Компенсация расходов на оплату услуг мобильной связи

Бумаги для подтверждения трат на переговоры по телефону

Расходы на сотовую связь будут компенсироваться только в том случае, если они будут подтверждены документально. Для подтверждения используются эти документы:

  • Приказ руководителя фирмы. В нем должен быть указан перечень специальностей, которые неразрывно связаны с телефонными переговорами. В приказе можно также оговорить ряд сотрудников, которым может выплачиваться компенсация.
  • Должностная инструкция сотрудника. Этот документ обосновывает нужность телефонных переговоров.
  • Трудовой договор и дополнительное соглашение. В них указываются условия и порядок возмещения затрат. Можно оговорить фиксированную сумму, которая будет выплачиваться работнику.
  • Договор с оператором, детализация звонков. Документы устанавливают фактический размер расходов.

Рассматриваемый перечень документов установлен письмом Минфина от 27.07.2006 года № 03-03-04/3/15.

Приказ руководителя фирмы.

Компенсация расходов на мобильную связь

“Оплата труда в государственном (муниципальном) учреждении: бухгалтерский учет и налогообложение”, 2015, N 8

В настоящее время все больше учреждений в ходе своей деятельности используют мобильную связь, так как это быстро и удобно. Для этого учреждение может либо компенсировать работникам расходы на сотовую связь и износ личных телефонов, либо приобрести для них служебные мобильные телефоны и сим-карты. В статье рассмотрим каждый из приведенных способов, поскольку они имеют свои особенности отражения в бухгалтерском учете, документального оформления и налогообложения.

Вначале обозначим перечень документов, которые в обязательном порядке разрабатываются в каждом учреждении:

  • положение о пользовании мобильной связью;
  • приказ об утверждении перечня должностей сотрудников, которым необходимо пользоваться сотовой связью для исполнения своих обязанностей;
  • приказ об установлении лимита расходов на использование сотовой связи;
  • должностные инструкции, в которых оговаривается необходимость использования мобильной связи в служебных целях;
  • иные документы, подтверждающие необходимость и обоснованность расходов на сотовую связь.

При этом размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

Налоговый учет расходов на сотовую связь

В налоговом учете расходы на услуги связи являются прочими расходами, связанными с производством и (или) реализацией (подп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Для организации, применяющей УСН, данные расходы также могут быть включены в состав расходов в целях применения упрощенной системы налогообложения (подп. 18 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

Аналогичное мнение содержится в целом ряде писем контролеров (письма Минфина России от 16.01.2015 № 03-11-11/807, от 11.03.2012 № 03-11-11/74 и др.).

Казалось бы, все просто и все понятно, но именно теперь и начинаются самые основные нюансы, которые определяют правильность отнесения данных расходов в налоговом и бухгалтерском учете.

Расходы должны быть экономически обоснованы. Ведь можно потратить круглую сумму на телефонные переговоры и при этом умудриться не потратить и минуты действительно на служебные обсуждения.

К примеру, в постановлениях ФАС Московского округа от 06.08.2009 № КА-А40/7416-09 конкретизируется, что налоговое законодательство РФ не содержит специального перечня документов, подтверждающих производственный характер расходов налогоплательщика на оплату услуг сотовой связи.

Это действительно так, однако налоговики называют несколько факторов, которые необходимо соблюсти, чтобы включать рассматриваемые расходы в расчет налога на прибыль. Причем все разъяснения достаточно давние и не менялись в течение всего прошедшего периода.

Во-первых, необходим приказ, утверждающий перечень должностных лиц, которые в силу исполняемых ими обязанностей имеют право на пользование услугами сотовой связи. При этом должна присутствовать связь между обеспечением работника сотовой связью и необходимостью такого шага, обусловленной соответствующим функционалом и отраженной в должностных инструкциях.

Сразу поясним, что данное требование, как обоснованно указал ФАС Московского округа в постановлении от 11.05.2011 № КА-А40/3913-11 по делу № А40-6554/10-90-93, формально не основано на законе, который не требует наличия подобных норм в трудовых договорах или должностных инструкциях. Однако, на наш взгляд, игнорировать данное пожелание контролеров все же не стоит.

Во-вторых, нужны договор с оператором сотовой связи и детализированные счета оператора связи. По детализизации разговоров по номерам, принадлежащим контрагентам, можно обосновать производственный характер бесед.

Об этом говорят письма Минфина России от 23.06.2011 № 03-03-06/1/378, от 16.01.2015 № 03-11-11/807.

В письме Минфина России от 07.12.2005 № 03-03-04/1/418 разъясняется, что форма детализированного счета должна содержать детализацию общей суммы платежа за предоставленные оператором сотовой связи услуги в разрезе отдельных субсчетов, открываемых по каждому числящемуся за налогоплательщиком абонентскому номеру.

Однако ФАС Поволжского округа в Постановлении от 09.11.2006 по делу № А65-29284/2005-СА2-8 заключил, что детализация не так уж и важна, так как в данном документе нет и не может быть информации о содержании переговоров. Иметь детализацию разговоров действительно очень желательно, но вовсе не обязательно.

Также не лишает предприятие права на использование сотовой связи наличие убытка (постановление ФАС Московского округа от 04.12.2007 № КА-А40/12410-07).

О том, что не нужно отчитываться перед налоговыми органами о содержании переговоров, сказано еще в таком «древнем» документе, как письмо МНС России от 22.05.2000 № ВГ-9-02/174. Документы, подтверждающие экономический результат телефонных переговоров, тоже не нужны (постановление ФАС Поволжского округа от 29.05.2007 по делу № А72-694/07-16/15).

А оператор сотовой связи необязательно должен дислоцироваться в вашем регионе (постановлении ФАС Московского округа от 04.12.2007 № КА-А40/12410-07). Ни наличие стационарных телефонов, ни большое соотношение числа пользователей сотовой сети с численностью работников, ни звонки вне рабочего времени, ни тот факт, что не каждый звонок сопровождается оформлением заключения договора или возникновением иной связи между абонентами не могут свидетельствовать об отсутствии производственной направленности расходов на сотовую связь (постановление ФАС Московского округа от 19.01.2009 № КА-А40/12732-08).

Нередко экономически выгоднее использовать безлимитные тарифы, которые представляют операторы сотовой связи. В этом случае налоговики не находят никаких противопоказаний для принятия таких расходов при условии, что они будут связаны с производством (письмо Минфина России от 23.06.2011 № 03-03-06/1/378).

Обратим внимание, что по мере того, как сотовая связь становилась более доступной и массовой, более лояльными становились и контролеры. Однако сейчас времена такие, что проверяющие в целях пополнения бюджета хватаются за любую «штрафную» возможность. Так что лучше все же не расслабляться и выполнять минимальные требования, описанные в данной статье, которые помогут избежать трудозатратного процесса разбирательства конфликта.

Установление определенных лимитов сотрудникам на расходы на сотовую связь имеет свои положительные и отрицательные моменты.

Установление лимитов расходов на сотовую связь

В случае предоставления сотрудникам корпоративной сотовой связи у организации нет возможности выборочно оплачивать оператору стоимость услуг: оплатить придется всю сумму, указанную в счете, на которую «наговорили» сотрудники. Поэтому, чтобы не переплачивать за личные разговоры работников, чаще всего им устанавливаются лимиты расходов на сотовую связь или используется безлимитный тариф.

  • Безлимитный тариф

У безлиминтого тарифа есть весомое преимущество: не нужно контролировать сумму расходов сотрудников, поскольку плата за услуги связи фиксированная и не зависит от количества и продолжительности звонков (абонентская плата). Кроме того, как разъяснил Минфин, оплата услуг сотовой связи по безлиминтому тарифу не препятствует их учету для целей налогообложения (Письмо Минфина РФ от 23.06.2011 № 03-03-06/1/378).

Однако в некоторых случаях организациям выгоднее использовать тариф с повременной оплатой, а это, в свою очередь предполагает установление лимитов расходов на сотовую связь для сотрудников. Если такие лимиты не установить, вся выгода от использования повременного тарифа может быть перечеркнута большим количеством «лишних» звонков и, как следствие, «лишних» расходов.

  • Установление лимитов

Факт установления лимитов расходов на сотовую связь для сотрудников, а также суммы этих лимитов необходимо закрепить в отдельном приказе руководителя или в Положении об обеспечении работников сотовой связью и ознакомить с ними работников, использующих корпоративную сотовую связь.

Несмотря на то, что установление лимитов – прежде всего внутренняя мера, направленная на дисциплинирование работников, следует иметь в виду, что для проверяющих наличие лимитов означает только одно: расходы на сотовую связь, превышающие эти лимиты, являются для организации экономически необоснованными, и, соответственно, не принимаются для целей налогового учета.

Разумеется, лимиты расходов на связь, установленные работникам, должны быть максимально близки к фактическим затратам. Но даже это не гарантирует, что лимиты не будут превышены. В случае превышения работником установленного ему лимита расходов на сотовую связь возможны следующие варианты действий:

  1. Превышение лимита вызвано служебной необходимостью (например, использование сотовой связи в загранкомандировке и т.д.).

В этом случае имеет смысл произвести единоразовое повышение лимита расходов на сотовую связь для конкретного работника. Повышение лимита необходимо задокументировать, оформив соответствующим приказом руководителя (основанием может служить заявление или служебная записка работника с указанием причин перерасхода, а также детализация счета за услуги связи, подтверждающая рабочий характер звонков).

  1. Превышение лимита не связано с выполнением трудовых обязанностей (свершение личных звонков с рабочего номера и т.д.).
Читайте также:  Преимущественное право при вступлении в наследство

Тот факт, что сверхлимитные расходы на сотовую связь действительно носят личный характер, а не служебный, может подтверждаться детализацией счета. При этом сумма превышения лимита:

  • может быть внесена работником в добровольном порядке или взыскана с работника в порядке возмещения материального ущерба, нанесенного работодателю (гл. 39 ТК РФ). При таком варианте сумма превышения лимита:
    • не является доходом работника, облагаемым НДФЛ;
    • не облагается страховыми взносами;
    • учитывается в составе прочих расходов для целей налогообложения только после возмещения работником. При этом сумма возмещения, внесенная работником (или взысканная с него), будет учитываться для целей налогообложения в доходах (Письмо Минфина РФ от 13.10.2010 № 03-03-06/2/178).

! Обратите внимание: работодатель не вправе по своей инициативе производить удержание суммы превышения лимита расходов на сотовую связь из заработной платы работника.

  • может быть «прощена» работнику. Сумма превышения лимита, которая не возмещается работником и не взыскивается с него, то есть оплачивается за счет средств работодателя:
    • признается доходом работника в натуральной форме и подлежит обложению НДФЛ (п. 1 ст. 2010, пп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ);
    • облагается страховыми взносами (п. 1 ст. 7 Закона № 212-ФЗ);
    • не учитывается в расходах для целей налогообложения (Письмо Минфина РФ от 13.10.2010 № 03-03-06/2/178).

При этом сумма возмещения, внесенная работником или взысканная с него , будет учитываться для целей налогообложения в доходах Письмо Минфина РФ от 13.

Отражение расходов в бухгалтерской документации

Бухгалтер включает те или иные расходы в статьи затрат только в том случае, если они были направлены на получение прибыли. В противном случае, налоговые органы исключат их из себестоимости.

Компенсация за сотовую связь предполагает, что договор с оператором заключен на имя работника. Таким образом он осуществляет плату за связь, подает соответствующие документы работодателю и тот возмещает ему потраченные средства.

Вне зависимости от налогового режима, компенсация за сотовую связь отражается в налоговом учете как оплата услуг связи.

Соответствует следующая бухгалтерская проводка:

Проводка

Операция

Дебет 20 (26, 44) – Кредит 73

Расходы на сотовую связь компенсированы работнику

Эти затраты будут учтены в себестоимости. Если организация не плати НДС. В противном случае, компенсации за сотовую связь нельзя принимать к рассмотрению в виду отсутствия счет-фактуры от оператора сотовой связи к конкретной организации.

В законодательство не прописаны конкретные положения по этому поводу.

Документальное оформление использования сотовой связи

В любом учреждении, которое в ходе своей деятельности использует сотовую связь, должны быть следующие документы.

Документ

Содержание

Приказ руководителя учреждения

Список должностей, работа по которым требует использования сотовой связи

Должностная инструкция работника

Обоснование использования сотовой связи

Трудовой договор или дополнительное соглашение к нему

Условия и порядок выплаты компенсации либо фиксированная сумма за использование сотрудником сотовой связи

Данные разъяснения представлены в письмах Минфина РФ от 23.

Мобильным работникам — мобильные телефоны: выплата компенсации расходов на услуги связи

На наш взгляд, компания не должна облагать компенсацию работникам расходов на оплату мобильной связи НДФЛ и страховыми взносами. Но хотим предупредить, что с такой позицией могут не согласиться проверяющие. Что касается налога на прибыль, то при надлежащем документальном подтверждении компания имеет полное право учесть расходы на мобильную связь. Расскажем подробнее.

В пункте 3 этой нормы сказано, что не облагаются НДФЛ все виды законодательно установленных компенсационных выплат в пределах утвержденных норм , связанных, в частности, с исполнением работником трудовых обязанностей.

Компенсация расходов на оплату услуг мобильной связи

Дата публикации 31.03.2020

Сотрудникам, перешедшим на дистанционную работу, из-за угрозы распространения коронавируса, компенсируются затраты на интернет и мобильную связь. Нужно ли включать их в базу для расчета НДФЛ и страховых взносов?

Компенсационные выплаты, связанные с исполнением работником трудовых обязанностей, освобождаются от НДФЛ и страховых взносов (п. 1 ст. 217, пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ).

Дистанционная работа – это выполнение физлицом должностных обязанностей вне места нахождения работодателя. При этом для выполнения самой работы и для взаимодействия с работодателем используется интернет (ч. 1 ст. 312.1 ТК РФ).

С такими сотрудниками должен быть заключен договор о дистанционной работе (ч. 2 ст. 312.1 ТК РФ).

Если с сотрудником изначально оформлялся обычный трудовой договор, а впоследствии сотрудник начал работать удаленно, необходимо подписать дополнительное соглашение о признании работы дистанционной на определенный период. О том, как это сделать, см. здесь.

Минфин России в письме от 27.11.2015 № 03-04-06/69014 пояснял следующее. Если подключение к интернету вызвано производственной необходимостью, то возмещение расходов сотрудника на такое подключение освобождается от НДФЛ при условии, что это прописано в трудовом договоре о дистанционной работе. На наш взгляд, подобные разъяснения контролирующих органов справедливы и в отношении взносов.

Таким образом, полагаем, что в случае перехода работника на удаленную работу и возмещения работодателем понесенных затрат на оплату пользования интернетом и мобильной связью такая компенсация не облагается НДФЛ и взносами, если:

  • в дополнительном соглашении о дистанционной работе закреплено, что работнику для выполнения служебных обязанностей требуется мобильная связь и постоянный доступ к интернету;
  • обязанность возмещения затрат сотрудника возлагается на работодателя.

Целесообразнее возмещать расходы не фиксированной суммой каждый месяц, а в размере фактических затрат, подтвержденных документально. В этом случае выплата будет носить именно компенсационный характер. Иначе ее можно расценить как надбавку к заработной плате, которая подлежит обложению НДФЛ и взносами в составе зарплаты в общем порядке.

Для возмещения мобильной связи следует также попросить сотрудника предоставить распечатку оператора сотовой связи с указанием номеров телефонов абонентов и их наименований.

Например, сотрудник работает на окладной системе по графику 5/2 (выходные – суббота, воскресенье).
С 16 марта 2020 года он перешел на дистанционную работу.
По истечении месяца сотрудник предоставил счет на оплату интернета в сумме 600 руб. и счет на оплату услуг мобильной связи на сумму 500 руб.
Допустим, исходя из оправдательных документов, все разговоры по телефону были служебными. Следовательно, компенсация услуг по оплате мобильной связи в размере 500 руб. не облагается НДФЛ и взносами.
Интернетом при выполнении трудовых обязанностей сотрудник пользовался 12 рабочих дней (с 16 марта по 31 марта). Следовательно, в базу по НДФЛ и взносам не включается компенсация затрат на интернет в размере 342 ,86 руб. (600 руб. / 21 дн. x 12 дн.). Заметим, 21 рабочий день (норма рабочего времени по производственному календарю) учитывается в подсчетах, если организация согласно Указу Президента от 25.03.2020 № 206 обязана была продолжать работу 30 и 31 марта.

С такими сотрудниками должен быть заключен договор о дистанционной работе ч.

Компенсация работникам оплаты за услуги мобильной связи

Компенсация работникам оплаты

за услуги мобильной связи

Довольно часто встречаются ситуации, когда по долгу трудовых обязанностей работники вынуждены активно использовать свой мобильный телефон. Расходы на мобильную связь работник вынужден предъявлять работодателю.

Подробно рассмотрим ситуацию, когда телефонный аппарат и сим-карта принадлежат сотруднику.

Компенсация работнику за использование (износ)

личного телефона

Согласно ст. 188 ТК РФ при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. При этом размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

Документальное подтверждение расхода:

– приказ руководителя о компенсации сотруднику затрат на услуги мобильной связи;

– личное заявление работника о произведенных затратах;

– отчет сотрудника о служебных звонках с указанием лица, с которым велись переговоры, и стоимости каждого разговора;

– детализированный счет оператора связи, по которому можно отследить номера, на которые делались звонки, а также стоимость каждого разговора;

– трудовой договор, предусматривающего обязанность работодателя производить возмещение стоимости служебных переговоров;

– договор о предоставлении услуг с оператором связи.

Налог на доходы физических лиц. В п. 3 ст. 217 НК РФ сказано, что не подлежат обложению НДФЛ все виды установленных законодательством компенсационных выплат (в пределах норм, предусмотренных в соответствии с законодательством РФ), связанных, в частности, с исполнением физическим лицом трудовых обязанностей.
Из норм трудового и налогового законодательства следует, что денежная компенсация за использование в служебных целях мобильного телефона, принадлежащего сотруднику, не облагается НДФЛ в размерах, установленных организацией.
При этом размер данной компенсации должен иметь экономическое обоснование, и при его определении нужно исходить из документально подтвержденных стоимости мобильного телефона и времени телефонных разговоров по служебным и личным целям. Кроме этого, организация должна располагать документами (или их заверенными в установленном порядке копиями), подтверждающими право собственности работника на используемое имущество (Разъяснения Минфина РФ от 01.01.2001 N /138, от 01.01.2001N/43).
Риск: рассмотреть подобную компенсацию за износ телефона как арендные платежи. Следует помнить, что НДФЛ облагаются доходы, полученные физическим лицом от сдачи в аренду или иного использования имущества, находящегося в РФ (п. п.4 п.1 ст.208 НК РФ).

Читайте также:  За какой объем масла каннабиса дают большой срок?

При выплате доходов (арендной платы) организация признается налоговым агентом и согласно п.1 ст.226 НК РФ с суммы вознаграждения по договору аренды мобильного телефона она обязана исчислить, удержать у сотрудника и уплатить в бюджет НДФЛ из арендной платы (п.4 ст.226 НК РФ).

Страховые взносы в фонды. По оплате компенсации за износ телефонного аппарата позиция не однозначная. В статье 9 п.2 ч1Федерального закона прописано, что не облагается компенсация в пределах норм, установленных законодательством РФ или субъектов РФ. Согласно ст. 188 ТК РФ размер возмещения указанных расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме. Если использование личного имущества (мобильного телефона) связано с выполнение работником своих трудовых обязанностей, это значит, что отчисления в фонды по компенсации за износ мобильного телефона, выплаченные наемному работнику производить не надо.

Компенсация работнику расходов

на оплату услуг мобильной связи

НДФЛ. Кроме компенсации за использование мобильного телефона сотрудника в служебных целях, учреждение также обязано компенсировать ему расходы, произведенные им по оплате услуг связи с применением сотовых телефонов в производственных целях. Суммы компенсации расходов на мобильную связь также не подлежат обложению НДФЛ на основании п. 3 ст. 217 НК РФ, так как данные расходы производятся в интересах учреждения, а не налогоплательщика – физического лица (Разъяснения в Письме Минфина РФ от 01.01.2001 N /2/178).

Компенсация расходов на оплату сотовой связи не облагается НДФЛ при выполнении следующих условий:
– работодатель должен издать приказы, определяющие круг лиц, которым необходимо пользоваться сотовыми телефонами для производственных целей;
– работодатель должен самостоятельно определить экономически обоснованный размер (лимит) компенсации по оплате услуг связи;
– работодатель должен подтвердить факт оплаты телефонных переговоров и их служебный характер.

Для этого нужно иметь авансовые отчеты, кассовые чеки, подтверждающие оплату услуг мобильной связи.
Необходимость выполнения вышеуказанных условий следует из арбитражной практики.

Страховые взносы. Если сотовая связь нужна работнику в целях исполнения им возложенных на него трудовых обязанностей. В этом случае при документальном подтверждении суммы расходов и факта использования услуг мобильной связи в интересах работодателя для служебных целей компенсация затрат на оплату расходов по мобильной связи не будет являться объектом обложения страховыми взносами, так как не будет считаться выплатой в пользу работника. На основании п. 2 ч. 1 ст. 9 закона не подлежат обложению страховыми взносами все виды установленных законодательством Российской Федерации компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей.

Учет расходов по компенсации

работнику использования мобильного телефона

для работодателя

Налог на прибыль. Согласно пп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, при определении налога на прибыль относятся расходы на почтовые, телефонные, телеграфные и другие подобные услуги, оплату услуг связи, вычислительных центров и банков, включая расходы на услуги факсимильной и спутниковой связи, электронной почты, а также информационных систем (СВИФТ, Интернета и иных аналогичных систем). При этом согласно п. 1 ст. 252 НК РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.

УСНО. Расходы на оплату за услуги связи уменьшают доход по системе налогообложения УСНО пп.18 п.2 ст.346.16 НК РФ

Расходы по аренде личного телефона (основание договор аренды личного телефона и т. п.) уменьшают налогооблагаемую базу по УСНО согласно пп.4 п.2 ст.346.16 НК РФ.

Компенсацию за пользование (износ) мобильного телефона можно отнести к расходам на услуги связи (статья 346.16 пп18) по УСНО.

ЕСХН. Расходы на оплату за услуги связи уменьшают доход по системе налогообложения ЕСХН на основании статьи 346.5 пп.18.

Расходы по аренде личного телефона (основание договор аренды личного телефона и т. п.) уменьшают налогооблагаемую базу по ЕСХН на основании ст. 346.5 п.2 пп.4 НК РФ.

Компенсацию за пользование (износ) мобильного телефона можно отнести к расходам на услуги связи (статья 346.5 пп.18) по ЕСХН.

Материал подготовлен главным экспертом по вопросам бухгалтерского учета и налогообложения

Компенсация работнику расходов.

Законодательная база

Законодатель предписаниями статьи 164 Трудового кодекса назначает компенсации в виде денежных средств, которые предназначены для покрытия расходов понесенных сотрудником в ходе выполнения трудовых обязанностей.

Она выплачивается:

  • за использование имущества, которое принадлежит сотруднику;
  • за амортизацию имущества.

Данное положение закреплено в статье 188 ТК. К тому же работодатель должен возместить расходы, которые возникают вследствие использования личного имущества. Например, за использование автотранспортного средства в интересах работодателя сотруднику выплачиваются денежные средства для приобретения топлива.

Размер компенсационных выплат устанавливается по договоренности сторон в трудовом договоре или соглашении, которое является дополнением к нему.

Согласно указаниям статей 41, 45 ТК вопросы, касающиеся компенсаций необходимо включить в нормативно-локальные акты, коллективный договор предприятия.

При этом можно установить твердый размер выплат, которые должен платить работодатель за применение мобильного телефона и расходов на его обслуживание.

Вопросы использования личного имущества разъяснены в письмах:

  • Министерства финансов под номером 03-04-07-01/387, которое было опубликовано 23.12.2009 года и за номером 03-04-06-01/138, которое было принято в исполнение 17 июня 2009 года;
  • Федеральной налоговой службы под номером 28-11/4115, которое было издано 21.01. 2008 года и за номером 18-11/3/088759, опубликованного 18.09.2007 года.

В указанных актах подчеркнуто, что любой вид компенсаций должен быть экономически обоснован, чтобы не возникли противоречия с нормативами законодательных актов. В противном случае работодатель может быть привлечен к мере воздействия в виде административной ответственности согласно положениям Кодекса об административных правонарушениях.

Каждое предприятие наделено правом самостоятельно:

  • устанавливать размер компенсации за использование мобильного аппарата сотрудником, порядок и сроки осуществления выплат;
  • определить условия возмещения расходов на осуществление сотовой связи;
  • утверждать перечень документов, в которых содержаться обоснование израсходованныхна поддержание мобильной связи средств.

Указанное выше положение утверждено постановлением№ А35-8471-2009 Федерального арбитражного суда Центрального округа, которое было вынесено 24 июня 2011 года. Но нормы трудового законодательства относительно компенсационных выплат не распространяются на сотрудников сообразно статье 11 ТК, если между ним и работодателем заключен гражданско-правовой договор.

оплата телефонных переговоров.

Законодательные акты по теме

ст. 164 ТК РФО возмещении затрат работника, которые возникли в процессе осуществления должностных обязанностей
ст. 188 ТК РФРаботодатель возмещает затраты сотрудника на использование его личного имущества, амортизацию, а также расходы на использование имущества
ст. 41, ст. 45 ТК РФО включении вопросов компенсации мобильной связи в текст коллективного договора или иного локального акта предприятия

Если же, наоборот, сотрудник получил компенсацию в большем размере, чем это требовалось, остаток переносится на будущий месяц.

Компенсация мобильной связи сотрудникам

Для ответа на вопрос были использованы следующие документы и нормативно-правовые акты:

  • Налоговый кодекс РФ (НК РФ);
  • Трудовой кодекс РФ (ТК РФ);
  • Письмо Министерства финансов РФ от 23.12.2009 № 03-04-07-01/387;
  • Письмо Министерства финансов РФ от 17.06.2009 N 03-04-06-01/138;
  • Письмо Управления Федеральной налоговой службы РФ по г. Москве от 21.01.2008 г. № 28-11/4115;
  • Письмо Управления Федеральной налоговой службы РФ по г. Москве от 18.09.2007 г. № 18-11/3/088759@;
  • Постановление Федерального арбитражного суда Центрального округа от 24.06.2011 по делу № А35-8471/2009;
  • Постановление Федерального арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 18.06.2009 по делу N А53-14011/2008-С5-14.

    Исходя из предоставленной информации, считаем необходимым сообщить:

    Использование личного телефона в интересах работодателя возможно в двух вариантах: использование непосредственно аппарата, а также несение работниками затрат на мобильную связь, вызванных переговорами в рамках трудовой деятельности.

    Читайте также:  Планирование приусадебного участка

    Законодатель в ст. 164 ТК РФ определяет компенсации как денежные выплаты, которые установлены для возмещения работнику расходов, понесенных им в целях исполнения им трудовых обязанностей или связанных с трудовыми обязанностей. Согласно ст. 188 ТК РФ в случае если работник с ведома работодателя использует принадлежащее работнику имущество (автотранспорт, какое-либо оборудование, иные технические средства, материалы), работнику выплачивается компенсация за использование и амортизацию указанных вещей и возмещаются расходы, связанные с использованием таких вещей. Работник имеет право на компенсацию, если упомянутые вещи используются в интересах работодателя. Таким образом, компенсация работникам использования телефонов в служебных целях, а также расходов на оплату звонков в интересах службы – не возможность, а необходимость. Т.е. указанная компенсация является обязанностью работодателя.

    В соответствии со ст. 188 ТК РФ размер компенсации определяется соглашением сторон трудового договора (работника и работодателя), совершенным в письменной форме. Согласно ст. 11 ТК РФ нормы трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права, не распространяются на лиц, работающих по гражданско-правовому договору. Из этого следует, что для возникновения у работодателя обязанности возместить работнику использование им телефона и расходы на мобильную связь, между работодателем и работником обязательно должен быть заключен трудовой договор, а размер компенсации определен либо в самом трудовом договоре, либо в ином двухстороннем соглашении. Вопросы компенсаций также могут быть урегулированы в коллективном договоре или соглашении (статьи 41, 45 ТК РФ).

    Указанная выше позиция изложена, в т.ч., в разъяснениях, данных Министерством финансов РФ в письме от 23.12.2009 № 03-04-07-01/387, письме от 17.06.2009 N 03-04-06-01/138. С данными выводами согласно Управление Федеральной налоговой службы РФ по г. Москве, указавшее на это в письме от 21.01.2008 г. № 28-11/4115, письме от 18.09.2007 г. № 18-11/3/088759@.

    Согласно ст. 209 НК РФ доходы физических лиц, являющихся налоговыми резидентами РФ, облагаются налогом на доходы физических лиц. В соответствии со ст. 24 и 226 организация-работодатель является налоговым агентом по НДФЛ и обязана его исчислить, удержать и уплатить в бюджет. Вместе с тем согласно подп. 3 ст. 217 НК РФ компенсации работнику в связи с использованием мобильного телефона в интересах службы, а также компенсация расходов на сотовую связь налогом на доходы физических лиц не облагается.

    Министерство финансов РФ, Управление Федеральной налоговой службы РФ по г. Москве в своих письмах подчеркивают, что указанные компенсации должны быть экономически обоснованными. В связи с тем, что налоговое, а также трудовое законодательство не содержат требований или состава документов, которыми должна быть подтверждена обоснованность размера компенсации, суды предоставляют право работодателю самостоятельно определять порядок компенсации работникам расходов на используемые мобильные телефоны и расходов на мобильную связь и перечень документов, подтверждающих такие расходы (постановление Федерального арбитражного суда Центрального округа от 24.06.2011 по делу № А35-8471/2009).

    Исходя из вышеизложенного, примерный состав документов для осуществления компенсаций работникам за используемые для нужд работы мобильные телефоны и компенсации расходов на мобильную связь таков:

  • Наличие трудового договора, должностной инструкции или иного документа, из которого следует, что работнику для надлежащего выполнения своей трудовой функции необходимо использовать мобильный телефон. Вряд ли землекопу необходим мобильный телефон. Впрочем, если работодатель считает, что использование мобильного телефона работником будет иметь экономический эффект для организации, то некоторое обоснование может быть изложено в приказе по организации.
  • Письменное соглашение между работником и работодателем, в котором закреплен размер компенсации. Размер компенсации за использование именно телефонной трубке необходимо определить либо в твердой сумме, либо в процентном соотношении от цены телефона. Так как работник имеет право на компенсацию в связи с использованием своего имущество, необходимо подтвердить тот факт, что телефон принадлежит работнику, для чего организации целесообразно иметь копии документов о покупке работником телефона. В случае если речь идет о компенсации расходов на мобильную связь, письменное соглашение не обязательно, т.к. размер расходов определяется на основании счетов оператора связи. В этом случае вполне достаточно будет приказа по организации, в котором указано, кто из работников имеет право на компенсацию расходов на мобильную связь и в каких пределах (постановление Федерального арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 18.06.2009 по делу № А53-14011/2008-С5-14).

    Размер компенсации, как указано выше, определяется либо на основании письменного соглашения с работником, либо (в случае компенсации расходов на мобильную связь) – на основании счетов оператора. В случае если тариф – безлимитный, можно оплачивать его полную стоимость. Если сумма зависит от времени разговоров, целесообразно определять стоимость звонков по работе на основании детализации счета, предоставленного работником.

    Хотите получить юридическую консультацию по Вашему вопросу? Позвоните мне сейчас!

    В связи с тем, что налоговое, а также трудовое законодательство не содержат требований или состава документов, которыми должна быть подтверждена обоснованность размера компенсации, суды предоставляют право работодателю самостоятельно определять порядок компенсации работникам расходов на используемые мобильные телефоны и расходов на мобильную связь и перечень документов, подтверждающих такие расходы постановление Федерального арбитражного суда Центрального округа от 24.

    Как определить размер компенсации

    Существуют два способа определения размера компенсации:

    • введение положений о размере выплаты и условиях начисления в его трудовое соглашение или издание дополнения к нему — для конкретного сотрудника;
    • принятие локального нормативного акта – в таком случае размер начисления и условия получения одинаковы для всех сотрудников компании, в том числе и руководящих должностей.

    ВАЖНО! Устанавливая правила возврата расходов на сотовую связь, работодатель может назначить лимит для этих затрат, который будет ограничивать максимальную сумму начисления.

    Возможен и вариант с фиксированной суммой возмещения независимо от количества потраченных денежных средств.

    Кроме того, детализация показывает время совершения звонков, т.

    Каков порядок отнесения услуг связи на расходы в целях исчисления налога на прибыль?

    В соответствии с подп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ расходы по УС признаются прочими расходами и учитываются при исчислении налога на прибыль при наличии документального обоснования и экономической оправданности (п. 1 ст. 252 НК РФ).

    О применении положений ст. 252 НК РФ см. материал «Ст. 252 НК РФ (2015): вопросы и ответы».

    При этом для обоснования указанных расходов, например по услугам мобильной связи, могут применяться следующие документы (письмо УФНС России по г. Москве от 18.06.2009 № 16-15/061735):

    • договор с оператором связи на оказание УС;
    • детализированный отчет оператора по разговорам каждого сотрудника.

    Однако следует отметить, что контролирующие органы, а также арбитраж могут варьировать указанный перечень. Так, некоторые письма Минфина или ФНС говорят о необходимости приказа руководителя, из которого предполагается утверждать перечень лиц, использование УС которыми необходимо в служебных целях (письмо Минфина России от 27.08.2006 № 03-03-04/3/15). А, например, в постановлении ФАС Московского округа от 07.02.2007, 09.02.2007 № КА-А40/113-07 говорится об отсутствии необходимости подтверждать УС детализированной расшифровкой совершенных звонков.

    Помимо этого, следует отметить, что если сотрудник использует свою сим-карту, то выставленные оператором связи документы не могут быть учтены в целях исчисления налога на прибыль (п. 49 ст. 270 НК РФ). Если организация самостоятельно заключает договор с оператором мобильной связи на покупку сим-карты и оказание УС, то произведенные расходы могут быть учтены в целях гл. 25 НК РФ.

    Кроме того, в налоговом учете не могут быть учтены расходы, произведенные сверх установленных лимитов, а также по звонкам, совершенным не в служебных целях. Рассмотрим на примере ниже.

    Продолжение примера 4 в целях исчисления налога на прибыль.

    Стоимость личных звонков Бочкова в сумме 5 000 рублей не может быть учтена в расходах при исчислении налога на прибыль в соответствии с требованиями п. 1 ст. 252 НК РФ. Согласно ПБУ 18/02, организация отразит постоянное налоговое обязательство (ПНО), значение которого будет определяться следующим образом: 5 000 × 20% = 1 000 руб.

    В учете будет отражена проводка:

    Дт 99 Кт 68 — 1 000 руб. — начисление ПНО.

    О причинах возникновения постоянных и временных разниц, а также об особенностях их отражения в бухучете и для целей налога на прибыль см. в статье «Расхождения между бухгалтерским и налоговым учетом».

    договор с оператором связи на оказание УС;.

    О выплате компенсации за использование личных мобильных телефонов сотрудников организации.

    Согласно ст.

  • Добавить комментарий