Хранение графика отпусков 2020

Локальный нормативный акт или нет?

На этот вопрос до сих пор нет однозначного ответа ни в законодательстве, ни в судебной практике. Не вносят ясность по нему и представители уполномоченных органов. Правовая природа графика отпусков в ТК РФ не определена – в действующих нормах закона он рассматривается как ежегодно оформляемый документ, определяющий очередность предоставления оплачиваемых отпусков. Между тем, в ч. 1 ст. 123 ТК РФ дан намек на отнесение графика отпусков к локальным нормативным актам (указано, что работодатель при утверждении графика отпусков должен руководствоваться порядком учета мнения профсоюза, установленным для принятия локальных нормативных актов). В пользу отнесения графика отпусков к локальным нормативным актам говорит и положение о том, что график отпусков является обязательным как для работодателя, так и для работника (письмо Роструда от 31 октября 2007 г. № 4414-6).

ФОРМА

В свою очередь, приверженцы противоположной точки зрения отмечают, что норма локального нормативного акта устанавливает правило общего характера, адресованное неопределенному кругу лиц, а график определяет время отпуска конкретных работников, поэтому данные понятия не соотносятся между собой. Кроме того, форма Т-7 “График отпусков” утверждена постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1 как форма первичной учетной документации. Помимо общего признака – разработка работодателем – других совпадений в определениях терминов “график отпусков” и “локальный нормативный акт” нет. Документы преследуют разные цели – локальный нормативный акт направлен на возникновение, изменение или прекращение прав и обязанностей сторон трудовых отношений, а график отпусков – на систематизацию информации по отпускам. Кроме того, если первый рассчитан на неоднократное применение в отношении неопределенного круга лиц, то второй относится к конкретным работникам и актуален в течение календарного года, на который утверждается.

Знакомить работников с графиком отпусков или нет.

Продолжительность основного ежегодного отпуска для разных категорий работников
  • 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ) – для всех работников, не отнесенных к льготным категориям;
  • 31 календарный день (ст. 267 ТК РФ) – для работников до 18 лет;
  • 30 календарных дней (Федеральный закон от 24.11.95 № 181-ФЗ) – для инвалидов;
  • 30-40 суток (Федеральный закон от 22.08.95 № 151-ФЗ) – для работников спасательных служб (в зависимости от стажа непрерывной работы);
  • 42-56 календарных дней (Федеральный закон от 07.11.2000 № 136-ФЗ; Постановление Правительства РФ от 14.05.2015 № 466) – для работников, занятых на работах с химическим оружием, отдельных категорий педагогических работников.

Есть несколько категорий работников, которые «выбиваются» из общего правила составления графика отпусков:

1. Сотрудники, которые вправе претендовать на оплачиваемый отпуск по заявлению до истечения шести месяцев непрерывной работы.

Такие сотрудники указаны в ст. 122 ТК РФ:

  • женщины — перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него;
  • работники моложе 18 лет;
  • работники, усыновившие ребенка в возрасте до 3-х месяцев.

Согласно ст. 123 ТК РФ, по желанию сотрудника ежегодный отпуск ему может быть предоставлен в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам, независимо от времени его непрерывной работы у работодателя.

Согласно ст. 286 ТК РФ отпуск совместителей предоставляется одновременно с отпуском по основному месту работы. Если на работе по совместительству работник не отработал шести месяцев, то отпуск предоставляется авансом.

Чтобы учесть эту категорию сотрудников в графике отпусков, запросите у них сведения о периоде отпуска по основному месту работы.

3. Многодетные сотрудники с детьми до 12 лет.

Федеральный закон от 11.10.2018 № 360-ФЗ дополнил Трудовой кодекс ст. 262.2. Теперь работодателям нужно учитывать, что родители 3-х и более детей в возрасте до 12 лет имеют право брать ежегодный оплачиваемый отпуск по своему желанию в удобное для них время.

В Письме Минтруда РФ от 20.11.2018 N 14-2/ООГ-9166 уточняется, что возраст детей рассчитывается на год предоставления отпуска. Это значит, что если на начало года предоставления отпуска многодетный сотрудник имел право использовать отпуск в удобное время, то это право за ним сохраняется даже в том случае, если на момент начала отпуска старшему ребенку уже исполнится 12 лет.

Автоматическое начисление зарплаты по каждому сотруднику — лишь подтвердите суммы. Расчет больничных и отпусков за несколько минут.

В обзоре актуальных вопросов за февраль 2019 года Роструд рассмотрел вопрос о том, может ли работник, имеющий троих детей в возрасте до 12 лет, брать отпуск в удобное время частями. По мнению экспертов, право на использование отпуска в удобное время не означает права на разделение отпуска на части по желанию работника. Такое разделение в соответствии со ст. 125 ТК РФ возможно только по соглашению сторон. При этом одна из частей отпуска должна быть не менее 14 календарных дней.

4. Ветераны, работники, награжденные нагрудным знаком «Почетный донор России», сотрудники, воспитывающие ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет, супруги военнослужащих.

Все эти категории работников имеют право уйти в оплачиваемый отпуск в удобное для них время.

Есть несколько категорий работников, которые выбиваются из общего правила составления графика отпусков.

Как утвердить график отпусков на 2020 год

Чтобы известить сотрудников о составлении графика, можно издать приказ, в котором обязать руководителей подразделений собрать у подчиненных их пожелания. Опросные листы руководители подразделений передают в кадровую службу.

График отпусков подписывается руководителем кадровой службы и утверждается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом с учетом мотивированного мнения выборного профсоюзного органа (при его наличии).

С графиком сотрудников надо ознакомить под расписку. Для этого можно использовать лист ознакомления. Хранить график надо минимум один год (п. 693 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).

2 Порядка, утвержденного Приказом МЧС России N 727, Минздравсоцразвития России N 831, Минфина России N 165н от 08.

Способы хранения графика отпусков

Надлежащее хранение графика отпусков может быть реализовано следующими способами:

  • в металлических ящиках, сейфах или шкафах, а также в любом мебельном шкафу, закрывающемся на ключ, наряду с прочей кадровой документацией;
  • на полках шкафов в помещениях с ограниченным доступом третьих лиц.
Читайте также:  Закон о гражданстве РФ: нововведения в 2020 году

Для хранения графиков отпусков целесообразнее всего завести отдельную папку и размещать документацию по отдельным файлам в хронологическом порядке. Не исключен вариант размещения графика за прошедшие годы в папках с документами аналогичного срока хранения.

Соблюдение установленных правил и сроков хранения графика отпусков позволяет работодателю избежать вероятных споров с сотрудниками относительно правомерности очередности ежегодного отдыха, а также оптимизировать процедуру планирования отпусков на следующий год.

Место хранения

График отпусков не предусматривает каких-либо специальных условий хранения. Но работодатель не должен забывать о положениях ФЗ-152 «О персональных данных» от 2006 года. В связи с этим работодатель должен обеспечить надлежащую защиту персональных данных сотрудников, которые содержатся в графике отпусков и избежать их утечки.

Работодателю важно акцентировать внимание на обеспечении сохранности графика отпусков на протяжении периода хранения. Ответственность за нарушение указанного правила наступает на основании ст. 90 Трудового кодекса.

Для обеспечения сохранности графика отпусков работодатель может хранить их в металлических ящиках, шкафах и сейфах, а также в мебельном шкафу, который закрывается на ключ. Помимо графика отпусков, здесь можно хранить другие кадровые документы.

Также график отпусков допускается хранить на полках шкафов с ограниченным доступом в указанное помещение третьих лиц.

В целях хранения графиков отпусков желательно завести отдельную папку, в которой будет собрана вся отпускная документация в хронологическом порядке или же иные документы с аналогичным сроком хранения.

692 Перечня типовых управленческих документов на 2018-2019 годы.

Цели хранения графика отпусков

В каких случаях может потребоваться ГО, потерявший свою актуальность, однако хранящийся в кадровой службе на протяжении 3 лет? Например:

  • для составления на его основе нового ГО на следующие годы;
  • при возникновении конфликта между работодателем и работником по поводу порядка использования последним его дней отдыха, в том числе в случае самовольного ухода работника в отпуск;
  • в случае выявления ошибок при утверждении приказов о предоставлении работникам дней отдыха;
  • при неправильном расчете отпускных бухгалтерией;
  • для планирования дней отдыха на будущие периоды;
  • с целью анализа статистики в отношении спланированных дней отдыха работников и дней, которые были использованы ими по факту;
  • в случае проверки деятельности организации государственными органами.

Для уничтожения архивных документов необходимо участие специальной комиссии, которая занимается выборкой бумаг с истекшими сроками хранения.

СЗВ-М за июнь 2020 года: сроки сдачи, штрафы, есть ли новая форма, образец заполнения

Росархив утвердил новый перечень типовых управленческих документов, которые образуются в ходе деятельности организации.

ГРАФИК ОТПУСКОВ 2020

График отпусков Составление Исправления Приказ Очередность отпусков Образцы графика отпусков

График отпусков

Законодательство четко регламентирует срок утверждения графика отпусков.

График отпусков на 2020 год должна составить каждый работодатель и утвердить его не позднее 17 декабря.

Сотрудникам, которые работают по трудовому договору, работодатель обязан предоставлять оплачиваемые ежегодные отпускные дни. Чтобы сохранить непрерывность деятельности компании, работники должны соблюдать очередность нахождения в отпуске. Для этого и составляется график отпусков в организации.

Как составить и утвердить график отпусков

График составляется по каждой структурной единице и передается в кадровую службу.

По законодательству график отпусков издают за две недели до начала календарного года.

За нарушение инспекция труда может наложить ответственность или штраф:

  • для должностного лица предупреждение или штраф – от 1000 до 5000 руб.;
  • для предпринимателей – от 1000 до 5000 руб.;
  • для организаций – от 30 000 до 50 000 руб.

Форма графика отпусков

По графику формируют сведения о датах выплаты отпускных.

Дата создания и подпись руководителя являются обязательными в графике.

Шаблон компания вправе разработать самостоятельно воспользуйтесь типовым бланком Т-7.

В бланке отражают такие сведения:

  • наименование отдела или иного подразделения,
  • должность в соответствии со штатным расписанием, фамилию, имя и отчество,
  • действующий табельный номер.
  • продолжительность,
  • основание для изменения плановых сроков,
  • предполагаемую дату и примечание.

При этом фактическую продолжительность перед согласованием не отображаются, ее заполняют после выхода сотрудника на работу.

График отпусков заверяет своей подписью руководитель отдела кадров.

А при его отсутствии любой другой уполномоченный сотрудник.

Утверждает график отпусков руководитель.

Как в графике отпусков учесть праздники

Сотрудники часто присоединяют отпуск к праздникам. В этом случае праздничные дни в длительность отпуска не включайте (ст. 120 ТК РФ).

Обычные еженедельные выходные входят в период ежегодного отдыха, так как отпуск считают в календарных днях (ст. 115 ТК РФ).

Например, если указать в графике восемнадцать дней отпуска с 1 января, то восемь праздничных дней с 1 по 8 января в длительность отпуска не войдут. Отпуск в этом случае предоставляется не по 18, а по 26 января.

Уведомлять сотрудников о начале отпуска нужно не позже чем за две недели.

Очередность в графике отпусков

Есть работники, которые имеют право на отпуск в удобное для них время вне очереди.

Если у вас есть такие работники, в первую очередь согласуйте время отпуска с ними.

Затем уже расставьте периоды отпуска по остальным сотрудникам.

Кто вправе брать отпуск в любое время:

  1. Несовершеннолетние (ст. 267 ТК РФ).
  2. Женщины непосредственно перед отпуском по беременности и родам или сразу после него (ст. 260 ТК РФ).
  3. Женщины по окончании отпуска по уходу за ребенком (ст. 260 ТК РФ).
  4. Мужья в период, когда их жены находятся в декрете (ч. 4 ст. 123 ТК РФ).
  5. Почетные доноры РФ (п. 1 ч. 1 ст. 23 ФЗ от 20 июля 2012 г. № 125-ФЗ).
  6. Жены и мужья военных во время отпуска супруга (п. 11 ст. 11 ФЗ от 27 мая 1998 г. № 76-ФЗ).
  7. Многодетные родители, у которых не менее трех детей младше 12 лет (ст. 262.2 ТК РФ).
  8. Один из родителей, попечителей или опекунов ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет (ст. 262.1 ТК РФ).
  9. Один из родителей, опекунов, попечителей, который работает в районах Крайнего Севера или в аналогичной по статусу местности и ему нужно сопровождать ребенка при поступлении в учебное заведение (ч. 5 ст. 322 ТК РФ).
  10. Сотрудники, которых до этого отозвали из отпуска (ст. 125 ТК РФ).
  11. Сотрудники, которые пострадали от чернобыльской катастрофы (п. 5 ст. 14 Закона РФ от 15 мая 1991 г. № 1244-1).
Читайте также:  Создание программного обеспечения - учет

Как внести исправления в график отпусков

Законодательство не запрещает вносить необходимые поправки в график отпусков.

Если сотруднику придется уйти раньше или позже даты, установленной в графике, то корректировку проводят следующим образом: не меняя указанную дату вносят необходимую запись о переносе. Его длительность отмечают в столбцах с 8 по 10 формы Т-7.

Для этого потребуется соглашение обеих сторон.

За 2 недели до предполагаемой даты отпуска сотрудник подает заявление с указанием числа, которое и будут отражать в графике при корректировке.

Так же основанием для переноса дней является распоряжение при вызове персонала из-за производственной необходимости или других случаев личных обстоятельств.

Порядок заполнения и внесения изменений определяют в локальном акте, в правилах внутреннего распорядка.

Как распорядиться остатками отпуска за прошлые годы

Трудовой кодекс запрещает отказывать в отпуске на протяжении двух лет подряд.

Несовершеннолетним лицам и лицам с в вредными условиями нельзя не предоставлять дни на отдых в принципе. Если по различным причинам отдохнуть не получается, отпуск можно перенести на другой срок.

Воспользоваться невостребованными днями возможно в текущем году по согласованию с руководителем.

Остатки дней за прошедшие рабочие годы представляются согласно плану. Поэтому такие дни не «сгорают». При формировании графика учитывают все полагающиеся дни, в том числе и неиспользованную часть.

Отметим, что работодатель может выплатить сотруднику компенсацию за накопленные дни по заявлению. Но только за дни, превышающие 28 дней отдыха. Для расчета компенсации количество дней определяют по каждому рабочему периоду отдельно.

При увольнении работника за дни отдыха, что накопились, производят выплату компенсации, как прописано в статье 127 ТК РФ.

Хранение графика отпусков

График хранят в течение года по окончании действия (п. 8.1 Приказа Минкультуры от 25.08.2010 № 558). График отпусков от 17.12.2019 закончит действие 31.12.2020, следовательно, он должен храниться весь 2021 год.

Если не сохранить график, то будет предупреждение или штраф:

для организаций – от 30 000 до 50 000 руб.

Новые сроки хранения документов в 2020 году: переходим на новый Перечень

С 18 февраля 2020 года в России изменились сроки хранения управленческих документов организаций.

Вступил в силу Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения». Ранее (6 февраля 2020 года) новый Перечень № 57449 зарегистрировал Минюст.

Новые сроки хранения документов в 2020 году переходим на новый Перечень.

Рекомендации Роструда по сроку хранения листов ознакомления с графиком отпусков

О своей обязанности по составлению графика отпусков и необходимости ознакомления с ним сотрудников под роспись, большинство работодателей в курсе. А вот о том, что законодательством может быть регламентирован срок, в течение которого следует хранить указанные документы, задумываются не все. Сколько же нужно их хранить, чтобы не попасть под штраф трудовой инспекции?

На этот вопрос ответили эксперты сервиса Роструда «Онлайнинспекция.рф». С графиком отпусков полная ясность ─ его нужно хранить в компании на протяжении трех лет после окончания его действия (п. 453 Приказа Росархива от 20.12.2019 N 236).

Что касается периода хранения листов ознакомления с графиком отпусков, то законодательно такой срок не закреплен. Эксперты сервиса Роструда рекомендуют хранить их в течение такого же срока, что и график отпусков.

Напомним, что официально утвержденного образца листа ознакомления сотрудников с графиком отпусков не существует и каждый работодатель разрабатывает его самостоятельно. Обойтись без этого документа не получится ─ только он может подтвердить факт информирования каждого работника о времени отпуска.

При несвоевременном оповещении о дате начала отпуска сотрудник получает право на перенос отдыха на другой желаемый для себя срок (ст. 124 ТК РФ). Для того чтобы избежать разногласий между работниками, связанных с возможным наложением отпусков, работодатель должен не позднее чем за 2 недели проинформировать каждого работника о дате начала его отпуска (ст. 123 ТК РФ).

Форму Графика отпусков (Т-7) можно вывести на печать из документа График отпусков ( Кадры – Графики, переносы отпусков – График отпусков ). В ЗУП 3 нет возможности вывести на печать листы ознакомления с графиком отпусков.

Рекомендации Роструда по сроку хранения листов ознакомления с графиком отпусков.

Правовая сторона вопроса

Кроме того, что график отпусков на 2020 год, образец которого представлен выше, надо составлять по новым правилам, работники часто интересуются, нужно ли им заранее писать заявление на отпуск в том случае, если в графике уже отмечен этот период отдыха.

Согласно трудовому законодательству, график отпусков – отдельный документ, который устанавливает обязательный порядок ухода в отпуск и не нуждается в сопровождающей документации, за исключением уведомления об отпуске работнику за 14 дней до начала отпуска.

Исходя из этого, работодателю необходимо оповестить сотрудника о том, когда начинается его отпуск. Если работник желает, то он может сам написать заявление о запланированном отдыхе, законодательство это не запрещает. Но инициатором по трудовому кодексу является именно работодатель.

Кроме того, что график отпусков на 2020 год, образец которого представлен выше, надо составлять по новым правилам, работники часто интересуются, нужно ли им заранее писать заявление на отпуск в том случае, если в графике уже отмечен этот период отдыха.

Заполняем форму пошагово

Рассмотрим, как составить, заполнить и утвердить документ на 2020 пошагово. Форма бланка графика отпусков должна утверждаться с заполненными столбцами 1-6. Для примера заполнения нами используется Т-7 (который, как уже упоминалось, взят из альбома унифицированных форм). Но разрешено использовать заполнение в Excel (программа позволяет создать удобный планировщик — умный график), образец заполнения формы Т-7 дан в приложении к статье.

Утверждение его в течение двух последних недель декабря после 18.

График отпусков на 2020 год: советы от Роструда

В графике отпусков обязательно надо указывать дату начала и дату окончания отпуска

Читайте также:  Уголовный процесс и уголовное право

Одним месяцем в графике «не отделаться». К такому выводу пришел Роструд, отвечая на вопрос компании.

Вопрос: у нас работодатель в графике отпусков указывает только месяц отпуска без даты начала и окончания отпуска. Как в таком случае определяется дата и продолжительность отпуска? Правомерен ли такой подход при составлении графика отпусков?

Описанный вами подход при составлении графика отпусков неправомерен. В графике отпуск во избежание разногласий между работником и работодателем следует указывать конкретные даты начала ежегодного оплачиваемого отпуска.

Правовое обоснование:

Согласно ч. 1 ст. 123 ТК РФ очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации не позднее, чем за две недели до наступления календарного года в порядке, установленном статьей 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов.

График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника (ч. 2 ст. 123 ТК РФ).

На каждом предприятии ежегодно должен составляться график отпусков. Делать это надо перед новым годом, за две недели до 31 декабря. Например, на 2020 год ваша компания должна будет утвердить график отпусков до 15 декабря. Можно датировать документ 10 декабря или 13 декабря.

По этому графику все работники будут ходить в свои законные оплачиваемые отпуска. И бухгалтер заранее уже будет знать, кому и когда надо сделать расчет отпускных и произвести оплату.

Что нового в графике отпусков в 2020 году?

С 1 января 2019 года была введена в действие новая статья 262.2 Трудового кодекса, которая говорит нам о том, что работникам, имеющим трех и более детей в возрасте до двенадцати лет, ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется по их желанию в удобное для них время.

О чем это нам говорит? О том, что график отпусков сначала необходимо согласовать с работниками, у которых три или более ребенка до 12 лет. Такие сотрудники по своему желанию должны выбрать удобные для них дни.

Проверьте, если у вас на работе такие сотрудники. И если таковые есть, то сначала с ними нужно будет согласовать график отпусков.

Но кроме многодетных родителей таким правом (выбирать удобное время для отпуска) имеют и другие работники. На основании статьи 262.2 Трудового кодекса, одному из родителей (опекуну, попечителю, приемному родителю), воспитывающему ребенка-инвалида в возрасте до восемнадцати лет, ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется по его желанию в удобное для него время.

Если у вас есть родители детей инвалидов, то тоже стоит внимательно отнестись к этому и сначала с ними согласовать удобные для них отпуска. А уже потом утвердить график с другими сотрудниками.

Мы для вас подготовили список категорий сотрудников, с которыми стоит в первую очередь согласовать график отпусков:

  • Несовершеннолетние работники (до 18 лет),
  • Беременные женщины,
  • Работники-мужья, чьи жены находятся в отпуске по беременности и родам,
  • Многодетные родители,
  • Родители детей инвалидов,
  • Супруги военнослужащих,
  • Работники, чьи отпуска ранее были прерваны по требованию работодателя,
  • Участники боевых действий и инвалиды войны,
  • Работники, которые трудятся по совместительству,
  • Почетные доноры.

Что будет, если не составить график отпуска?

За график отпусков, утвержденный датой 18 декабря и позже, трудовая инспекция назначит штрафы по части 1 статьи 5.27 КоАПР РФ.

Размер штрафа:

  • Для должностных лиц (бухгалтер, кадровик) будет предупреждение или штраф 1000-5000 руб.
  • Для ИП будет штраф 1000-5000 руб.
  • Для организаций предусмотрен штраф от 30 000 до 50 000 руб.

В графике отпуск во избежание разногласий между работником и работодателем следует указывать конкретные даты начала ежегодного оплачиваемого отпуска.

Длительность

В графике на 2020 год обязательно указывается продолжительность в календарных днях. В статье 115 ТК РФ сказано, что основной отпуск длится 28 дней, но в том же Трудовом кодексе перечислены категории, для которых он более длительный:

  • педагоги;
  • инвалиды;
  • государственные служащие;
  • рабочие вредных и опасных производств;
  • сотрудники с ненормированным рабочим днем;
  • работающие на Крайнем Севере.

Подростки, занятые на производстве, также относятся к льготным группам. Длительность ежегодного отпускного периода для них составляет 31 день.

Работник может указывать месяц или конкретную дату – по желанию. В первом случае ему придется писать дополнительное заявление, в котором называть конкретные даты. Во втором случае этого делать не придется, потому что они изначально указаны в документе.

Если в графике обозначен только месяц, необходим приказ по учреждению за подписью первого руководителя, определяющий сроки подачи заявления с указанием конкретного дня начала отпуска. В идеале сотрудник должен подать его не позднее, чем за две недели до запланированной даты.

Это необходимо для соблюдения требований, установленных законодательством:

  • Согласно ст. 123 Трудового кодекса РФ, начальник обязан заблаговременно известить подчиненного о предстоящем отпуске.
  • В статье 136 того же Кодекса сказано, что бухгалтерия компании должна оплатить отпуск своевременно. Крайний срок – 3 дня до его начала.

В первом случае ему придется писать дополнительное заявление, в котором называть конкретные даты.

В этой статье мы расскажем о том, какой способ утверждения графика отпусков выбрать, нужно ли знакомить работников с утвержденным графиком, сколько хранить и как правильно уничтожить график отпусков.

Утверждение руководителем организации это заполнение от руки грифа утверждения в верхнем правом углу подпись и дата.

Добавить комментарий