Как составить положение о работе с корпоративной картой

Корпоративная карта: кому и зачем она нужна

Чтобы не оплачивать подобные расходы за свой собственный счет, работники вынуждены обращаться в кассу организации за выдачей подотчетных денежных сумм, а также представлять отчеты по уже истраченным средствам.

Выдача корпоративных карт

С помощью корпоративной карты они могут получать наличные денежные средства, оплачивать расходы, связанные с хозяйственной деятельностью, в том числе с оплатой командировочных и представительских расходов, на территории РФ, получать наличные деньги в иностранной валюте за пределами территории России, а также производить оплату командировочных и представительских расходов в иностранной валюте за пределами территории нашей страны.

Какие карты чаще применяют для расчетов с подотчетниками

Как показывает практика, компании в основном используют дебетовые неименные корпоративные карты с установлением лимита для каждой карты на разные категории трат и овердрафтом.

Эмбоссирование нанесение данных на карточке в виде рельефных знаков.

О корпоративных банковских картах для работников

Такой корпоративной картой может пользоваться любое из избранных подотчетных лиц.

Правила для ИП

Деньги на расчетном счете принадлежат ИП, и тратить их можно как на личные нужды, так и для предпринимательской деятельности. Это признал Конституционный суд в п. 4 Постановления от 17.12.1996 № 20-П и подтвердили Банк России в Письме от 02.08.2012 № 29-1-2/5603 и Минфин РФ в Письме от 19.04.2016 № 03-11-11/24221. Тонкости заключаются в режиме налогообложения:

  • У ИП на УСН «Доходы» расходная часть не интересует налоговую инспекцию, а обязанности вести бухучет нет.
  • ИП на ОСНО или УСН «Доходы минус расходы» придется вести раздельный учет, так как личные расходы нельзя учесть в целях налогообложения. Все операции нужно подтвердить документально.

покупка товаров в личных целях;.

Нужно ли представлять сведения о корпоративных картах в налоговую?

Законом «О внесении изменений…» от 02.04.2014 № 52-ФЗ с мая 2014 года отменена обязанность налогоплательщиков представлять в налоговые органы сведения об открытии (закрытии) счетов в банках.

Как уже отмечалось выше, сама выдача банковских карт тоже относится к операциям выдающего банка, а не предприятия.

Таким образом, сообщать налоговой о том, что вы выпустили корпоративную карту, не требуется.

Как сотрудник отчитывается за израсходованные с карты средства.

Какие моменты нужно отразить в положении об использовании корпоративных карт

В положении об использовании корпоративных карт рекомендуем установить:

  • перечень расходов и операций, которые могут быть совершены работником по корпоративной карте. Обратите внимание: перечень операций, которые разрешены в пределах Российской Федерации, отличается от перечня разрешенных за границей. Оба перечня показаны в таблице;
  • лимиты расчетов по корпоративным картам. Они могут отличаться для разных должностей;
  • срок, по истечении которого работник должен вернуть карту;
  • порядок представления отчета держателями карт по израсходованным суммам;
  • срок, в течение которого работник должен представить в компанию авансовый отчет с приложением подтверждающих документов;
  • примерный перечень документов, которые принимаются в качестве подтверждения произведенных расходов. Можно составить альбом их образцов и сделать его приложением к положению. Тогда работники будут иметь визуальное представление о том, какой документ требовать при оплате картой;
  • требования по обеспечению защиты сведений о ПИН-коде;
  • порядок действий при утрате карты;
  • виды ответственности за нарушение установленного порядка и порядок возмещения ущерба держателями карт.

Об утере или хищении корпоративной банковской карты держатель обязан незамедлительно сообщить в кредитную организацию, выдавшую карту, с целью блокирования операций.

Какие расходы по корпкарте уменьшают налог

Не все расходы по корпкарте уменьшают сумму налога на стоимость покупки. Чтобы принять к учёту расходы по карте, они должны быть экономически обоснованы: покупка должна соответствовать вашему виду деятельности и в дальнейшем приносить прибыль для компании.

Например, если вы транспортная компания по перевозке грузов — валенки или постельное бельё будут странной затратой. Такую покупку не сможете обосновать с точки зрения выгоды для вашего бизнеса.

А если ваша компания занимается торговлей постельным бельём и вы где-то купили за наличку или по карте само постельное бельё или ткань — это будет прямыми затратами на текущую деятельность.

Без проблем любой бизнес может купить мебель, канцтовары, офисную технику и всё, что как-то оправдывает деятельность.

Айфон тоже можно, если он ежедневно помогает вам вести бизнес. Например:

  • только в этом телефоне есть программы, которые вы ежедневно используете в работе;
  • вы постоянно в разъездах, вся информация хранится в телефоне;
  • легче и выгоднее купить Айфон для себя, чем нанять в штат на постоянную основу секретаря, который будет выполнять те же функции: звонить, напоминать, подсказывать и будить.

Котик в офис — это сложно принять к учёту, потому что придётся доказывать сотрудникам налоговой, что он собственными лапами увеличит число клиентов.

Индивидуальные предприниматели на УСН доходы минус расходы и ОСНО могут учесть траты для бизнеса в расходах для этого нужно сохранять документы о покупках для бизнеса.

Как вернуть деньги с корпоративной карты обратно на расчетный счет

Со счета корпоративной карты на расчетный счет компании перевести деньги нельзя. Однако есть два способа вытащить деньги с карты и вернуть их на расчетный счет.

  1. Снять наличные и вернуть деньги через бухгалтерию. Там оформят приходный ордер и положат деньги обратно на расчетный счет;
  2. Закрыть карту и карточный счет — тогда банк переведет деньги на расчетный счет компании.

Пополнить корпоративную карту можно только с расчетного счета организации просто оформите в системе дистанционного банковского обслуживания Интернет-Клиент платежное поручение с назначением Перевод на корпоративную карту.

Приказ об утверждении положения об использовании корпоративной сотовой связи

Сведения о ПИН-коде карты являются конфиденциальной информацией.¦ ¦Держатели карты не имеют права разглашать эту информацию любым третьим¦ ¦лицам. ¦ ¦ 3.10. Основанием для использования корпоративной банковской карты¦ ¦является приказ о командировании работника, служебная записка или¦ ¦утвержденная смета хозяйственных расходов компании. ¦ ¦ 3.11.
За пределами территории РФ корпоративные карты разрешается¦ ¦использовать только для оплаты командировочных и представительских¦ ¦расходов. Оплата корпоративной картой за пределами РФ хозяйственных¦ ¦расходов не допускается. Суммы, израсходованные на эти цели, к возмещению¦ ¦не принимаются, они удерживаются из зарплаты работника, нарушившего¦ ¦данный пункт. ¦ ¦ 3.16.

Принципом построения «дорожной карты», подобно системе WRS, также должен быть постоянный поиск верных «траекторий».

Таким образом, мы не можем сказать, что представленный в статье общий набросок процесса создания корпоративной «дорожной карты» является наилучшим, однако, на наш взгляд, он является достаточно применимым.
Оплачивать такой картой можно всё, что угодно: командировки, перевозки, оптовые закупки, подарки сотрудникам на день рождения. При этом карта может быть не только дебетовой, но и кредитной.

Таким образом, мы не можем сказать, что представленный в статье общий набросок процесса создания корпоративной дорожной карты является наилучшим, однако, на наш взгляд, он является достаточно применимым.

Организуем использование корпоративных карт (И.А. Тушева, “Зарплата”, N 4, апрель 2014 г.)

Организуем использование корпоративных карт

Как правильно организовать использование корпоративных карт? Какие документы оформить? Как отладить взаимодействие подотчетных лиц и бухгалтерии? Ответы на эти вопросы найдете в статье.

Порядок обращения банковских карт на территории РФ регулируется Положением об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с их использованием, утвержденным Банком России 24.12.2004 N 266-П.

Чтобы сотрудники могли свободно оперировать корпоративными картами, компании необходимо:

– разработать положение о порядке использования корпоративных карт (ч. 1 ст. 8 ТК РФ);

– утвердить список должностей, трудовые обязанности которых предполагают использование корпоративных карт (п. 1 ст. 847 ГК РФ, абз. 2 и 7 п. 1.12 Инструкции Банка России от 14.09.2006 N 28-И “Об открытии и закрытии банковских счетов, счетов по вкладам (депозитам)”;

– ознакомить с положением под роспись всех сотрудников, должности которых перечислены в списке (ч. 2 ст. 22 ТК РФ);

– организовать в компании учет приема и выдачи корпоративных банковских карт (ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ “О бухгалтерском учете”, далее – Закон N 402-ФЗ, информация Минфина России N ПЗ-10/2012 “О вступлении в силу с 1 января 2013 г. Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ “О бухгалтерском учете”);

– прописать в учетной политике способ учета подотчетных сумм на специальном счете (п. 7 ПБУ 1/2008).

Примечание. Подробнее о бухучете читайте в следующем номере.

Составляем положение о порядке использования корпоративных карт

Положение о порядке использования корпоративных карт является методическим руководством для всех сотрудников компании, которые по долгу службы так или иначе втянуты в этот процесс.

Примечание. В статье будем исходить из того, что компания решила открыть отдельный специальный карточный счет.

Какие моменты нужно отразить в положении об использовании корпоративных карт

В положении об использовании корпоративных карт рекомендуем установить:

– перечень расходов и операций, которые могут быть совершены работником по корпоративной карте. Обратите внимание: перечень операций, которые разрешены в пределах Российской Федерации, отличается от перечня разрешенных за границей. Оба перечня показаны в таблице;

– лимиты расчетов по корпоративным картам. Они могут отличаться для разных должностей;

– срок, по истечении которого работник должен вернуть карту;

– порядок представления отчета держателями карт по израсходованным суммам;

– срок, в течение которого работник должен представить в компанию авансовый отчет с приложением подтверждающих документов;

– примерный перечень документов, которые принимаются в качестве подтверждения произведенных расходов. Можно составить альбом их образцов и сделать его приложением к положению. Тогда работники будут иметь визуальное представление о том, какой документ требовать при оплате картой;

Читайте также:  Смена председателя ТСЖ

– требования по обеспечению защиты сведений о пинкоде;

– порядок действий при утрате карты;

– виды ответственности за нарушение установленного порядка и порядок возмещения ущерба держателями карт.

Перечень операций по карте

за пределами РФ

Наличные, снятые в рублях с корпоративной карты

Хозяйственная деятельность компании

Командировочные и представительские расходы

Безналичный расчет в рублях корпоративной картой

Хозяйственная деятельность компании

Командировочные и представительские расходы

Наличные, снятые в валюте с корпоративной карты

Хозяйственная деятельность компании

Командировочные и представительские расходы

Безналичный расчет в валюте корпоративной картой

Хозяйственная деятельность компании

Командировочные и представительские расходы

Отдельное положение не составляем, а дополняем другой нормативный акт

Альтернативой положению о порядке использования корпоративных карт может служить отдельный раздел об использовании корпоративных карт в другом локальном нормативном акте компании. Таким разделом, например, можно дополнить положение о порядке и размерах возмещения командировочных расходов, представления авансовых отчетов о командировочных и хозяйственных расходах работников компании.

Образец 1. Положение о порядке и размерах возмещения командировочных расходов, представления авансовых отчетов о командировочных и хозяйственных расходах работников компании (фрагмент)

3. Порядок использования корпоративных банковских карт

3.1. Корпоративная банковская карта предназначена для оплаты работниками командировочных и хозяйственных расходов компании.

3.2. Выпуск корпоративной банковской карты производится согласно распоряжению руководителя компании.

3.3. Корпоративные карты для осуществления хозяйственных расходов выдаются только уполномоченным работникам, с которыми заключен договор о полной материальной ответственности.

Сотрудник, которому выдана карта, получает возможность распоряжаться деньгами на специальном карточном счете компании. Денежные средства на корпоративной карте принадлежат компании.

3.4. Список сотрудников, на имя которых оформлены именные корпоративные карты, приведен в приложении N 1.

3.5. Список должностей, замещение которых дает право пользоваться неименными корпоративными картами и распоряжаться денежными средствами компании, приведен в приложении N 2 (образец на с. 91).

3.6. Для получения карты работник должен написать заявление на выдачу корпоративной карты на имя руководителя компании.

3.7. Учет приема и выдачи карт ведется в журнале учета корпоративных карт (приложение N 3).

3.8. Ответственность за сохранность корпоративной банковской карты, а также за расходование средств по ней в пределах установленных расходных лимитов несет держатель корпоративной карты.

Об утере или хищении корпоративной банковской карты держатель обязан незамедлительно сообщить в кредитную организацию, выдавшую карту, с целью блокирования операций. Если по вине держателя карты счет не будет своевременно заблокирован, сумма причиненного ущерба взыскивается с держателя карты.

3.9. Сведения о пинкоде карты являются конфиденциальной информацией. Держатели карты не имеют права разглашать эту информацию любым третьим лицам.

3.10. Основанием для использования корпоративной банковской карты является приказ о командировании работника, служебная записка или утвержденная смета хозяйственных расходов компании.

3.11. Операции по карте работник – держатель карты может проводить только в пределах лимита, установленного для карты по договору с банком-эмитентом.

3.12. При приобретении канцелярских товаров, нормативно-справочной литературы и оплаты иных хозяйственных расходов размер разового платежа корпоративной картой не может превышать 50 000 руб. по одному договору (счету).

3.13. Лимит для снятия наличных на территории РФ устанавливается в размере 100 000 руб. в день. Снимать наличную иностранную валюту на территории РФ не разрешается.

3.14. Лимит для снятия наличных за пределами территории РФ устанавливается в размере, эквивалентном 100 000 руб. в день.

3.15. За пределами территории РФ корпоративные карты разрешается использовать только для оплаты командировочных и представительских расходов. Оплата корпоративной картой за пределами РФ хозяйственных расходов не допускается. Суммы, израсходованные на эти цели, к возмещению не принимаются, они удерживаются из зарплаты работника, нарушившего данный пункт.

3.16. Сотрудники, чья работа связана с постоянными командировками, имеют право не сдавать корпоративную карту в течение трех месяцев. Для других работников срок определяется индивидуально, но не более одного месяца.

3.17. Авансовый отчет о денежных средствах, использованных посредством корпоративной банковской карты, представляется в порядке и сроки, предусмотренные пунктами 2.2 и 2.3 настоящего Положения.

3.18. В случае отсутствия документов, подтверждающих целевое использование корпоративной банковской карты, взимание с виновного работника использованной не по назначению суммы осуществляется в соответствии со статьями 238, 241 и 248 Трудового кодекса Российской Федерации.

3.19. Вернуть израсходованную не по назначению сумму работник должен в кассу компании в течение 10 рабочих дней со дня утверждения авансового отчета. В противном случае она будет удержана из зарплаты.

Примечание. Замещение в данном случае – это работа в данной должности.

Кто имеет право использовать корпоративные карты

Использовать корпоративные карты имеют право те сотрудники, на которых эти карты оформлены. При оформлении корпоративных карт компания в банк подает утвержденный руководителем список сотрудников компании, имеющих право использовать карты.

Если руководитель компании решил, что удобнее использовать неименные корпоративные карты, он издает приказ об утверждении списка должностей, замещение которых дает право использовать неименные корпоративные карты для оплаты товаров и услуг от имени и в интересах компании. Образец приказа смотрите на с. 91.

Составляя список, имейте в виду, что он не может абсолютно дублировать штатное расписание. Нужно провести разумную выборку и не включать в него должности (профессии), выполнение служебных обязанностей по которым не предполагает оплату товаров и услуг от имени и в интересах компании.

Образец 2. Список должностей, замещение которых дает право использовать корпоративные карты

Закрытое акционерное общество “Сладости Востока”

(ЗАО “Сладости Востока”)

Приказ N 63
об утверждении списка должностей сотрудников, имеющих право использовать корпоративные банковские карты

9 января 2014 года

В связи с переходом на безналичные расчеты с подотчетными лицами

Утвердить список должностей сотрудников, имеющих право использовать неименные корпоративные банковские карты:

1) генеральный директор;

2) коммерческий директор;

3) главный бухгалтер;

4) главный инженер;

5) директор по маркетингу;

6) начальник департамента снабжения;

Ознакомьте сотрудников с положением под роспись

Всех сотрудников, на которых выпушены именные карты и чьи должности перечислены в приказе, необходимо ознакомить под роспись с утвержденным положением о порядке использования корпоративных банковских карт или с тем локальным нормативным актом, в котором есть соответствующий раздел.

Факт ознакомления можно зафиксировать на последнем листе положения или в отдельном документе (например, в ведомости или журнале).

Хранение, выдача и возврат корпоративных карт

Чтобы исключить случаи утери корпоративных карт, а также нецелевое использование или хищение денежных средств, в компании должен быть налажен строгий контроль хранения и движения корпоративных карт.

Именные корпоративные банковские карты могут находиться на руках у держателей при условии соблюдения ими требований безопасности.

Все неименные корпоративные карты хранятся в сейфе компании.

Как правило, неименные корпоративные карты выдают сотруднику для выполнения определенного задания – оплаты командировочных, представительских или других расходов.

Примечание. В отношении отдельных должностей может быть установлен особый порядок хранения неименных корпоративных карт.

Выдать по заявлению

Документальное оформление передачи карты сотруднику законодательством не регламентировано. Этот порядок лучше утвердить в положении о порядке использования корпоративных карт. Порядок может быть следующим:

– сотрудник пишет заявление на выдачу неименной корпоративной карты с обоснованием цели предполагаемого расходования денежных средств;

– уполномоченный руководитель визирует заявление работника и указывает лимит неименной карты. Образец оформления заявления приведен на с. 93.

Примечание. Можно ли передать карту другому работнику

К сожалению, официальных разъяснений по этому вопросу пока нет. Отсутствует и судебная практика федерального уровня. В любом случае за нецелевое использование средств на корпоративной карте ответственность несет подотчетное лицо, которому она выдана по заявлению.

Обратите внимание: никаких исключений для ситуации, когда подотчетным лицом является руководитель компании, в законодательстве не предусмотрено. Но компания вправе самостоятельно ранжировать по должностям условия использования корпоративных карт.

Образец 3. Заявление на выдачу корпоративной карты

Выдать В.С. Ватрушкину

неименную корпоративную карту с лимитом 100 000 руб.

для оплаты командировочных расходов

на срок до 4 апреля 2014 года включительно.

Генеральный директор Сладкоежка

24 марта 2014 года

от Ватрушкина В.С.

Прошу выдать мне неименную корпоративную карту для оплаты командировочных расходов.

Основание: приказ о командировке от 21.03.2014 N 23-к.

21 марта 2014 года

Примечание. Блокировка одной карты не означает блокировки всего карточного счета.

Сроки, на которые выдаются карты

Корпоративные карты выдаются на срок, определенный положением. Выдать карту на более долгий срок, отличающийся от указанного в положении компании, можно на основании распоряжении руководителя компании.

Если сотрудник постоянно ездит в командировки, по отдельному распоряжению руководителя ему можно выдать корпоративную карту на более долгий срок.

В случае пропуска срока возврата неименной корпоративной карты лицо, уполномоченное контролировать их движение, должно сообщить об этом главному бухгалтеру. Затем принимается решение о блокировке карты или ином решении вопроса с виновным подотчетным лицом.

Журнал учета движения корпоративных карт

Дату, срок, цель выдачи корпоративной карты, ее номер, лимит, должность и фамилию работника фиксируют в журнале регистрации приема и выдачи карт (журнале движения корпоративных банковских карт).

Факты получения и возврата сотрудником корпоративной карты должны подтверждаться подписями в журнале подотчетного лица и работника бухгалтерии, который несет ответственность за их хранение.

Образец ведения журнала смотрите ниже.

Образец 4. Журнал приема и выдачи корпоративных банковских карт

Закрытое акционерное общество “Сладости Востока”

Журнал приема и выдачи корпоративных банковских карт

Дата начала ведения журнала: 9 января 2014 года

Закрытое акционерное общество Сладости Востока.

Порядок использования корпоративных банковских карт

Каким образом будут использоваться корпоративные банковские карты, определяет исключительно руководство предприятия. Порядок использования фиксируется в локальном нормативном документе — Положении, которое дает ответы на следующие вопросы:

  • Порядок пользования PIN-кодом карты. PIN-код — конфиденциальная информация, разглашение которой любым третьим лицам недопустимо.
  • Сроки предоставления отчета о расходе денежных средств по карте. Например, в течение пяти рабочих дней сотрудник обязан отчитаться директору организации и/или главному бухгалтеру и приложить к отчету чеки.
  • Санкции при непредставлении отчета. Списанные с карты суммы удерживаются из зарплаты сотрудника, производившего расчеты.
  • Учет корпоративных карт (оформленные карты, выдача и возврат карт). Как правило, создается специальный журнал учета.
  • Меры на случай утраты или хищения корпоративной банковской карты. Карта должна быть немедленно заблокирована, для этого следует связаться с банком. Если держатель карты не успел этого сделать вовремя и компания понесла ущерб, сумма ущерба взыскивается с держателя карты.
Читайте также:  Отказ в согласовании проведения перепланировки

Общее правило: оплата по карте проводится только безналичным расчетом.

Факт расчетов с помощью корпоративной банковской карты будет отображен в выписке по счету, к которому она привязана. Проводка списания средств формируется на дату банковской выписки.

Снимать наличные можно через банкоматы Россельхозбанка комиссия составит 1 или через банкоматы других банков комиссия составит 2 , но не менее 300 рублей.

Корпоративная карта: ответы на главные вопросы

Если нет документов, подтверждающих целевое использование денежных средств, или если директор не утвердил авансовый отчет, то списанные с корпоративной карты суммы взыскиваются с держателя карты и будут удержаны из его заработной платы.

4. Список работников, на имя которых оформлены корпоративные карты, приведен в приложении N 1.

5. Выдача и возврат карт ведется в журнале учета корпоративных карт по форме согласно приложению N 2.

6. В случае утраты или хищения корпоративной банковской карты держатель карты обязан незамедлительно сообщить об этом в банк, выдавший карту, для блокирования операций по ней. Если по вине держателя карты счет не будет своевременно заблокирован, сумма причиненного ущерба взыскивается с держателя карты.

Приложение N 1
к положению от _______ N __

Список работников _______________________________ (наименование организации) на имя которых оформлены корп оративные банковские карты —————————————————————————- ¦N ¦ Ф.И.О. ¦ Паспортные данные ¦Тип карты¦ Номер карты ¦ ¦п/п¦ работника ¦(номер, кем и ког да выдан)¦ ¦ ¦ +—+—————-+—————————+———+—————+ ¦1 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +—+—————-+—————————+———+—————+ ¦2 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +—+—————-+—————————+———+—————+ ¦3 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ —-+—————-+—————————+———+—————-

Приложение N 2
к положению от _______ N __

Журнал учета корпоративных карт ___________________________ (наименование организации) ————————————————————————— ¦Номер ¦Ф.И.О. ¦Срок, на который¦Дата ¦Подпись ¦Дата ¦Подпись ¦ ¦карты ¦держателя ¦карта выдана ¦выдачи ¦держателя¦сдачи ¦держателя¦ ¦ ¦карты ¦работнику ¦карты ¦ ¦карты ¦ ¦ +———+———-+—————-+——-+———+———+———+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +———+———-+—————-+——-+———+———+———+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +———+———-+—————-+——-+———+———+———+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ———+———-+—————-+——-+———+———+———-

В случае отсутствия документов, подтверждающих целевое использование корпоративной банковской карты, взимание с виновного работника использованной не по назначению суммы осуществляется в соответствии со ст.

Азбука для игры с корпоративными картами

Плюсы безналичных расчетов известны давно: быстрота, безопасность и отсутствие необходимости оформлять дополнительные документы. А с развитием доступных средств платежа такие расчеты перестали быть прерогативой только бухгалтерии. Все чаще и чаще от имени организации расплачиваются «по безналу» и руководители, и обычные ­сотрудники. А используют они для этого корпоративную ­банковскую карту. Какие подводные камни для компании таит этот банковский продукт?

Кто является клиентом

Начнем с небольшого ликбеза. Что такое «корпоративная банковская карта»?

Согласно Положению об эмиссии платежных карт и об операциях, совершаемых с их использованием, утвержденному Банком России 24.12.2004 № 266-П, — это расчетная (дебетовая) или кредитная карта, оформленная клиенту — юридическому лицу (п. 2.5 Положения № 266-П).

С помощью этой карты клиент — юридическое лицо может совершать следующие операции в российских рублях:

■ получать наличные на оплату расходов, связанных с деятельностью организации. В том числе деньги можно брать для оплаты командировочных и представительских расходов;

■ в безналичном порядке оплачивать любые расходы, связанные с деятельностью организации, в том числе в связи с оплатой командировочных и представительских расходов;

■ проводить иные не запрещенные законодательством операции.

Также Положение № 266-П разрешает использовать корпоративную банковскую карточку для валютных расчетов и даже для снятия наличной валюты для оплаты командировочных и представительских расходов.

Тут сразу отметим, что норма Положения № 266-П сформулирована не очень удачно: если читать ее буквально, то получается, что снять с карточки валюту можно только находясь за пределами Российской Федерации. Однако в соответствии с ч. 2 ст. 5 Федерального закона от 10.12.2003 № 173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле», если порядок осуществления валютных операций, порядок использования счетов (специального счета) не установлены органами валютного регулирования в соответствии с этим законом, валютные операции осуществляются, счета открываются и операции по счетам проводятся без ограничений. А каких-то специальных ограничений для снятия валюты со счетов организаций посредством банковских карт закон не устанавливает.

Поэтому, на наш взгляд, снять иностранную валюту с корпоративной банковской карточки можно, находясь как на территории Российской Федерации, так и на территории иностранного государства. При этом необходимо выполнить одно условие: валюта должна сниматься для оплаты командировочных и представительских расходов при загранкомандировках.

Поскольку для банка клиентом по корпоративным картам является организация, то Центробанк России требует, чтобы обслуживающий банк установил лимиты выдачи наличных по каждому счету, к которому «привязана» корпоративная банковская карта. При этом рекомендовано устанавливать лимиты, не превышающие 100 000 руб. в течение одного операционного дня (п. 2.5 Положения № 266-П).

Фактический держатель карты

Несмотря на то что для банка клиентом по отношениям, связанным с корпоративной картой, является юридичес­кое лицо — владелец счета, фактически карта выпускается на имя конкретного физического лица, которое уполномочено совершать с ее помощью операции от имени организации. В этой связи мы рекомендуем приказом (или иным внут­ренним документом) закрепить перечень сотрудников (в данном ­случае поименный, а не подолжностной), которым оформляется такая карта.

Также организации потребуется создать документ и зафиксировать в нем, на какие цели и в пределах каких лимитов сотрудники имеют право расходовать деньги при помощи этих карт, как подтверждаются расходы, каков порядок отчетности. С данным приказом нужно ознакомить всех сотрудников, которым организация решила выдать карту, под подпись.

Приведем несколько рекомендаций по оформлению приказа, регулирующего использование карт. В нем необходимо закрепить следующие положения:

1. Карта должна использоваться не­посредственно сотрудником, ее получившим.

2. Установите прямой запрет на передачу карты третьим лицам.

3. Зафиксируйте, какие организационно-распорядительные документы являются основанием для использования ­карты.

4. Установите конкретные виды расходов и их допустимый размер.

5. Введите четкое правило о том, что при любом использовании карты работник должен получать документы, подтверждающие произведенные расходы, и сохранять их для отчета.

6. Зафиксируйте сроки предоставления отчета о расходовании денег.

7. Утвердите форму, по которой сотрудники должны отчитываться о расходовании денег.

Далее возможно несколько вариантов построения работы с корпоративными картами внутри организации. Первый предполагает, что сами карты хранятся в бухгалтерии (у руководителя, иного ответственного сотрудника) и выдаются пользователям по мере надобности. Второй — карточки все время находятся у тех сотрудников, на чье имя они оформлены. Соответственно, под каждый из этих вариантов и необходимо строить внутренний документооборот компании.

Так, в первом случае сотрудники организации сразу после получения карты в банке должны передать ее ответственному работнику на хранение. Факт передачи карты с указанием ее номера фиксируется в специальном журнале. Там же отмечается последующее движение карты: ее выдача и возврат.

Как правило, в таком случае каждая выдача карты сопровождается распорядительным документом (служебной запис­кой, завизированной руководителем, или распоряжением руководителя), в котором указывается, на какие цели и какую сумму разрешается потратить данному сотруднику. Мы рекомендуем в журнал учета выдачи карт включить следую­щие поля:

■ номер карты и ФИО сотрудника — держателя карты;

■ дата выдачи карты сотруднику;

■ подпись сотрудника в получении карты;

■ дата возврата карты сотрудником;

■ подпись лица, ответственного за хранение карт, подтверждающая возврат карты сотрудником.

Во втором случае никаких дополнительных документов обычно не оформляется: все необходимые условия использования карт содержатся непосредственно в приказе, регулирующем выдачу и использование карт, с которым работник ознакомлен под подпись. Вести какой-то журнал, подтверждаю­щий получение сотрудником карт в банке, в этом случае смысла не имеет.

По запросу организации банк может предоставить выписку из реестра на выпуск международных корпоративных карт или иной аналогичный до­кумент, где будет указано, кто и когда получил карту.

Распространенный вопрос: что будет при увольнении работника, которому была выдана корпоративная карта? Давайте разберемся. Как мы уже говорили, карта выдается клиенту-организации, но оформляется на конкретного работника — держателя карты. При этом, по правилам оформления банковских карт, сама карта принадлежит банку.

Таким образом, при увольнении работника, на чье имя была выпущена карта, ее в любом случае надо аннулировать. Поэтому, если работник при увольнении сдал карту, ее надо передать в банк для уничтожения. Одновременно нужно будет «закрыть» эту карту на основании специального заявления.

Читайте также:  Выбор банка для перечисления зарплаты

Если же работник уволился, не сдав карту, тоже не беда — в этом случае нужно подать в банк заявление на блокировку и аннулирование этой карты. Важно сделать это как можно быстрее, чтобы работник не мог воспользоваться деньгами организации.

Хотя, если такое произошло, деньги можно взыскать с работника как через суд, так и обратиться в полицию с заявлением о хищении, поскольку работник, снимая деньги (или расплачиваясь) корпоративной картой, явно знал, что распоряжается не своими ­деньгами.

Налоговые последствия

Теперь давайте поговорим о налоговых последствиях открытия корпоративной карты. Поскольку для этой карты банк должен будет открыть отдельный банковский счет, у организации возникает обязанность сообщить об этом в налоговую инспекцию и внебюджетные фонды. Сделать это нужно в течение семи рабочих дней со дня открытия такого счета (подп. 1 п. 2 ст. 23 НК РФ).

Сама карта, как уже упоминалось, принадлежит банку, поэтому в учете она никак не отражается. Благодаря тому что карта эмитируется по отдельному договору банковского счета, затраты на ее обслуживание, равно как и затраты, связанные с проведением операций (например, снятием наличных), учитываются в расходах как обычные «банковские» затраты (подп. 15 п. 1 ст. 265 НК РФ).

Подотчет — не подотчет

Еще один важный момент: каков статус тех денег, которыми воспользовался сотрудник при помощи корпоративной карты. Тут все тоже достаточно просто.

До тех пор пока работник не передаст в бухгалтерию документы, подтверждающие расходы, деньги, списанные со счета корпоративной карточки, считаются выданными работнику под отчет. При этом не важно, снимал сотрудник наличные или платил непосредственно с карты.

Моментом, когда деньги считаются выданными под отчет, является день их снятия или подтверждения операции по оплате товаров, работ или услуг.

Из того факта, что данные деньги считаются выданными под отчет, следует, что приходовать их в кассе не нужно. Равно как не нужно отражать данную операцию в кассовой книге.

И хотя налоговые на местах иногда придерживаются противоположного мнения, суды в подобных спорах занимают сторону налогоплательщиков (см., например, постановления Седьмого арбитражного апелляционного суда от 20.12.2012 № А03-6142/2012 и Третьего арбитражного апелляционного суда от 30.01.2013 № А33-15574/2012).

Из этого также следует, что деньги, снятые с карты наличными, не нужно учитывать при расчете кассового остатка на конец дня.

Хотя в одном случае деньги, снятые с карты работником, все же могут потребовать отражения в кассе организации. Речь идет о ситуации, когда сотрудник снял их наличными, но потратить на те цели, на которые планировалось, не получилось. В этом случае работник просто сдает деньги в кассу организации.

Поскольку деньги, потраченные с корпоративной карты, считаются средствами, выданными под отчет, потребуется составить соответствующие первичные документы об их расходовании. Проще говоря, потребуется отчет.

Каких-то временных рамок предоставления отчета для случаев безналичного расчета законодательство не устанавливает. В пункте 4.4 Положения о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации (утверждено Банком России 12.10.2011 № 373-П, далее — Положение о порядке ведения кассовых операций) оговаривается трехдневный срок только для случаев получения наличных денег из кассы организации. Про случаи получения наличных с корпоративной карты в данном документе (да и в каких-либо других) ничего не говорится.

Поэтому де юре необходимос­ти писать отчет по каждому факту использования карты нет. Периодичность предоставления отчетов работниками, использовавшими средства с корпоративной карты, в данном случае устанавливает руководитель организации.

Сам отчет проще составлять по привычной бухгалтеру унифицированной форме № АО-1 «Авансовый отчет», утвержденной постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55. Это, кстати, поможет избежать различных споров в части признания некоторых расходов. Ведь, напомним, датой осуществления представительских расходов, расходов на командировки, содержание служебного транспорта, иных подобных затрат считается дата утверждения авансового отчета (подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

В то же время можно разработать для этих целей и свою форму, сделав ее более удобной для отражения операций именно по карте. Так, вместо строки стандартной формы № АО-1 «получен аванс из кассы» можно ввести строки «получены деньги через АТМ по корпоративной банковской карте» и «использованы деньги с корпоративной карты для безналичных расчетов». Однако и в этом случае мы бы рекомендовали именовать данный документ «авансовый отчет», чтобы избежать возможных недоразумений с налоговми органами при признании расходов для целей налогообложения прибыли.

Наконец, еще одно следствие того, что потраченные (снятые) посредством корпоративной карты деньги считаются выданными под отчет сотруднику. Деньги, за которые работник не отчитался, можно удержать из его заработной платы.

Напомним, что сумма причиненного организации ущерба может быть взыскана с работника по распоряжению руководителя в течение месяца со дня установления размера причиненного работником ущерба при условии, что сумма ущерба не превышает среднего месячного заработка работника (ст. 248 ТК РФ).

Правила и исключения

Как мы уже выяснили, деньги, которые работник израсходовал с помощью такой карты, считаются выданными ему под отчет. Но так как сами расчеты происходят все же в безналичном порядке, возникает несколько нюансов, отличаю­щих их от обычного подотчета.

Так, первое отличие состоит в том, что сотруднику не нужно писать заявление, а руководителю не нужно издавать распоряжение (ставить визу) о выдаче денег под отчет на каждое использование карты. Ведь в п. 4.4 Положения о порядке ведения кассовых операций указано, что подотчетному лицу необходимо оформлять заявление, а руководителю в свою очередь указывать на этом заявлении сумму и срок подотчета только для получения наличных денег. Для безналичного перечисления подотчетных сумм подобного правила нет.

Второе отличие связано с тем, что сотрудник — держатель корпоративной карты может продолжать ее использовать (то есть фактически получать деньги под отчет) даже если не отчитался еще по предыдущим фактам использования. Дело в том, что подобный запрет содержится в уже упоминавшемся п. 4.4 Положения о порядке ведения кассовых операций и относится опять же только к выдаче наличных денег под отчет лицу, не отчитавшемуся по ранее выданному авансу. Данное требование не относится к расчетам посредством корпоративных карт.

Наконец, при использовании корпоративной карты не действуют лимиты наличных расчетов в 100 000 руб., установленные Центробанком России (см. Указание Банка России от 20.06.2007 № 1843-У). Опять же потому, что лимит установлен только для наличной оплаты, а при использовании корпоративной карты расчеты производятся в безналичном порядке.

Расчеты по Корпоративной карте в бухгалтерском учете

Для отражения в бухгалтерском учете движения денежных средств (поступ­ление и списание) на корпоративных банковских картах используется счет 55 «Специальные счета в банках».

Например, перечисление денежных средств на корпоративную карту с расчетного счета организации будет отражаться записью:

Дебет 55 «Специальные счета в банках» Кредит 51 «Расчетные счета»

— зачислены денежные средства на корпоративную карту.

При списании денежных средств с корпоративной карты в бухгалтерском учете делается следующая проводка:

Дебет 71 «Расчеты с подотчетными ­лицами» Кредит 55 «специальные счета в банках»

— выданы денежные средства под отчет (эта проводка делается на основании выписки банка по корпоративной карте).

Обратите внимание: договором на обслуживание банковских карт может быть предусмотрено взимание комиссии за снятие наличных денежных средств. В этом случае бухгалтер должен будет сделать следующую проводку:

Дебет 25 «Общепроизводственные расходы» (26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу») Кредит 55 «Специальные счета в банках»

— списана комиссия за снятие наличных денежных средств.

Как мы уже сказали ранее, подотчетное лицо должно отчитаться по расходам, осуществленным с помощью корпоративной банковской карты. На момент представления работником в бухгалтерию соответствующего отчета произведенные расходы будут списаны на счета учета затрат.

Конкретные проводки будут зависеть от того, какие именно расходы осуществил работник. Например, если он приобрел материалы, то счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» будет коррес­пондироваться с дебетом счета 10 «Материалы». Если же работник оплатил корпоративной картой командировочные расходы, то списание будет производиться в корреспонденции со счетами учета затрат (счета 20, 25, 26, 44).

Бывают случаи, когда работник снял с корпоративной карты наличные денежные средства, но оплатил расходы в меньшей сумме. В такой ситуации оставшиеся у него на руках неизрасходованные наличные денежные средства он должен внести в кассу организации. В бухгалтерском учете это будет оформлено следующей проводкой:

Дебет 50 «Касса» Кредит 71

«Расчеты с подотчетными лицами»

— внесены денежные средства в кассу организации.

Поэтому де юре необходимос ти писать отчет по каждому факту использования карты нет.

Корпоративные карты для юридических лиц: особенности, тарифы и условия

Расходы, связанные с хозяйственной или основной деятельностью компании, зачастую удобнее оплачивать с карты, чем обычным банковским переводом по реквизитам. К таким случаям относятся накладные, представительские, транспортные, командировочные расходы. Для решения этих задач можно оформить корпоративную банковскую карту, которой сможет пользоваться ограниченный круг сотрудников.

Нужна ли вашей компании такая услуга и какие преимущества она дает? В этой статье мы рассмотрим основные моменты, связанные с корпоративными картами для юридических лиц, и проанализируем несколько предложений конкретных банков, предлагаемые ими условия и тарифы.

Для решения этих задач можно оформить корпоративную банковскую карту, которой сможет пользоваться ограниченный круг сотрудников.

Добавить комментарий