Приказ о передаче дел при увольнении: образец 2020 года

Что делать работодателю

Если согласно внутренним ЛНА работник должен передавать дела, то после получения заявления об уходе от такого сотрудника можно готовиться к оформлению этой процедуры. Для начала работодатель готовит приказ, используя, например, наш образец плана передачи дел при увольнении. Главное требование к распоряжению — в нем надо четко указать: кто, кому и что передает, в какие сроки.

Содержание плана будет меняться в зависимости от специфики должности. Если смотреть в образец, главбуху придется отдать преемнику печати, пароли от сервисов для сдачи отчетности, бумаги на материальные ценности и основные средства, предоставить сведения по имущественным обязательствам. При увольнении кадрового специалиста или юриста новому работнику предстоит сдать совсем другие бумаги.

Независимо от того, что именно передают и кто в этом участвует, по завершении приема-передачи необходимо составлять акт. Он может быть в произвольной форме, но обязательно должен быть подписан минимум тремя лицами: увольняющимся, его преемником (или иным уполномоченным лицом), руководителем (заместителем). Такой документ в дальнейшем упростит взаимоотношения сторон рабочего процесса, а его образец смотрите ниже.

Поскольку такой внутренний документ будет обязательным для исполнения, отказ можно расценивать как нарушение трудовой дисциплины.

Составление приказа и акта о передаче дел и материальных ценностей при увольнении работника, оформление документов

Материальная ответственность не переходит на работника автоматически при его вступлении в должность. Она передается при помощи специальных документов: приказа и акта.

Ниже рассмотрим случаи перехода ответственности при смене работников в должности, получение сотрудником имущества работодателя, составление приказа и акта о передаче дел и материальных ценностей при увольнении работника, оформление документов.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 938-74-50 . Это быстро и бесплатно !

Главный бухгалтер.

Передача дел при увольнении сотрудника

Передача дел при увольнении – процедура характерная для мероприятий, связанных с расторжением трудового договора с работником. При этом должность сотрудника не имеет значения. Это может быть рядовая штатная единица, кадровик или руководитель организации. К сожалению, процесс зачастую сопряжен с множеством подводных камней и конфликтных ситуаций между сторонами. Споры, как правило, возникают между лицами, принимающими и передающими дела. Работники, увольняющиеся с предприятия, могут выразить процесс не самой процедурой, регламентированной законодательством, а тем, как она организована уполномоченными специалистами. О том, как нужно действовать будет рассказано ниже.

Это своего рода отчет о проделанной работе и рекомендации преемнику.

Данные сотрудника и основание для увольнения

Эта часть касается основных сведений о работнике, а также причин его увольнения.

Сначала вписывается фамилия, имя, отчество увольняемого сотрудника (без каких-либо сокращений, в родительном падеже). Рядом, в соответствующую ячейку, ставится табельный номер, присвоенный сотруднику при трудоустройстве.

Затем указывается структурное подразделение (или название отдела), к которому относился сотрудник в данной организации, вписывается его должность.

Далее вписывается основание для прекращения трудового договора (увольнения). Здесь нужно указать причину увольнения строго в соответствии с Трудовым кодексом РФ. Чаще всего сюда вписывается пункт 3 статьи 77 ТК РФ (по собственному желанию).

Основанием для приказа служит документ, по которому с работником расторгается трудовой договор или происходит увольнение (тут надо обязательно указать вид документа и дату, когда он был составлен). Как правило, это личное заявление со стороны увольняющегося, но могут быть и другие свидетельства, например медицинское заключение, повестка в военкомат, служебная записка и т.д.

Кроме того, при желании бывшего сотрудника получить копии внутренних документов, связанных с его трудовой деятельностью на предприятии приказов о трудоустройстве, переводах на другие работы и т.

Законодательная база

Трудовым законодательством такая процедура, как передача дел во время увольнения сотрудника, не предусмотрена. Но на практике она применяется довольно часто. Кроме того, она необходима, если увольняющийся сотрудник при работе нес какую-либо ответственность (материальную, административную) по своему участку (Читайте также статью ⇒ Приказ об увольнении по истечении срока трудового договора).

Любые обязанности принимаемых на работу сотрудников регулируются условиями заключаемых с ними трудовых договоров и составляемых к ним должностным инструкциям. Нормами ст. 60 ТК РФ запрещено требовать от работника выполнять такие работы, которые не предусмотрены трудовым договором и должностной инструкцией. В связи с этим о будущем увольнении сотрудника подумать стоит еще при его трудоустройстве и предусмотреть в указанных документах нужные условия. Также следует помнить о том, что действие договора и инструкции будет прекращено в день увольнения сотрудника. А значит все нужные мероприятия должны быть спланированы еще до этой даты.

Важно! Работодатель не вправе задерживать выдачу трудовой и расчет с работником, если он, например, не закончил инвентаризацию. Работодатель обязан все это сделать в день увольнения, в противном случае его могут ждать неприятности.

Работодатель обязан все это сделать в день увольнения, в противном случае его могут ждать неприятности.

Зачем издается распоряжение?

Официально подтверждается, что полномочия приняты от работника, который решил уволиться либо уйти в отпуск. Ведь должностные инструкции и трудовой контракт лишь в общих чертах показывают, какие обязанности должен выполнять работник. Акт помогает определить истинный объем обязанностей. Приказ о передаче дел при уходе в отпуск и увольнении подтверждает, что специалист передал свои документы и всю необходимую для работы информацию.

Шесть основных причин для составления акта:

  1. Избежать перерывов трудового процесса.
  2. Не допустить недоразумений, связанных с поиском документов и важной информации.
  3. Наладить контроль над надлежащим выполнением обязанностей специалиста, который покинул свое рабочее место.
  4. Выяснить, какое количество обязанностей возлагается на нового сотрудника.
  5. Зафиксировать количество переданных документов.
  6. Разграничить ответственность между специалистами.
Читайте также:  Расторжение договора цессии

Существует несколько случаев, когда обязательно издается такое распоряжение и осуществляется передача дел в связи с увольнением. Но полномочия можно делегировать не только при уходе с должности.

Совет! Если служащий уходит в отпуск или длительную командировку, руководителю лучше проследить за делегированием полномочий.

Этот шаг позволит более эффективно организовать работу.

Обратите внимание! В эпоху коронавируса все ищут дополнительные возможности заработка. Удивительно, что альтернативными способами зарабатывать можно гораздо больше, вплоть до миллионов рублей в месяц. Один из наших лучших авторов написал отличную статью про заработок на играх с отзывами людей.

Обратите внимание.

Правила оформления для передачи МЦ материально-ответственного лица

Основными и наиболее важными активами предприятия являются материальные ценности. Организация контроля за ними — важная миссия любого юридического лица. Одним из видов проверки остатков является акт приема-передачи.

Необходимость смены материально-ответственного лица может возникать при увольнении, переводе на иную должность.

Перед расторжением трудового контракта с данным специалистом следует создать комиссию, провести инвентаризацию имущества, а далее оформить акт.

Смена материально-ответственного лица подтверждается распоряжением руководителя.

Ревизия активов позволяет осуществить мониторинг их сохранности, выявляет и устраняет ошибки в деятельности ответственных сотрудников. Подведя итоги инвентаризации, составляется акт приема и передачи между новым и прежним МОЛ. Для этого можно применить типовой акт по форме ОП-18 или иной разработанный бланк.

В документе обязательно отражается: название бланка и предприятия, дата заполнения, ФИО передающей и принимающей стороны, список ценностей, подлежащих приему-передаче с описанием точных характеристик, подписи членов комиссии

На уровне законодательства передача дел при увольнении регламентируется актами:

  • при инвентаризации — Методические указания №119н (п.22) от 28 декабря 2001 г.;
  • при соблюдении обязанностей материально-ответственных лиц — ст. 277 ТК РФ.

Если увольняющемуся работнику не найдена замена, все обязанности принимает другой сотрудник компании или руководитель компании.

Основными и наиболее важными активами предприятия являются материальные ценности.

Шаг 3. Инвентаризации имущества и обязательств организации

Акты налоговых проверок;.

Как правильно составить акт передачи дел при увольнении

Законодательные акты не ограничивают в процедуре составления данного документа. Может быть составлен в произвольной форме. Однако определенные пункты в нем должны присутствовать:

  • наименование компании;
  • дата проведения;
  • регистрационный номер;
  • замечания (если возникают);
  • личные данные участвующих лиц;
  • отображен факт передачи и заверен подписями обеих сторон и руководителем.

Нужно указать также отсутствие ценных бумаг (если таковых нет), повреждение бланков строгой отчетности.

В нем должно быть отображено:

  • дата выписки приказа о передаче дел при увольнении;
  • проведение подробного пересчета материалов;
  • выполнение проверки учета.

Обязательно в конце проставляются фамилии и инициалы задействованных лиц с их подписями.

кадровик составляется опись всех имеющихся у него ценных бумаг;.

Обязан ли работник передавать дела?

Определимся с целью процедуры передачи дел. Цель заключается в том, что увольняющееся лицо, таким образом, ставит в известность окружающих бывших коллег относительно состояния рабочих дел на момент своего увольнения.

Таким образом, сотрудник как бы осуществляет отчёт о работе и параллельно даёт свои небезосновательные рекомендации, поручения и задания лицу, назначенному в качестве своего преемника.

Сотрудник, покидающий руководящую должность, несущий материальную имущественную ответственность, передает своему приемнику:

  • правовую базу;
  • документальную базу;
  • материальную базу.

Важно! По закону (ч.1, ст. № 192 ТК РФ), процедура по передаче дел не является обязательной.

Но в том случае, если имеется трудовое соглашение, предусматривающее данную процедуру, то её игнорирование расценивается как дисциплинарный проступок.

Большинство руководителей включают в трудовое соглашение пункт, обязующий, в случае увольнения, осуществить передачу дел.

Но, следует признать во внимание, что данный пункт относится к покидающей компанию стороне и поэтому не имеет особого смысла.

Российское законодательство не предусматривает процедуру под названием Передача дел при увольнении.

Как правильно составить акт передачи дел при увольнении

Законодательные акты не ограничивают в процедуре составления данного документа. Может быть составлен в произвольной форме. Однако определенные пункты в нем должны присутствовать:

  • наименование компании;
  • дата проведения;
  • регистрационный номер;
  • замечания (если возникают);
  • личные данные участвующих лиц;
  • отображен факт передачи и заверен подписями обеих сторон и руководителем.

Нужно указать также отсутствие ценных бумаг (если таковых нет), повреждение бланков строгой отчетности.

В нем должно быть отображено:

  • дата выписки приказа о передаче дел при увольнении;
  • проведение подробного пересчета материалов;
  • выполнение проверки учета.

Обязательно в конце проставляются фамилии и инициалы задействованных лиц с их подписями.

рядовые работники с материальной ответственностью.

Что случилось?

  • Шаг 1. Ознакомление нового главного бухгалтера с должностной инструкцией
  • Шаг 2. Ознакомление нового главного бухгалтера с приказом о передаче дел
  • Шаг 3. Инвентаризации имущества и обязательств организации
  • Шаг 4. Проверка состояния учета и отчетности
  • Шаг 5. Приемка – передача документов от прежнего главного бухгалтера новому главному бухгалтеру
  • Шаг 6. Получение пояснений от прежнего главного бухгалтера
  • Шаг 7. Составление и подписание акта приема-передачи дел

отчетность во внебюджетные фонды;.

Образец

Так выглядит образец:

Для оформления приказа указанного вида не разработана унифицированная форма.

Приказ о передаче дел при увольнении

не позднее 16:00 на рассмотрение генеральному директору.

  1. уход на пенсию;
  2. увольнение в связи с несоответствием занимаемой должности;
  3. начало декретного отпуска;
  4. освобождение от должности в связи со сменой собственника фирмы;
  5. по другим причинам.
  6. перевод в другую компанию или на другую должность в этой же фирме;
  7. увольнение по собственному желанию;
  8. увольнение в связи с истечением срока действия контракта;
Читайте также:  Перерасчёт пенсии женщинам за декретный отпуск

Независимо от причины, по которой главбух покидает свой пост, руководству компании необходимо организовать передачу дел от прежнего главного бухгалтера новому.

Прием-передача дел в кадровой службе.

Учимся принимать дела и документы

Необходимость в приеме-передаче дел и документов между работниками возникает довольно часто, но упоминание о такой процедуре во внутренних документах организаций встречается редко. Более того, этот вопрос не нашел должного отражения и в нормативных правовых актах, регулирующих трудовые отношения, хотя именно в этой сфере проблемы, возникающие вследствие ненадлежащего оформления приема-передачи дел и документов, более чем актуальны.

Как и когда должны происходить прием и передача дел между работниками? Кто может участвовать в процессе приема и передачи дел и документов? Какими документами регламентируется процедура приема и передачи дел и документов? Каковы основные этапы приема и передачи дел и документов? Как оформляется прием и передача дел и документов? Ответы на эти и другие вопросы вы найдете в статье.

В соответствии с ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» документ – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать (п. 3), дело – это совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку (п. 71). Как видно, «дело» и «документ» – не одно и то же, несмотря на то, что принято говорить о передаче дел в целом. Однако в ситуациях, когда передаются и дела, и документы, это не вполне корректно. Поэтому по тексту статьи используется словосочетание «прием-передача дел и документов».

Зачем нужно передавать и принимать дела?

Дела и документы передают:

Очевидно, что такая работа должны выполняться своевременно. Если в организации не один секретарь, то все легко решается: другой секретарь, выполняющий те же обязанности, временно будет работать с двойной нагрузкой. Но если секретарь в организации один, то без передачи дел и документов не обойтись, иначе лицо, которое не в полной мере знакомо с обязанностями секретаря, просто не справится, из-за чего может пострадать не только конкретный участок работы, но и деятельность организации в целом.

Кто обычно передает и принимает дела?

Инициатором передачи дел и документов является обычно либо работник, их принимающий, либо руководитель структурного подразделения, в рамках которого эти дела и документы передаются. Передаются они, соответственно, временно отсутствующим или увольняющимся работником, а принимаются либо новым работником, либо специально назначенным руководством лицом.

Казалось бы, ничего сложного в этом нет. Однако на практике бывают случаи, когда увольняющийся работник ввиду конфликта или каких-либо других неблагоприятных обстоятельств передавать дела и документы не собирается, особенно если это не входит в его обязанности. Ведь далеко не все люди увольняются с работы по собственному желанию, не все стараются до последнего момента сохранять хорошие отношения с руководством. Что делать в такой ситуации новому работнику?

Прежде всего, данный факт следует зафиксировать актом. Затем вновь принятый работник во избежание риска возложения на него ответственности за чужие ошибки, возможно, допущенные в документах, составленных его предшественником, может составить односторонний документ – опись принимаемых документов (Пример 2).

Обратите внимание. Отказ работника от передачи дел и документов при увольнении не является для работодателя поводом не осуществлять с ним расчет и не выдавать трудовую книжку – независимо от того, закреплена ли данная обязанность в трудовом договоре и/или должностной инструкции.

ПРИМЕР 2

Опись принимаемых документов

Опись дел и документов, принятых корпоративным секретарем Мироновой А.П.

Количество листов в деле/документе

Наличие дела/документа в электронном виде

Протоколы Общего собрания акционеров за период с 01 января 2011 года по 31 декабря 2011 года

В наличии на локальном компьютере

В папке находятся 17 подлинных документов и 1 копия документа

Положение об Общем собрании акционеров

от 15 января 2011 года, редакция № 2

При приеме дел и документов мной выявлено:

1. Отсутствует подлинник протокола Общего собрания акционеров от 16 января 2011 года № 1/2011, имеется копия данного документа.

2. Отсутствует подлинник протокола Общего собрания акционеров от 20 апреля 2011 года № 5/2011 (копии нет).

Настоящая опись подтверждает прием вышеперечисленных дел и документов по состоянию на 03 мая 2012 года.

Корпоративный секретарь Миронова А.П. Миронова

Заместитель начальника канцелярии

Маслова Е.Д. Маслова

03 мая 2012 года

В какой момент следует передавать дела и документы?

Иногда случается, что дела и документы новый работник принимает у своего предшественника еще до выхода на работу. Заметим, что это довольно рискованно, поскольку новый работник, приняв дела, может по каким бы то ни было причинам не выйти на работу. Тогда логичен вопрос: в какой момент следует передавать эти дела и документы?

Дела и документы передаются, как правило, в день увольнения в связи с тем, что до последнего дня работник выполняет свои должностные обязанности. Особо ответственные работники делают это постепенно, разбивая процесс на несколько этапов, осуществляемых заблаговременно, в течение нескольких дней. В этом случае лучше передать дела не непосредственно новому работнику, а лицу, назначенному руководителем структурного подразделения, в котором работал работник. Если увольняется главный бухгалтер, то дела лучше передать непосредственно руководителю организации, поскольку он несет ответственность за правильность ведения бухгалтерского учета.

Бывает, что руководитель просит увольняющегося работника приехать в офис в день выхода на работу нового сотрудника, чтобы передать дела непосредственно ему, или, наоборот, человека, который еще не оформлен на работу, – прийти и принять дела у своего предшественника до выхода на работу. По нашему мнению, это неверно, поскольку прием и передача дел и документов осуществляются в рамках трудовых отношений. Следовательно, данная процедура должна осуществляться в рабочий день и в рабочее время как для передающего дела и документы, так и для принимающего их.

Читайте также:  Профессиональные налоговые вычеты по НДФЛ 2020

Чем регламентируется прием-передача дел?

Как уже было отмечено выше, нормативными правовыми актами вопрос приема-передачи дел и документов не регулируется. Это не удивительно, поскольку единую процедуру приема-передачи дел прописать невозможно, ведь в разных организациях требования к документообороту различны исходя из множества факторов. Есть лишь некоторые рекомендации на этот счет:

Извлечение

из Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти

(утверждены приказом Росархива от 23.12.2009 № 76)

III. СТРУКТУРА И СОДЕРЖАНИЕ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ

3.1. Общие положения

[…] Инструкцией по делопроизводству предусматривается, что:

[…] при уходе в отпуск, выезде в командировку, на время болезни или в случае увольнения и перемещения по службе работники обязаны передать все находящиеся у них документы работнику, ответственному за делопроизводство структурного подразделения, или другому работнику по указанию руководителя подразделения, при увольнении работника или переводе по службе передача документов и дел осуществляется по акту.

Однако несмотря на отсутствие в законодательных нормах правил приема-передачи дел, организация может самостоятельно установить их в локальных нормативных актах, учитывая специфику деятельности, численный состав работников, их обязанности, ответственность, а также другие факторы, влияющие на необходимость приема-передачи дел и документов во избежание их утери и утраты. В этом случае соблюдение порядка приема-передачи дел будет обязательным для всех работников, ознакомленных с данным локальным нормативным актом в установленном порядке под личную подпись.

Положения о приеме и передаче дел и документов могут быть включены:

Кроме того, обязанность по передаче и/или приему дел и документов в специально оговоренных случаях рекомендуется закрепить в должностной инструкции и/или трудовом договоре.

Если же в организации отсутствует хоть какое-нибудь упоминание о необходимости приема-передачи дел в локальных нормативных актах, то в конкретных случаях можно предусмотреть это в приказе (Пример 3) или распоряжении.

ПРИМЕР 3

Приказ об организации приема-передачи дел и документов

Закрытое акционерное общество «Метрополь Инвест»

ПРИКАЗ

Об организации приема-передачи дел и документов

В связи с увольнением Смирновой П.Т. с должности корпоративного секретаря 30 апреля 2012 года

1. Корпоративному секретарю Смирновой П.Т. передать, а заместителю начальника канцелярии Масловой Е.Д. принять дела и документы по Акту приема-передачи дел и документов в помещении канцелярии в срок до 30 апреля 2012 года.

2. Утвердить форму Акта приема-передачи дел и документов (Приложение 1).

3. Для надлежащей проверки передаваемых дел и документов и участия в их приеме-передаче создать комиссию в составе:

председатель – начальник кадровой службы Журкова Н.Г.

главный бухгалтер Макарова Н.Т.

начальник канцелярии Петрова М.И.

начальник юридической службы Макаров А.Д.

4. Секретарю Михальченко П.И. довести настоящий приказ до сведения лиц, указанных в п. 1 и 3 приказа, под личную подпись в срок не позднее одного рабочего дня с даты издания приказа.

5. Контроль исполнения настоящего приказа оставляю за собой.

Основание: заявление об увольнении Смирновой П.Т. от 16.04.2012

Генеральный директор Скворцов А.И. Скворцов

С приказом ознакомлены:

Начальник кадровой службы

Журкова Н.Г. Журкова

Макарова Н.Т. Макарова

Петрова М.И. Петрова

Начальник юридической службы

Макаров А.Д. Макаров

Заместитель начальника канцелярии

Маслова Е.Д. Маслова

Смирнова П.Т. Смирнова

Порядок передачи и приема дел и документов

Как уже было отмечено выше, порядок передачи и приема дел не может быть единым для всех организаций. Однако чтобы представлять последовательность действий по передаче и приему дел и документов, условно разделим этот процесс на 3 этапа.

■ Этап 1: проверка дел и документов.

Обратите внимание. Принимаемые дела и документы по своей форме и содержанию должны соответствовать нормам действующего законодательства, в том числе в области делопроизводства и документооборота.

Этап 2: подготовка дел и документов к передаче.

■ Этап 3: оформление приема-передачи дел и документов.

Обязательные реквизиты акта

В соответствии с рекомендациями ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», а также практикой составления актов в организациях для акта приема-передачи документов обычно используют бланк со следующими характеристиками:

На бланке документа располагают необходимые реквизиты:

● наименование вида документа;

● регистрационный номер документа;

● место составления документа;

●заголовок к тексту документа.

● отметку о наличии приложения.

Хранение актов

Акт подлежит хранению в месте, определенном локальным нормативным актом, например в канцелярии, кадровой службе в личном деле работника или в структурном подразделении, работники которого передают и принимают дела, в течение срока, определенного Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558:

В заключение отметим, что даже если процедура приема дел и документов будет оформлена должным образом, это отнюдь не решит проблем, которые могут возникнуть у работника, принявшего на себя такой ответственный «груз». Однако это убережет работника как от нареканий руководства в отношении документов, составленных не им, так и от возможной ответственности за чужие ошибки.

( Дается в сокращении. Всю статью читайте в печатной версии журнала.)

И.И. Куролес,
ведущий юрисконсульт ЗАО «СПАР РИТЭЙЛ»

Начальник кадровой службы.

Добавить комментарий