прописывается черными чернилами только после включения этих дел в разделы годовых описей, утвержденных, до утверждения все надписи делаются карандашом [5].
Читайте также:  СНИЛС отменили — правда это или нет

В целях соблюдения порядка в документации и ее сохранности все листы, помимо заверительной надписи и описи нумеруются в правом верхнем углу простым карандашом, текст дела задевать нельзя. Внутренняя опись номеруется отдельно.

Сложенный большеформатный лист дела подшивается за один край для удобного просмотра, после разворачивается и нумеруется как один листок также в верхнем правом углу. Если у документов, входящих в дело, присутствует собственная нумерация, то рядом все равно проставляется сквозная нумерация дела. Документы дела, состоящие из нескольких частей, нумеруются отдельно по каждой части. Иллюстрации и специфические документы нумеруются на обратной стороне в верхнем левом углу. Во внутренней описи и заверительной надписи о них делается комментарий: «На листе 6 наклеено 5 фотографий согласно описи на обороте листа. Большие таблицы, карты, схемы, графики нумеруются как один лист. Находящиеся в деле конверты, содержащие какое-либо вложение, нумеруются в таком порядке: конверт, вложение. Приложения к делу имеют самостоятельную нумерацию. Если в нумерации листов допущено много ошибок, все дело нумеруется заново.

После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись пишется в конце на отдельном листе. В ней цифрами и рядом в скобках прописью указывается количество листов в данном деле и особенности отдельных составляющих дела. Заверительная надпись должна быть подписана составителем дела, в скобках расшифровка подписи, проставляется дата ее составления.

Документация, входящая в дело, подшивается на четыре прокола в твердую обложку из картона для удобного просмотра составляющих дела. При подготовке дел к подшивке булавки и скрепки из документов удаляются. При правильной подшивке текст не будет подходить к ее линии ближе, чем на 2 см, а листы не будут выходить за пределы обложки. Если же такое случилось, то к листу подклеивается полоска бумаги, за которую документ подшивается в дело. В делах постоянного хранения не должны оставаться дубликаты документов, их черновики, неудачные копии документов и документы, не имеющие к делу никакого отношения.

По желанию руководства дела постоянного хранения, в которые входят иллюстрации, таблицы, чертежи, могут не подлежать подшивке, а складываются отдельно в твердые папки с клапанами и завязками, в коробки и будут являться приложениями к делу. Проводится отдельная внутренняя опись документации [6]. Если в дело попали документы с разными сроками хранения, то данное дело расформировывается и создаются новые дела, основываясь на сроки хранения документации, при обнаружении документов с истекшими сроками хранения производится их уничтожение, сопровождающееся актом.

Картонные обложки дел, включающие в себя документы форматом А4, имеют размер 229×324 мм. Обложки дел с документацией, изложенной на других форматах, должны иметь размеры данного формата. Обложки с документацией изготавливаются из твердого картона, может использоваться бескислотный картон. Чтобы уберечь документацию от механических повреждений, на первом и последнем листах дела наклеиваются полоски картона, через которые производится прошивка. При прошивке дел применяется клей ПВА или клей-карандаш. Дела временного (до 10 лет) хранения могут находиться в папках-скоросшивателях, мягких обложках, не проводить, листы дела при желании можно не нумеровать, заверительные надписи не составлять. На обложке дела не проставляется архивный шифр, количество листов в деле.

Кадровую документацию в архивах необходимо хранить в соответствии с приведенными выше требованиями, потому что в современном обществе в архивные учреждения обращаются все чаще по вопросам подтверждения трудового стажа, заработной платы, о получении среднего, высшего образования, о награждениях, почетных званиях, несчастных случаях на производстве [7]. Ведь по плохо сохранившимся источникам трудно будет вычислить нужную информацию для человека. Если же дела неправильно сформированы, то сведения достать будет еще тяжелее. Чтобы такого не было, архивным учреждениям нужны высококвалифицированные работники. Для этого нужно их стимулировать, повышая социальный статус архивистов и улучшая их материальное положение [8].

Заверительная надпись должна быть подписана составителем дела, в скобках расшифровка подписи, проставляется дата ее составления.

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения

Здесь и далее звездочки означают, что при ликвидации организаций, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, документы принимаются на постоянное хранение по принципу выборки организаций и документов.

Приказы по личному составу – их формирование и хранение

Приказы по личному составу группируются в отдельное дело, при этом имеют свою собственную нумерацию (отличную от приказов по основной деятельности). Внутри дела документы систематизируются по хронологии их создания.

Некоторые виды приказов по личному составу принято издавать по унифицированной форме. В этом случае необходимо просто заполнить соответствующие графы. Остальные составляются в свободной форме, в то же время необходимо придерживаться определенных требований. В случае составления приказа по неунифицированной форме применяют те же рекомендации, что и для составления приказа по основной деятельности.

Некоторые виды приказов по личному составу принято издавать по унифицированной форме.

К вопросу о сроках хранения документов по личному составу

Этот комплекс образуется и накапливается в течение всей трудовой жизни человека и документы, входящие в него, отражают, практически, все стороны его трудовой деятельности.

Состав видов документов достаточно разнообразен. К ним относятся: комплекс документов непосредственно фиксирующих трудовую деятельность:

  • кадровая документация;
  • документы, отражающие форму вознаграждения человека за труд – зарплаты, премии, надбавки за те или иные условия труда, т. е. бухгалтерская документация;
  • документы, в которых находят отражение образование и повышение квалификации работника;
  • документы, фиксирующие случаи производственного и трудового травматизма и удостоверяющие работу в условиях вредного производства, дающие право на льготы, досрочную пенсию, в том числе и за инвалидность, полученную в процессе труда;
  • учетные документы – специальные учетные формы, регистрирующие наличие, ведение и движение всех видов документов по личному составу в организации, в том числе и выдачу их в иные организации или непосредственно работнику.

Данный комплекс документов, объединенных одним общим понятием – документы по личному составу, образуется в разных структурных подразделениях (участках работы) организации. Многие виды этих документов относятся к персональным данным человека. И все эти документы содержат информацию, защищающую социальные права человека и работника.

Лишь несколько категорий документов из перечисленных, которые указаны в соответствующих статьях Перечней типовых видов документов (1967, 1989, 2000, 2010 гг.), имеют постоянный срок хранения и входят в состав Архивного фонда РФ.

Уточнение оптимальных сроков хранения для документов по личному составу – одна из наиболее значимых проблем, решение которой имеет первостепенное значение для дальнейшей организации работы и хранения документов по личному составу. Решение по данному вопросу принимают ЭПК органов управления архивным делом субъектов РФ и ЦЭПК при федеральном органе управления архивным делом.

Безусловно, при определении сроков хранения данных видов документов и историки, и архивисты, и источниковеды исходили и исходят из принципа «не навреди», имея в виду как социальную, так и историческую значимость документов по личному составу.

Парадоксальным образом, обеспечение сохранности и длительности сроков хранения документов, отражающих все аспекты жизни, трудовой и общественной деятельности человека отвечало интересам правоохранительных и карательных органов страны. Использование информации, содержащейся в этих документах, с учетом того, что каждый шаг гражданина фиксировался документально, значительно облегчало выполнение ими своих функций.

Думается, что во многом в силу вышеназванных причин и были установлены столь высокие (75 лет) сроки хранения документов по личному составу.

Однако сегодня с полным основанием может быть поставлен вопрос о возможности пересмотра срока хранения документов по личному составу за весь исторический период с точки зрения практической целесообразности.

Анализ показывает, что для подтверждения трудовой деятельности гражданина, получаемого им вознаграждения и иных льгот, необходим лишь небольшой состав документов, которые должны быть представлены в отделение пенсионного фонда отдела социальной защиты. Это, прежде всего, трудовые книжки, копии приказов и распоряжений по личному составу, карточки по форме Т2, лицевые счета, ведомости, документы, подтверждающие особые, вредные условия труда, документы по государственным и ведомственным наградам, дающие право на льготы.

Информация других видов документов по личному составу имеет лишь косвенное применение и может быть использована только как дополнительный источник.

Стоит проанализировать в течение каких сроков возможно реальное использование документов по личному составу основной массы потребителей этой информации.

Несложные расчеты показывают, что трудовая деятельность человека, как правило – 35-45 лет от его общего жизненного цикла. Если даже трудовая деятельность начата с 16 лет, в соответствии с действующим трудовым законодательством, гражданин достигает пенсионного возраста в 60 лет. Следовательно, его трудовая деятельность с учетом всех составляющих (один год за два и т. д.) длится максимум 50 лет. При выходе на пенсию любой гражданин собирает документы, фиксирующие его трудовые отношения во всех организациях, где он работал, с учетом требований пенсионного и социального законодательства РФ. Практика показывает, что после оформления пенсий, последующие обращения к этим документам крайне редки.

Уже сейчас выходят на пенсию граждане, начавшие свою трудовую деятельность в конце 60-х годов ХХ века. То есть, уже в течение 35-45 лет создаются их документы по личному составу (здесь необходимо также учесть десятилетнюю разницу в возрасте мужчин и женщин. Даже, прибавив для перестраховки еще 5 лет, выходим на пятидесятилетний срок хранения этих документов. Но ведь в действующих нормативных актах установлен срок хранения 75 лет с момента ухода с последнего места работы, т. е. фактически получается, что гражданин ушел с места работы в 1980 году в возрасте 50 лет, однако его документы по личному составу должны будут храниться в организации до 2055 года!

На сколько это реально и целесообразно, а главное выполнимо. На наш взгляд эти запредельные сроки хранения уже являются излишним отягощением для всех юридических лиц – хранителей документов по личному составу.

Таким образом, можно сделать предварительный вывод о том, что для подтверждения социальных прав граждан вполне достаточен срок хранения документов по личному составу не более 50 лет. Вопросы изучения историко-культурного и источниковедческого значения этих документов требует отдельного анализа и рассмотрения. Однако, по нашему мнению, к ним может быть отнесена лишь небольшая группа документов по личному составу и, прежде всего личные дела и частично карточки по форме Т2.

Вместе с тем, имея в виду общую сложность проблемы, ее важный социальный аспект, можно подходить к ее решению поэтапно, в частности, рассмотрев возможности снижения сроков хранения для отдельных категорий документов по личному составу, имеющих косвенное и справочное значение, информация которых непосредственно не влияет на решение правовых вопросов пенсионного обеспечения граждан и иных льгот.

Безусловно, все предлагаемые решения о возможности изменения сроков хранения документов по личному составу должны быть в обязательном порядке согласованы с соответствующими государственными и федеральными органами исполнительной власти, Пенсионным фондом РФ, научной общественностью, в результате чего должны быть выработаны единые подходы к решению этой сложной проблемы.

Таким образом, можно сделать предварительный вывод о том, что для подтверждения социальных прав граждан вполне достаточен срок хранения документов по личному составу не более 50 лет.

Добавить комментарий